営業日報の書き方とSFA導入で効率化する方法

 2020.07.09  BizApp チャンネル編集部

商材にもよりますが、セールスマンの売上実績と、顧客とのコミュニケーション時間は比例関係にあると言われています。セールスマンのコア業務とは当然、顧客との商談等です。そこに最大限に時間を避けられれば、売上実績は自然と上がります。細かい営業スキル等も重要ですが、まずは「顧客と過ごす時間を増やすこと」がとても大切になります。

幸いにも、日本企業の多くは業務時間を削減する余地を残しています。その対象となるのが営業日報という習慣化された業務です。

日本のセールスマンが営業日報を作成する際にかかる時間は30~60分程度です。1日の中で見れば少ない時間かもしれませんが、1週間なら150~300分、1か月なら600~1,200分、1年間なら7,200~14,400分も消費していることになります。年間120~240時間を営業日報作成にかけているのですから、例えばこれを5分に短縮したらどうなるでしょうか?

年間100~220時間の業務時間削減になります。顧客1社あたりにかけるコミュニケーション時間を1時間とすると、セールスマン1人あたり年間100~220社の案件を追うことができ、10人いれば年間1,000~2,200社となります。では、受注率が5%で平均売上が100万円ならどうでしょうか?年間売上は5,000万~1億1,000万円増えることになります。

この数値が本当に達成可能かどうかは、営業日報業務の効率化をいかに実現するかにかかっています。本記事では、SFA(Sales Force Automation:セールス・フォース・オートメーション)による営業日報業務の効率化についてご紹介します。

営業日報の書き方とSFA導入で効率化する方法

営業日報は必要か?不要か?

まずお話したいのは、営業部署において日報作成は必要か不要かについてです。営業の皆さんも日々痛感しているかもしれませんが、日本企業の営業日報作成は形骸化している状態が非常に多く、ほとんどが営業活動として機能していません。

そもそも営業日報が必要とされる理由は、セールスマン各人の案件状況や行動履歴等を上司や幹部が把握し、適宜アドバイスをするためです。しかし実際はどうでしょうか?営業日報に毎日目を通し、日々的確なアドバイスをくれる上司は見当たらないことが多いはずです。それでも営業日報作成を続行するのは、「上司が読むかもしれない」というプレッシャーをセールスマンに与えてサボらせないこと、というのが本音かもしれません。こうした状況において、本当は営業日報など要らないと考えるセールスマンが多いことでしょう。

一方、海外企業の多くは営業部署における日報作成を義務付けていません。セールスマンにとって重要な業務とは顧客と商談し、顧客と同じ時間を過ごして少しでも多くの受注を獲得することと理解しているからです。また、セールスマネージャーはセールスマン各人と定期的に面談を行い、案件状況や行動履歴等を細かくチェックしながら的確なアドバイスを下していきます。

ならば日本企業も営業日報作成を廃止して、海外企業と同じような管理スタイルを採り入れるのが良いのではないか?と考えることでしょう。問題は、日本企業の営業部署ではマネージャーも自身のノルマを達成しなければいけないため、時間的な余裕が無いことです。海外企業ではマネジメントと現場業務を完全に分離しているところが多く、セールスマネージャーは部下の管理に100%集中する環境が整っているからです。

このことを考慮すると、日本企業から営業日報を廃止してしまうと、業務時間は削減できてもマネジメントが行き届かなくなる可能性が非常に高くなるのです。やはり、日本企業にとって営業日報は切り離せない業務だと言えますね。

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営業日報作成を効率化するポイント

営業日報業務を排除できない以上、作成にかかる時間を極力削減して日々の業務時間短縮を目指すことが重要になります。では、SFAがあるとどのように営業日報作成を効率化できるでしょうか?そのポイントをご紹介します。

ポイント1. 営業日報の仕組みそのものを変える

営業日報の作成時間を削減するためにまず大切なのが、仕組みそのものを変えることです。そこで高い効力を発揮するのが、SFAが提供するモバイルアプリを活用してスマートフォンやタブレットからの営業日報作成をサポートする機能です。

通勤中・移動中や待ち合わせ時間を使って営業日報を作成できるようにすれば、わざわざオフィスに戻って作成する必要性は無くなります。

ポイント2. 報告内容を簡単に入力できるようにする

次に、セールスマンが報告すべき内容を簡略化することが大切です。日報作成画面に、上司が把握すべき案件状況、商談内容、課題、予算、決裁者、導入時期、次のアクションなどの項目が設定されていれば、セールスマンは迷いも漏れもなく営業日報を作成でき、作成時間を短縮できます。

可能ならばプルダウン方式で入力内容が選べるような工夫があれば、スマートフォンやタブレットからでも数分で営業日報を作成することができます。

ポイント3. 各種システムと連携して入力作業を削減する

営業日報の作成時間を短縮できても、同じような内容を他のシステムに入力しなければならない場合、効率化が果たせたとは言えません。そこで、営業日報を作成した時点でその内容を他のシステムに反映できるような、各種システムと連携可能なSFAを選択することが重要になります。

SFAがセールスマネージャーに与える利便性

SFAを導入することで、セールスマンは営業日報の作成時間を短縮し、残業時間等を削減しながら顧客と過ごす時間を増やして売上実績を効率良くアップできます。たとえば以前よりも少し入力負担が増えても、そうしたメリットが得られれば喜んでSFAを使うはずです。

では、セールスマネージャーはどうでしょうか?企業のセールスマネージャーの多くは自身のノルマを達成しながら部下の案件状況等を把握し、適切なアドバイスを下さなければいけない立場にあります。そこでSFAは、さまざまな利便性をもたらしてくれます。

まず、セールスマンから必要な営業情報を素早く入手できることです。以前ならばExcelシートやメールにて行われていた営業日報も、システム上で統合的に管理されているのですべてのセールスマンの営業情報を素早くチェックできます。情報の粒度も揃っているので、状況把握に余計なパワーを使う必要もありませんし、以前のメールを検索する必要も無くなります。

また、活動履歴や案件リスト、過去の予実管理など定量的データと合わせて報告内容をチェックできますので、セールスマン1人1人に合ったアドバイスを与えやすくなります。SFAによってはシステム上で直接フィードバックできるため、上司と部下のコミュニケーションも促進されるでしょう。

結果として、指示を受けたセールスマンも営業日報作成の意義が感じられるので、より正確な情報を入力しようとします。

いかがでしょうか?SFAを導入することで営業日報の作成時間を短縮できるだけでなく、さまざまな二次効果も発生します。営業活動に時間的余裕が無いと感じているセールスマネージャーや経営者は、この機会にSFA導入をぜひご検討ください。その際にはDynamics 365のご検討をいただけると嬉しいです。

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