「デジタルファースト」とは、従来、印刷物として提供されてきた書籍・雑誌・新聞といった媒体を、最初から電子出版形式で提供することです。各出版社ではこのデジタルファーストに力をいれ、ネット上で受注を受けてから印刷するPOD(プリント・オン・デマンド)というサービスも登場しています。
実は、上記の意味合い以外にも「デジタルファースト」には別の意味があります。それが、ビジネスにおいてデジタル化を優先し、各業務や活動に取り組むという概念です。
これに類似した概念として「クラウドファースト」があります。クラウドファーストはITシステム導入に際し、クラウドサービスの利用を優先して考えることです。一方デジタルファーストは、クラウドファーストを含む広範囲なデジタル化概念となります。
今回はこのデジタルファーストを中心に、企業が取るべき変革の進め方について解説していきます。
デジタルファーストはなぜ必要なのか？
最近「〇〇ファースト」という言葉をよく耳にするようになりました。政界では小池都知事率いる「都民ファーストの会」が話題になっています。では、ビジネスにおけるデジタルファーストが重要視されている理由とは何でしょうか？
理由1.加速する情報化社会に対応するため
ビジネスを取り巻く環境は、日々劇的に変化しています。ある調査によれば、2020年までに50％のビジネスパーソンが「デジタルネイティブ※」となり、24時間365日ネットワークに接続し、自由に働き方を選べるうようになるとされています。
※学生時代からPCやインターネットといったデジタルが、当たり前のように身近に存在していた世代
このように、IT技術の発展とは関係なく、情報化社会は加速していきます。新しい働き方を提供するために、デジタルコミュニケーションに対応するための、デジタル化されたビジネス環境が大切です。
理由2.ビジネスの自動化による業務効率アップ
代表的なデジタルファーストといえば、ペーパーレス化や契約書のデジタル化です。例えば契約書のデジタル化を実現すれば、数日かかる契約業務を数時間に短縮することもできます。さらに契約書をデジタルデータとして保存すれば、管理スペースや管理コストの削減にもなります。
このように、デジタルファーストによって得られるビジネスメリットや多様です。その多くが、現代企業が抱える経営課題を解決してくれます。
理由3.「デジタルトランスフォーメーション」が強く求められている
デジタルトランスフォーメーションとは、デジタル化によるビジネスの変革です。その変革は社内業務であったり収益モデルであったりと様々です。現代企業には、広範囲にわたるデジタル化によるビジネス変革が強く求められています。
その理由が、デジタル化されたユーザーの購買行動です。BtoB・BtoCを問わず、ユーザーはインターネット上での情報収集を基本とし、購入すべき商品や利用すべきサービスを選びます。こうした購買行動の変化に対応するためには、デジタルトランスフォーメーションによる、大きな変革が必要なのです。
デジタルファーストを実現するために、企業が今取るべき行動とは
情報化社会の加速やデジタル化されたユーザーの購買行動に対応するために、デジタルファーストが必要だ、と言うのは簡単です。しかし、言うは易し行うは難し、デジタルファーストを実現することはそう簡単ではありません。ここでは、デジタルファーストを実現するために、企業が今取るべき行動について紹介します。
社内のあらゆる情報を整理し、デジタルファーストのニーズを見つける
まず大切なことが「現状可視化」です。企業を取り巻くヒト・モノ・カネ・情報・業務など、様々な要素を可視化して、現状を把握します。その上で、どこにデジタルファーストのニーズが隠れているかを、考えるのです。
例えば契約業務において、紙文書でのやり取りのため契約締結までに時間がかかっていたり、印紙代や郵送代が負担になっているという問題があるとします。この場合、契約業務のデジタル化が実現すれば、これらの問題を一挙に解決できるでしょう。
こうした現状可視化のないデジタルファーストは十中八九失敗するので、まずは現状を把握するところから始めましょう。
デジタルファーストについて明確に理解する
もう一つ、デジタルファーストへ取り組む前に大切なことがあります。それが、デジタルファーストについて明確に理解して、正しい取り組みを行うことです。デジタルファーストとは、何でもかんでもデジタル化すればいい、というわけではありません。
先の契約業務で言えば、取引先の事情も考慮しなければならないため、デジタル化が一概に有効な手段ではありません。何もかもデジタル化することがデジタルファーストだと考えていると、自社ビジネスの強みなど大切なことを見失い、結果としてビジネスを停滞させてしまいます。
デジタルファーストとは、あくまでデジタル化を優先して考え、課題に応じて最適な一手を決めていくための考え方です。必要に応じて「あえてデジタル化しない」という選択肢があることも、忘れてはなりません。
デジタルファーストに必要な情報基盤について考える
デジタルファーストへ取り組むにあたり、最もニーズが多いのが情報基盤の単一化です。現代企業の多くは、部署ごとに独立した業務アプリケーションを稼働しています。経理部には会計システムを、人事部には人事システムを、製造部には生産システムをなど、それぞれの業務アプリケーションは他の繋がることなく、各部署の業務遂行のために稼働しています。
しかし、こうした「分断化された情報基盤」は、多くの弊害を生みます。例えば情報資源を有効活用するために、データ分析を行いたいとします。この場合、各業務アプリケーションのデータを収集し、分析可能な状態に加工しなければなりません。
これを行うIT技術者は、日常業務を遂行しつつデータ収集・加工を行うので、業務負担の増加は確実です。加えてデータ収集・加工には多くの時間と手間がかかるので、リアルタイムな情報活用はできないでしょう。他にもデータの二重入力など、分断化された情報基盤ではたくさんの弊害があります。
こうした弊害を無くし、デジタルファーストを実現するためには、統合された情報基盤が必要です。
まとめ
デジタルファーストを実現するために、クラウドERPが注目されています。クラウドERPはインターネットを経由して、迅速かつ低コストで、統合された情報基盤を整えるためのITシステムです。クラウドERPを導入することでデジタル化された業務アプリケーションを手にし、情報の統合管理や業務効率アップを容易に実現します。これにより、企業のデジタルファーストを促進し、刻一刻と変化するビジネス環境へ迅速に対応します。デジタルファーストの実現のために、クラウドERP導入をぜひご検討ください。
