業務効率化に最適なITツール3選!導入するメリットや選び方も紹介!

 2021.12.28  BizApp チャンネル編集部

業務効率化のために、ITツールを導入する企業は増加傾向にあります。従業員が行っていた作業をITツールで行えば、作業効率が上がり、時間短縮やリソースの確保につながります。働き方改革でも、ITツールの活用はメリットが多く注目を集めており、業務効率化が上手く行われれば、残業を減らすことも可能です。本記事では業務効率化に最適なITツール、導入するメリットや選び方をご紹介します。

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業務効率化ツールを導入するメリットは?

業務の効率化は生産性や利益向上のために欠かせません。人やモノといった限られた労働資源を有効活用するためにも、日々の業務を見直し、効率化をすすめることは当たり前になってきました。そんななか、業務効率化を促進させるためにITツールの活用は欠かせなくなっています。では、実際にツールを導入することでどのようなメリットが生まれるのでしょうか?

業務の生産性・利益を上げることができる

ITツールを使用することにより、業務の生産性・利益を上げることができます。ITツールは、簡単な作業(データ入力や書類の出力など)を効率的に行うことができ、反復的で簡単な作業はITツールに任せて、人が行うことでしかできない作業に時間を使えます。作業時間が短縮できるうえ、データ入力などのミスもなくなり、仕事の質も上がります。同時にペーパーレス化も進められ、紙代、押印をするために企業に行く時間や人件費、交通費の削減にもつながります。

新しいビジネスに挑戦しやすくなる

ITツールを導入すれば従来よりも時間に余裕ができ、空いた時間を有効活用できます。ITツールでリモートワークを可能にした場合は、社員の働き方を変えるきっかけにもなるでしょう。資料やデータなどもクラウドで管理すれば、どこからでも共有が迅速かつ簡単に行えます。どこでも仕事ができるようになれば、海外を視野に入れたビジネス展開など、新しいビジネスチャンスへの可能性も広がります。

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業務効率化に必要なITツールの選び方

業務効率化に必要なITツールとは、どのように選ぶのがよいのでしょうか。ITツールを何も考えずに導入しただけでは、効果があまりない場合があります。ここではおすすめのITツールの選び方をご紹介していきます。

現状の課題を洗い出す

ITツールを導入する前に、現状の課題を洗い出す必要があります。現状の課題を把握できていなければ、問題にコミットしたツールを選ぶことは難しいでしょう。なんとなくで導入したとしても、効果的な成果を得られずこんなはずではなかったと、かえって後悔したり、従業員からの不満の原因になったりすることもあります。

ITツール導入を検討しているなら、まずは現状の課題の把握からはじめましょう。たとえば、従業員一人ひとりに差がある業務効率をなんとかしたい、というのが会社の課題だった場合、マインドマップなどを用いてその原因を深く追求していきます。
作業の早い人と遅い人で何が違うのか、使っているツールが異なるのか、業務の難易度やその配分が異なっているのか、作業速度の違いについてそれぞれが自覚しているのか、などあらゆる面からピックアップしていきます。実力や経験の差、理解していない業務がある、苦手な業務があるといった個人に寄与する根本的な要因にも注目しておきましょう。あらゆる面から問題について分析することが大切です。
問題点をピックアップしたら、その中から最も改善すべき問題を決めます。いわゆるボトルネックになっている部分は何なのか見定めるのです。一度の作業では本当にそれが問題なのか疑わしく感じることもあります。こうした作業は何度も繰り返すことで、問題の本質にたどり着けます。
見直すべきポイントが明確になってから、それを解決してくれる機能をそなえたITツールを選びましょう。

将来像を設定する

将来像を設定して使うツールを決める必要があります。ITツールには主にクラウド型とオンプレミス型があります。これらの、どちらを選ぶかは今後の企業のあり方により変わってきます。近年はリモートワークが進んでいることもあり、クラウド型を選ぶ企業が多くなっています。

また、ITツールの導入後のことも考えておく必要があります。従来の業務の流れから変化するため、従業員がその変化に上手く対応できるような環境作りが欠かせません。たとえば、導入後にITツールの使い方について情報共有する時間を設けるのも一つの手段です。

ITツールは導入したから安心というわけではありません。導入後にいかに上手く運用して業務効率化できるかが重要です。将来像をしっかり設定しておきましょう。

試しにツールを利用してみる

会社の課題を明確にして、最適なツールの候補を決めたら、試しにツールを使ってみましょう。ITツールは数万円程度で導入できますが、まず無料トライアルなどを活用し、使い勝手を確認してみるのもおすすめです。
ITツールのおすすめの導入方法として、以下が挙げられます。

  • ツールの候補を無料トライアルで試す
    実際に使ってみて「業務効率化に効果的なのか」「会社の課題を解決できそうか」を検討しましょう。この時点で、自社の目的と違えば他のツールを試すこともできます。
  • 特定の部門から導入
    いきなり全体的にツールの導入を行うと、従来の業務とは異なるフローに上手く運用していけず、全体の業務が滞ってしまう恐れもあります。導入して、効果があるのかを確認するためにも、まずは特定の部門から導入をはじめましょう。
  • 全体的にITツールを導入していく
    業務効率化の効果がでたら、徐々に全体的に導入していきましょう。特定の部門で得た成果をもとに、どのようにツールを使いこなせば効果が上がるのか検証したノウハウを活用し、組織全体でツールを使いこなしましょう。

オールインワンの業務効率化ツールは「Power Apps」がおすすめ

オールインワンの業務効率化ツールは「Power Apps」がおすすめです。Power Appsとは、プログラミングをほぼ使用せず、ビジネスで実用的なアプリを作成できるサービスです。幅広い業務のテンプレート製品(帳票作成機能)を開発し提供しており、会社の課題に最適なツールを使うことができます。

Power Appsで作成したアプリはPower Automateの自動化にも対応し、Dynamics 365やOffice 365との連携も可能です。Web用とモバイル用の画面を簡単な操作で作成できたり、ワンクリックでWebの全て(iOS、Android、Windows)に対応しているアプリを作成できたりと、さまざまな場面に活用できるソリューションを生み出せます。

まとめ

ITツールの導入が増加傾向にあるからといってただ導入しただけでは、業務効率化にはつながりません。しっかりと現状の課題を明確にすることで、ITツールを導入する目的ができ、業務効率化に効果がでます。ITツールを上手く運用できれば、ビジネスの幅も広がり企業にとっても多くのメリットが得られるでしょう。ITツールの導入で帳票作成機能がついているツールを探しているのであれば、ローコードで作成でき、実績も豊富な「Power Apps」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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