ビジネスや医療など、さまざまなところで見聞きされるようになった「コンプライアンス」という言葉ですが、改めてその正確な意味を尋ねられると、答えられない人も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、コンプライアンスの意味や、どういった事例がコンプライアンス違反に該当するのかを分かりやすく解説していきます。
コンプライアンスの意味とは？
コンプライアンス（Compliance）とは、日本語で「法令遵守」と訳される言葉です。ただし、「コンプライアンスを守る」というとき、そこで想定されるのは法律だけにとどまりません。たとえば、社内の規則や企業倫理、社会的な規範などもコンプライアンスに含まれます。つまり、コンプライアンスとは自社のステークホルダーや世間から見て、「信頼される企業/信頼される社員」であるように社会的責任（CSR）を果たすことを指しているのです。
したがって、コンプライアンスに関する取り組みは実に多岐にわたります。たとえば、サステナビリティ（持続可能性）への関心が高まっている昨今では、自然環境に配慮して事業活動を行うことが企業には求められます。あるいは、社員の労働環境を良好に整えたり、職場での上下関係を濫用したパワハラ・セクハラなどのハラスメントを防止したりすることも、コンプライアンスの一種です。また今日では、情報漏洩などのセキュリティ対策をしっかり整備することもコンプライアンスに含まれます。
コンプライアンスが話題になっている背景
昨今、このコンプライアンスを重視する企業が増えている理由としては、複数の要因が考えられます。
第一に挙げられるのは、SNSの普及です。誰もが情報発信できるSNSの普及によって、良かれ悪しかれ企業の評判はすぐさま世間に知れ渡るようになりました。たとえば、社員が1人の顧客に取った不誠実な対応がSNSに晒された事例や、企業アカウントや社員個人が投稿した内容が社会的な良識を欠いていたとして炎上した事例もあります。いずれにせよ、SNSの普及によって企業は、自社のブランドイメージを保つためにコンプライアンスを遵守する必要に迫られているのです。
第二に挙げられるのは、不安定な社会情勢や経済格差などによって、現代日本が人の失敗や落ち度などを許容しにくい雰囲気になっていることです。精神的に満たされない状態にある人は、その鬱憤を晴らすために攻撃対象を探すことがあります。そうした人にとって、企業の不祥事は格好の標的です。従来なら些細なことでも、今の情勢だと過敏に攻撃されかねないことから、コンプライアンスにより一層の注意が欠かせなくなっています。
第三に挙げられるのは、新型コロナウイルスや働き方改革の影響で、リモートワークが増えていることです。個々人が別々の場所から職務に当たるリモートワークにおいては、従来とは異なるセキュリティ対策が必要です。システム的な整備はもちろん、従業員のセキュリティ意識を高めるという意味合いでも、コンプライアンスという言葉をしばしば耳にするようになりました。
コンプライアンス違反が起こる主な原因
続いては、コンプライアンス違反が起こる主な原因を解説していきます。
コンプライアンス違反が起こる第一の原因は、社内が不正や過失の起こりやすい環境であることです。社内の管理体制が甘いと、自然と良からぬ考えを持ち、実行してしまう人も出やすくなります。たとえば、重要な情報に誰もがアクセスしたり持ち出したりできるような状態だと、情報流出のリスクは高まります。あるいは、財務管理がしっかりできていないと横領なども起きやすくなるでしょう。
また、過失については事前の教育を十分にしたり、重要な事柄については二重チェック体制を敷いたりすることで防げる場合も多々あるはずです。つまり、個人の内面的な意識や良心を当てにしすぎず、コンプライアンス違反が起こりにくい外部環境を構築することが大切なのです。
第二に挙げられるのは、経営層や社員に法律に関する知識が不足していることです。法律を遵守するには、そもそも守るべき法に関する知識が欠かせません。その点、憲法ならばともかく、企業活動に関する各種法令（規制）は生ものであり、従来は問題なかったことでも今では法に抵触することも起こりえます。したがって、企業は自社の事業活動に関わる法律や規制などについて、常に正確に把握していなければなりません。
身近に起こるコンプライアンス違反の過去事例
コンプライアンスの概念そのものが非常に広範なことから、コンプライアンス違反の種類も非常に多様です。身近に起こりうるコンプライアンス違反の主な事例としては、たとえば以下のようなことが挙げられます。
- 労働問題：賃金不払いや過度の長時間労働など
- ハラスメント：パワハラやセクハラなど
- SNSの不適切投稿：社会的な良識に反する内容のSNS投稿など
- 情報漏えい：不適切な情報管理による個人情報や機密情報の流出など
- 著作権違反：版権物などの無断使用
- 会計などにおける不正行為：会計書類の改ざん、売上や経費の不正計上、株価の不正操作など
これら以外にも、コンプライアンス違反に相当する行いは数多く存在します。自社に照らし合わせて、起こりうるコンプライアンス違反を事前に想定し、対策することが大切です。
違反が起こるとどうなる？
上記のようなコンプライアンス違反が起こった場合、企業はどのような損害を被るのでしょうか。
第一に考えられるのは、自社のブランドイメージの低下です。特に、主要メディアやSNSで不祥事が拡散されてしまった場合、そのダメージは甚大なものになるでしょう。
第二に考えられるのは、株価の低下です。コンプライアンス違反によってブランドイメージが悪化したり、法的な罰則を受けたりすれば、当然それは株価にも反映されます。コンプライアンス違反によって、会社全体が大幅に傾いてしまう場合さえあるのです。
第三に考えられるのは、社員の離職などです。不当な労働環境で酷使されている従業員に対し、会社への忠誠心など望むべくもありません。自社に不満を覚えた社員は離職したり、仕事へのモチベーションをなくしたりしてしまうでしょう。離職者が多くなれば、安定した組織運営は難しくなり、職場の雰囲気が悪くなることも懸念されます。
コンプライアンス違反の対策に向けた取り組み例
では、コンプライアンス違反を防ぐために、企業はどのような取り組みをすべきなのでしょうか。主だった取り組み例としては、たとえば以下のようなことが挙げられます。
- 業務プロセスにおける不正・過失リスクの洗い出し
- 圧迫業務に関する従業員からのヒアリング
- 業務マニュアルの見直し
- 属人化している業務の洗い出し、および見直し
- ハラスメントなどに関する相談窓口の設置
- コンプライアンスに関する社内研修の実施
まず重要なのは、自社に存在するコンプライアンス違反、あるいは自社で起こりうるコンプライアンス違反を洗い出すことです。そこからコンプライアンス違反を予防したり、被害の拡大を抑止したりするための施策を実行していきます。コンプライアンス違反を減らすには、違反が生じにくい外部環境を整備することと、コンプライアンス研修などを通した社員の意識改革を並行して行うことが重要です。
コンプライアンスを強化するためには
コンプライアンスを強化し、会社や社員を守るためには、ITツールの活用が有効です。業務をデジタル化することで、作業内容をログとして追えるようになるので、不正が起こりにくくなります。あるいは、「Microsoft Dynamics 365」のようなERPツールを導入すれば、組織内の情報を一元管理してデータガバナンスを高めることも可能です。
またMicrosoft Dynamics 365は、企業で一般的に必要とされる業務システムを統合的に搭載しているため、業務を全社的に標準化できます。さらに、Microsoft Dynamics 365はMicrosoft社の高度なセキュリティ技術に守られており、柔軟なアクセス管理なども行えるため、情報流出などのリスクも減らせます。多くの企業で採用されているMicrosoft社製のソリューションであることから、導入障壁が低いのも魅力のひとつです。コンプライアンス違反が起きにくい環境を整えるという点では、Microsoft Dynamics 365のようなITツールの活用は非常に有効です。
まとめ
「法令遵守」と訳されるコンプライアンスですが、実際には法律だけでなく、企業倫理なども守るべき対象に含まれます。コンプライアンスを遵守することは、企業のブランドイメージを守り、自社の業績や社員の状態を良好に保つことにつながります。
コンプライアンス違反を防ぐには、ITツールの活用が有効です。たとえばMicrosoft Dynamics 365は、企業のシステムやデータを統合し、セキュアに管理することを可能にします。本記事を参考に、ぜひコンプライアンス対策に取り組みましょう。
