Power Automateでこんな業務自動化も?【メール送信編】

 2021.09.30  BizApp チャンネル編集部

Power Automateを使ってメール送信業務を自動化する手法について主に解説していきます。自動化の例をいくつか紹介しているので、何かしたいけれど自動化するためにどう手を付けたらいいか分からないという方は必見です。

Power Automateでこんな業務自動化も?【メール送信編】

自動ワークフロー用テンプレートもあり!Power Automateとは?

Power Automateとは、パソコンで行う手作業のルーチンワークを機械が変わりに代行してくれるRPAツールの一種です。テンプレート機能が用意されているため、一連の作業を自動化する自動ワークフローの作成が簡単にでき、エンジニアでなくても使いこなせます。

例えば、クリックだけの作業、データの移動や保存、通知の送信などの自動化に使えます。応用して、キャンペーンやソーシャルメディアでの活動、電子メールの送信、サポート案件、請求書や見積もり、定期的な予定、タスクを自動化することも可能です。

また、自動化処理は、手動型と自動実行型の2種類での使い分けができます。メディア記事やSNSへの投稿などタイミングを見て開始したい作業は手動型、タスクの完了通知やリマインダー、レポート生成など自動でしてほしい作業は自動実行型にするなど、企業の業務に応じて使い分けると便利でしょう。

他にも、TwitterやInstagram、Youtube、Wordpressへの自動投稿など幅広いアプリのオート化にも対応しています。が可能です。Outlook.comやGmailのメールから自動タスクを作成したり、チャットツールに通知を出す処理を作成したりもできます。OfficeソフトやAsanaなどプロジェクト管理ツール、クラウドストレージなど、パソコン上で操作できる様々なアプリの自動化まで対応しているので、一般的なツールを使用している企業であれば問題なく導入できるでしょう。

Power Automateのワークフロー作成の基本

自動化のワークフローを作成する基本手順を簡単に説明すると次のとおりです。フローを作成するならテンプレートの利用がおすすめです。必須ではありませんが、手軽に素早く作成できます。Power Automateにサインインしてテンプレートメニューを選択すれば、使用できるテンプレートを確認できます。

フローの作成では、フロー定義を編集して任意の自動フローを設定します。フロー定義ではアクション、条件などを編集して、自動化したいプロセスを定義していきます。

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Power Automateでメール送信をこんな風に自動化できる

メール送信業務に関する自動化フローの作成例をいくつか紹介します。

Excelで作成した宛先一覧を使ってまとめてメール送信したい

Excelで作成したメールの宛先リストを使って、メール送信の繰り返し作業を自動化できます。自動化するにはまず、Excel上で受信者のメールアドレスと名前など必要な情報をリスト化しておきます。リストの中には送信を確認するために自分のメールアドレスも含めておくとよいでしょう。

まとめて送信したいメールの内容は「.txt」ファイルなどに記載し、テンプレートファイルとして事前に作っておきます。それができたらPower Automateでのフロー構築に取りかかります。

まずは、Power Automateで、作成したExcelの宛先リストを開くためには「Excelの起動」アクション をフロー内に追加します。次にExcelの宛先リストを読み込ませる処理が必要になるので「Excelワークシートから最初の空の列や行を取得」アクションを使用してください。この取得した範囲情報は、リストを読み込むための「Excelワークシートから読み取り」アクションを追加したときに利用します。リストを読み込んだら「Excelを閉じる」アクションで宛先リストを閉じる処理を加えると自動化フローを終了させられます。リストのデータを1件ずつ取得してメールを送信するにはFor eachアクションを「Excelを閉じる」アクションの直下にセットしましょう。

以上のような自動化処理を構築すればわざわざExcelとOutlookを同時に起動して宛先を一件ずつコピーしてペーストするという手作業が不要になります。また、条件などを設定すれば条件に一致する人のみにメールを送るプロセスの自動化も可能です。この自動化はメールを大量の人に一斉送信する必要がある際に効果を発揮します。

自動送信のメールに添付ファイルを付ける

メールの自動送信フローを作成したら、ファイルを添付するケースに対応させることもできます。ただし、添付するファイルはOneDrive、GoogleDrive、SharePointのいずれかのストレージに保存する必要があります。

フロー構築では、まずメールへ添付するにはまずファイルの内容を取得しなければなりません。そこで、「OneDrive For Business」コネクタを選び、OneDriveの添付ファイルを取得するために「パスによるファイルコンテンツの取得」というアクションを使います。このアクションによってストレージにある任意ファイルの取得する処理を実装します。もちろん、ほかのストレージを使っている場合も同様の手順で設定できます。

自動的に指定アドレスにメール転送する

Power Automateは、メールを受け取ったら指定のアドレスへ自動転送したいというケースにも対応しています。この機能を利用するには、Office365 Outlook上の指定したメールアドレスに転送するアクションを利用します。

設定するには、「新しいメールが届いたとき」のトリガーを活用すると、新着メールが来るたびに自動転送される処理を作成することが可能です。コネクタは「Office 365 Outlook」、アクションは「メールの転送」を選び、オプションを任意に設定すれば、転送の自動化が実現します。

Gmailからメールを自動送信する

Gmailを使ってメールを送信するプロセスを自動化することも可能です。フローの作成でコネクタの「Gmail」を選択して「メールの送信」アクションを選ぶと作成できます。オプションは必要に応じて設定してください。

フローを作成する際にGoogleアカウントのログイン情報を設定する必要があり、差出人情報はGoogleアカウントの情報が反映されます。自動送信されたメールは送信済みとして扱われ、差出人のメールボックスに保存されます。

リマインダーメールを自動送信する

タスクの期限が近づいたときに知らせるリマインダーメールの送信も自動化できます。自動化するための最初のステップとして、期限をまとめたエクセルのリストなどをSharePointに移す必要があります。ここで「テーブルをSharePointリストにエクスポート」機能を使うと簡単に移行可能です。

Power Automate上ではフローの新規作成を行い、トリガーとなる「スケジュール-一から作成」を選択して、繰り返し間隔を1日、もしくは任意の間隔に設定します。時刻も決めたい場合は設定してもよいでしょう。

トリガー設定ができたら、アクション設定でSharePointの「複数の項目の取得」を使ってリストを取得します。条件設定で任意のデータのみを抽出することも可能です。リマインドメールを送るアクションの設定をするとき、Outlookの場合だと「メールの送信(V2)」アクションを使うとリマインドで通知したい宛先やメールの件名、本文のテンプレートを作成できます。

タスクなどの期限が過ぎたときに、期限切れのアラートメールを自動送信することも可能です。期限を指定したいフローが起動したら承認依頼の通知を出すようにし、承認・却下、タイムアウトの処理を状況に応じて実施するようにするとよいでしょう。

Power Automateは、直前のフローが成功したときに次のフローの実行に移るため、タイムアウト時の処理は「実行条件の構成」から設定します。タイムアウトしなかった場合の分岐処理は「並列分岐の追加」で設定可能です。

まとめ

Power Automateの自動化フローはテンプレートが用意されているため、誰でも簡単に作成可能です。様々なやり方がありますが、Excelと組み合わせて一斉送信やリマインダーのメールを自動送信する使い方がわかりやすいでしょう。また、メールの転送や添付ファイル付きメールの送信を自動化することも可能です。これらに加えて、GmailやOutlookなど有名なツールを自動化のフローに組み込むこともできます。取り入れられる自動化ツールをお探しの方は、記事の例を参考にしつつ導入を検討してみてください。

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