中小企業が知っておきたい業務効率化を図るメリットと成功させるためのポイント

 2019.08.26  BizApp チャンネル編集部

顧客視点から取引先について考えるとき、大企業と中小企業にはさほど大きな差がないことを、皆さんはご存知でしょうか?たとえば都内のある街には、周囲に大型店舗が点在しているにも関わらず、30年以上に渡りその地域で絶大な人気を持つスーパーマーケットが存在します。このような店舗の多くは、顧客視点でものを考えて実践しています。このことからも、顧客視点で考えると大企業と中小企業にさほど差はないことが分かります。

「大企業だからといって高品質な商品を提供しているとは限らない」、ということを顧客や消費者は理解しているのです。これは情報社会が進んだことにより変化したビジネスの現状だと言えます。

現在、インターネットを活用すればあらゆる情報を能動的に取得し、比較し、自分にとって正しい情報を取捨選択できる時代です。テレビCMや雑誌広告など、情報源が限られていた時代とは違い、あらゆる場所から必要な情報が手に入ります。

この現状に対し、大企業がデジタルマーケティングを資本力で席捲し、顧客や消費者の囲い込みを行っていると悲観的に考える中小企業も多いでしょうが、実際は違います。自分にとって必要な情報を取捨選択できる時代ですから、中小企業が大企業と戦うための土俵が整ったと考えるべきなのです。

さらに、中小企業は業務効率化へ積極的に取り組むことで、大企業に匹敵するような経営力を手にすることができます。前置きが長くなりましたが、本稿ではこの業務効率化についてそのメリットと成功のポイントをご紹介しましょう。

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なぜ、中小企業の業務効率化が大企業に対する武器になるのか?

それでは、中小企業が業務効率化に取り組むことで起こるメリットからご紹介します。

1.機動力の高い経営基盤を作れる

中小企業の強みというのは「高い機動力」にあります。大企業は一般的に、組織が重厚になるにつれて管理職層が増え、意思決定までに時間がかかることから経営が鈍重になりがちです。資本力や仕入れ力によって他を圧倒するような攻め方は可能でしょうが、中小企業のように小回りの利く経営はできません。高機動力は、中小企業が全面的に発揮すべき強みなのです。

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業務効率化を実施すると、企業の業務プロセスが以前よりもずっとシンプルになります。それはつまり、情報伝達のプロセスを改善して組織内の情報流通をスムーズにすることで、意思決定に必要な情報を素早く収集することにも繋がります。

最終的に中小企業の機動力はより高まり、大企業には真似できないスピードで経営意思決定を下せるでしょう。

2.全てのリソースを品質に集中できる

多品種大量生産を基本としている大企業に比べると、中小企業が扱っている商品は限られています。一見、大企業の方が世間のニーズを幅広く捉えられることから利益率が高くなると考えられがちですが、実際は違います。中小企業は少品種で事業展開しているため、会社が持つ全てのリソースを品質に集中できるという利点があります。

顧客や消費者や常に高い品質を求めているため、商品選択の際に「どの会社が製造したか?」というのは大した要件にはなりません。品質が高く、安全性が保障されていれば大企業でも中小企業でも関係なく商品は選ばれるのです。

品質により多くのリソースを集中するためには業務効率化が欠かせません。劇的な業務効率化実現すれば、リソースの集中化によって商品品質や安全性をより高められ、同時に商品価値が向上し、大企業の商品にも対抗することができます。

3.従業員満足度の改善になる

「大企業に勤めていれば幸せ」という考えはすでに昔の話です。大企業なら給与が高く、残業も少ないかといえばそうではありません。仕事に対する“やりがり”という面でも、組織が大規模かつ複雑になるほど感じにくい傾向があります。もちろん大きな資本を利用して大きな仕事ができるという意味では大企業の方がやりがいを感じるケースもあります。

一方、中小企業では給与水準こそ大企業より低いと言われているものの、組織よりも個を重んじる経営者も多いことから、従業員ごとのライフスタイルに合った仕事に就ける可能性が高いでしょう。自分が手掛けた仕事が顧客や消費者のためになり、利益に繋がっているというプロセスが目に見えやすいことから、仕事に対する“やりがい”を感じることもできます。しかも最近では、大企業以上の好優遇を提供している中小企業が増えています。

そんな中小企業において業務効率化を成功させられれば、従業員満足度を高めることに繋がり、ひいては仕事に対するモチベーション向上や利益率の向上にも繋がります。そうした1人1人の生産性が高まることで、大企業にも負けない経営基盤が作られるでしょう。

4.業務効率化を成功させるポイント

中小企業が業務効率化に取り組むメリットは思いのほか大きく、大企業よりも組織への影響度が高いことから、大企業に負けない経営基盤を手にするきっかけにもなります。では次に、業務効率化を成功させるポイントをご紹介しましょう。

5.PDCAサイクルを回し継続的に取り組む

業務効率化へ取り組みにあたり最も大切なポイントが、継続的に取り組むことです。たとえば1つの施策を実施して多少の成果が出たからといって、そこで取り組みを終わらせてはいけません。業務効率化の効果を最大限に引き出すためには、継続的な取り組みで効果を次第に高めていく必要があります。

そのためにPDCAサイクルを意識しましょう。Plan(計画)、Do(実行)、Check(確認・評価)、Act(改善)のサイクルを何度も回すことで、業務効率化の施策効果を高め、最大限のメリットを享受します。

6.IT活用を積極的に行う

業務効率化にIT活用はもはや不可欠だと言えます。情報社会においてマニュアルだけの業務効率化には限界があり、ITを取り入れることでその壁を越えて、より施策効果の高い業務効率化を実現しましょう。

IT活用には投資が必要ですが、近年では業務効率化を目的としてIT導入を支援する制度も充実しているため、中小企業にとって業務効率化が展開しやすい環境が整っています。

7.業務効率化のコンセプトと明確にする

一口に業務効率化と言っても、取り組み方は企業によってさまざまですし、何を目的にするかも違います。そこで、最初に業務効率化のコンセプトを明確にした上で、組織でそれを共有しましょう。コンセプトが固まっているか否かで、業務効率化の効果は大きく変化します。

8.複数の施策を組み合わせてみる

業務効率化では1つの施策に集中するのではなく、複数の施策を組み合わせて相乗効果を狙うことがポイントです。たとえばIT活用では、組織の経営基盤を統合できるERP(Enterprise Resource Planning:エンタープライズ・リソース・プランニング)の導入に加えて、コミュニケーションを促進するIT基盤を組み合わせることで、情報管理効率や情報伝達スピードを劇的に高めて、リアルタイム経営を実現できます。

常に複数の施策の組み合わせを感がえることで、より高い効果を狙えるのが業務効率化の基本です。

業務効率化で1番大変なのがやはり“継続”です。すぐに施策効果が表れなくても、PDCAサイクルを回し続けることで次第に施策効果が表れていくので、あきらめずに継続していくことに重点を置きましょう。本稿では基本的なことについて触れましたが、これを参考に業務効率化について考えていただければ幸いです。

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