業務プロセスの効率化って何をすれば良いの?ポイントを解説!

 2018.04.04  BizApp チャンネル編集部

皆さんは日本の労働生産性が世界から見てどれくらいなのかをご存知でしょうか?経済協力開発機構(OECD)が毎年行っている調査によると、2017年の日本の「時間あたりの労働生産性」は46ドル(約4,900円)です。

「時間あたり4,900円の労働力」と言い換えれば高い気もしますが、実は主要先進7ヵ国の中では最下位の数値です。日本とほとんど同じ年間平均労働時間を持つ米国は69.6ドル(約7,500円)と、日本の労働生産性よりも51%高い数値となっています。

引用:公益財団法人 日本生産性本部「労働生産性の国際比較 2017 年版~日本の時間当たり労働生産性は 46.0 ドル(4,694 円)、OECD 加盟 35 ヵ国中 20 位~

さらに言えば、日本の労働生産性はデータが取得可能な1970年以降変わらない水準をキープしています。OECDが毎年発表している労働生産性に関する統計について「正しい数値が反映されていない」という意見もあります。

しかし労働人口減少という深刻な社会問題を考慮すれば、労働生産性の向上が急務ということに変わりはないでしょう。だからこそ政府は「働き方改革」を推進し、様々な施策に取り組んでいます。

本稿を読まれている皆さんの会社でも、労働生産性向上のために働き方改革に取り組んでいるところが多いのではないでしょうか?

働き方改革に取り組む多くの企業が着目する施策が「業務プロセス効率化」です。既存の業務プロセスにある無駄を排除して、効率良い業務に整理することで労働生産性を高めます。今回はこの業務プロセス効率化についてお話していきましょう。

業務プロセス効率化って何?

結局のところ「業務プロセスの効率化とは何か?」という素朴な疑問を持っている方は多いでしょう。「効率化」という言葉自体が曖昧な表現なので、こうした疑問が生じるのも無理はないでしょう。まずは具体的に業務プロセス効率化とは何かを解説します。

基幹システムに関するお役立ち資料

まず「業務プロセス」の定義とは業務一つひとつの流れを鎖のように繋げて考えることです。たとえば請求書発行という業務を例に挙げると、顧客からの発注≫発注内容の確認≫発注データをシステムに転記≫請求書を発行≫顧客に請求書を送付≫台帳に記録≫保管、といった一連のプロセスがあります。各プロセスには細かい作業があって、これらが鎖のように連なっていることで業務が成り立ち、ビジネスの付加価値を生んでいます。では、こうした業務プロセスを「効率化する」とはどういうことか?

「効率化」は「改善」と言い換えると分かりやすいでしょう。改善は「物事をより良くすること」であり、つまり業務効率化とは業務プロセスを整理して改善を加え、効率の良い業務プロセスに再設計することです。

こうした言葉の意味を改めて理解すると、業務プロセス効率化に対する取り組みの姿勢が変わります。

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業務プロセス効率化のポイント解説

では、業務プロセス効率化を実現するためにはどういったポイントに注意して進めていけばよいのでしょうか?

ポイント1.共通認識のもと業務プロセスを整理する

業務プロセス効率化の最初のステップは、既存の業務プロセスを可視化することにあります。おそらく多くの企業が最初に業務フロー図を作成したり、業務プロセスを可視化することに専念するでしょう。ここでのポイントは「共通認識」です。つまり業務プロセス効率化に取り組む関係者全員が、同じように理解できるよう業務プロセスを整理します。

具体的には業務フロー図を作成する際のルールを決めて、互いに相違がないよう業務フロー図を作成していきます。関係者各人によって作成する業務フロー図のルールが違うと、間違った解釈が生じたり業務フロー図を標準化するための作業など多くの無駄が発生してしまいます。

そこでBPMNなど標準化された業務フロー図作成のルールを使って、共通認識のもと業務プロセスを整理しましょう

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ポイント2.業務プロセス間の繋がりに着目する

業務プロセスというのは単体で成立しているものもあれば、いくつもの業務プロセスが繋がって一つのビジネスを形成しているものもあります。後者の業務プロセスの場合、Aというプロセスに改善を加えるとその影響がBに及び、結果として効率化を実現できないケースがあります。業務プロセス間の繋がりに最初から着目していればそうした問題は起きないのですが、残念ながら意識できているケースは少ないようです。

なのでこれから業務プロセス効率化に取り組む皆さんは、業務プロセス間の繋がりに必ず着目して効率化を進めていきましょう。

ポイント3.必ず標準化をする

標準化とは「誰もが同じように業務を遂行できるようマニュアルを整理すること」です。業務プロセスを整理し、問題点を把握して改善を加えたら、その都度変更した業務プロセスを標準化します。実はこの標準化ができていないケースが多く、取り組みの効果が半減してしまうことがあります。

せっかく業務プロセスを効率化したのですから、それを標準化して誰もが同じように業務をこなせるようにしたら、取り組みの効果を倍増させられます。ただし、業務プロセス効率化は一回にして成らないことが多いので、継続的に評価と見直しを行って改善を加えていく必要があります。

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業務プロセスを効率化するツールとは?

中には「IT活用で業務プロセスを効率化したい」という企業も多いでしょう。投資は必要ですが、その分高い効果が期待できる手段です。では、業務プロセス効率化ではどういったツールを導入するのが適切なのでしょうか?単刀直入に言うとそれは業務プロセス効率化の目的によって違います。

たとえば、組織内のコミュニケーションに関する業務プロセスに問題を抱えていれば、グループウェアやチャットツールなど情報共有を促進するツールが必要です。営業活動に問題を抱えていればSFA(営業支援システム)を、会社全体の情報資産管理に問題を抱えていればERP(統合基幹業務システム)が必要になります。

このように業務プロセス効率化の目的によって導入すべきITが異なるため、その見極めが非常に大切です。導入すべきITを間違えてしまうと、業務プロセス効率化どころか組織に混乱を招く結果になります。

業務プロセス効率化としてのDynamics 365

Dynamics 365はMicrosoftが提供する統合ビジネスアプリケーションです。セールス、カスタマーサービス、フィールドサービス、タレント、ファイナンス&オペレーション、リテール、プロジェクトサービスオートメーション、マーケティング、カスタマーインサイトという9つのビジネスアプリケーションを提供することで、組織の業務プロセスを全体的に見直すことができます。

ただしDynamics 365は単純なERPではありません。それぞれのビジネスアプリケーションを単体で導入したり、組み合わせたりして自社のニーズに合ったシステム構築が可能な製品です。

Dynamics 365を活用すれば業務プロセス効率化は難しくありません。既存業務をシステムに合わせて変更したり、あるいはシステムを既存業務に合わせたり柔軟な改善を加えることでその効果を最大限引き出せます。

業務プロセス効率化へ取り組む際は、ぜひDynamics 365をご検討ください。

Microsoft Dynamics 365で生産性の概念を再構築する

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