クラウドツールを活用したプロジェクト管理

 2017.05.08  BizApp チャンネル編集部

プロジェクト管理を行う際に、プロジェクトマネージャーをはじめプロジェクトメンバーは様々な管理ツールを利用しています。

しかし、プロジェクトが進むにつれて利用する管理ツールが増えていき、統一したルールで管理することが難しくなる場合もあります。

また、プロジェクトを遂行するにあたって重要になってくるのが、コミュニケーションや情報共有です。特に複数拠点で行われるプロジェクトでは、単一拠点と比較し、コミュニケーションや情報共有の難易度が高くなります。

これらの課題をクラウドのプロジェクト管理ツールを用いることにより、統一したルールでプロジェクト管理ができること、複数拠点からでも円滑なコミュニケーションが可能になるといった効果が期待できます。

今回は、プロジェクトマネジメントにおけるクラウドツールの利用方法についてご紹介いたします。

プロジェクト管理に必要なツールとは?

まずは、プロジェクト管理に必要なツールとはどのようなものがあるか整理していきます。

コミュニケーションツール

プロジェクトでは、複数のメンバーが目的を達成するためにそれぞれ役割を担い、協力しながら作業を行います。コミュニケーションはプロジェクト成功において最も重要な要素の一つです。

コミュニケーションツールに必要な要素としては、プロジェクトメンバー間のやり取りが円滑にできること、やりとりが後から追えることになります。

おそらく、最も利用されているツールは電子メールではないでしょうか?電子メールは使い慣れたツールではありますが、プロジェクトメンバー間で気軽なコミュニケーションを行いたい場合や複数人が継続してやり取りをしたい場合に「全員に返信」をしていてはとても不便です。

ファイルのやり取りやリンクを電子メールで送付する場合、必要なメールが埋没し、該当のメールを探すのに苦労することも多いです。

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進捗管理ツール

プロジェクトには納期があり、納期までに作業が完了するか管理していく必要があります。各メンバーのタスクとスケジュールを計画し、計画に対して実績がどうであるかを把握してきます。

計画に対して遅延している場合は速やかリカバリプランを策定し、実行していく必要があります。進捗管理ツールに必要な要素としては、計画策定が可能で計画と実績の比較が容易なこと、進捗状況が視覚的に確認可能なことが挙げられます。

ガントチャート、進捗グラフ、タスク管理表などを作成し、計画に対してタスク、期限、担当者、進捗状況を確認できる必要があります。

現在最も使われているツールは、Excelなどのスプレッドシートですが、各プロジェクト、階層、個人レベルで独自のフォーマットで作成できてしまうため、情報が点在する、報告資料のために点在した情報を整理する必要がある、作成した人しか内容がわからないといった問題点があります。

コスト管理ツール

プロジェクトでは決められたコスト通りにお客様の満足のいく成果物を提供する必要があります。そのため、プロジェクト開始前にコストを見積もり、お客様と合意したコストでプロジェクトを着地させるようにコストマネジメントを行います。

コストには、材料費や人件費、外注費、経費などがあります。建設業では、実行予算を事前に作成し、各費目でどれぐらいのコストを見込むか計画のうえ、実際に工事で発生したコストを計画と対比して管理していきます。

コスト管理ツールも主にExcelなどのスプレッドシートが使われており、進捗管理同様に作成者しかわからないような場合が多く、上長への報告やプロジェクトメンバー間で共有するのに苦労する場合があります。

リソース管理ツール

プロジェクトでは、「人」が作業を行うため、誰がどのようなスキルセットを持っていて、どのプロジェクトにアサインされているか、作業時間に無理はないかなどリソースを適切に管理していくことはプロジェクト成功の鍵となります。

場合によっては、メンバーのモチベーションも含めて管理していくことで、プロジェクトのパフォーマンスに大きく影響がでます。リソース管理ツールに必要な要素としては、誰がどのプロジェクトにアサインされているか確認可能なこと、メンバーごとの作業時間の実績を収集し集計が可能なことが挙げられます。

ドキュメント管理ツール

プロジェクトの成果物を格納、共有するためにドキュメント管理ツールが必要です。システム開発においては、プログラムソースファイルのバージョン管理、設計書のバージョン管理を適切に行っていないとトラブルにより手戻りが発生し、プロジェクトの遂行に大きく影響します。

ドキュメントはプロジェクトの大事な資産になりますので、必要なアクセス権の設定や参照、更新、履歴管理を行える機能が必要です。

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クラウドツールの利用によりプロジェクト管理を効率化

上記のプロジェクト管理に必要なツール類について、クラウドツールを利用することにより効率的にプロジェクトマネジメントを遂行することができます。また、多くがSaaS型のアプリケーションで提供されているため、必要な時に必要な数から始めることができます。それでは具体的にご紹介していきたいと思います。

コミュニケーションツール

お客様とのコミュニケーションは、フォーマルなやり取りが必要なため、電子メールがおすすめですが、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションツールは、チャットベースのツールがおすすめです。代表的なクラウドツールとして、Microsoft Teams、Slackなどがあります。

これらのツールは、チャットベースでプロジェクトメンバー間とやり取りができるため、電子メールのようなフォーマルなコミュニケーションではなく、気軽なコミュニケーションを可能にします。

メンバー間のやりとりを素早く、円滑にしたい場合にとても有効な手段ですし、コミュニケーションが活発化することでプロジェクトの雰囲気が良くなりメンバーのモチベーションアップにもつながります。

また、チャットベースのツールは、チームメンバー間の作業効率を上げる目的で作られているため、ドキュメントの同時更新や共有の機能も優れています。

チャットのやり取りは履歴も追いやすく、電子メールのように目的のメールをなかなか見つけられないといったこともありません。

進捗管理、コスト管理、リソース管理ツール

進捗、コスト、リソース管理については、多くのプロジェクトでExcelのようなスプレッドシートが利用されているとご紹介しました。

昨今、これらをクラウド上で管理できるツールが登場しています。Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automationもその一つです。

特徴としては、プロジェクト管理のための進捗、コスト、リソース管理を統一したルールで管理が可能なことと、クラウド上にデータがあるため複数拠点からでもすぐにプロジェクトの状況を確認可能なことです。

メンバーの作業時間の投入もいつもでもどこからでも可能なため、作業実績時間も容易に収集できます。収集した時間から、進捗やコストの予実比較が可能で、実績時間と予定時間からプロジェクトメンバーの作業状況も把握しやすいというメリットがあります。

統一したフォーマットのため、プロジェクト状況の把握が容易で進捗会議の時間短縮にも効果があります。

ドキュメント管理ツール

クラウド型のドキュメント管理ツールは、Microsoft ShearPoint、BOX、Google Driveなど豊富なラインナップがあります。離れた拠点で複数メンバーでのドキュメント作成作業を効率化するために、同時編集機能や履歴管理ができる機能も多く、ドキュメント作成の生産性向上が期待できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

プロジェクト管理についてクラウドツールを利用して効率化する方法をご紹介してきました。これらのツールは、多くがSaaS型の月額課金で手軽に利用可能です。導入のポイントとしては、すべての管理を一気に始めるよりも、少しずつ試しながら有効なツールを利用していくことです。

進捗管理、コスト管理、リソース管理はこれまで利用しやすいツールがなかなかありませんでしたが、SaaS型クラウドのMicrosoft Dynamics 365 for Project Service Automationなどの使いやすいツールも登場してきておりますので、積極的に利用し、プロジェクト管理を効率化してみてはいかがでしょうか?

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