BPMSとは? BPM(ビジネスプロセス管理)との違いと効果的なツール

 2022.09.13  BizApp チャンネル編集部

「BPMS」とは、ビジネスプロセスの設計・実行・管理をサポートするITツールです。BPMSに関する基礎知識を理解しておくことで、ツール導入の判断材料を得られるでしょう。本記事では、BPMSの他、「BPM」の概要や違い、「BPMN」との関係、導入のメリットや失敗しないコツ、おすすめのツールなどをわかりやすく解説します。

BPMSとは? BPM(ビジネスプロセス管理)との違いと効果的なツール

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BPMSとは?わかりやすく解説

「BPMS」の基礎知識を理解するためには、「BPM」や「BPMN」などの関連用語も、併せて知ることが必要です。まずは、BPM・BPMS・BPMNそれぞれの概要と相違点を解説します。

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BPM(ビジネスプロセス管理)との違い

BPMとは、「Business Process Management」の頭文字をつなげた略称です。簡単に言えば、自社の事業活動に付随する一連のプロセスを管理し、継続的に改善していく活動です。BPMにおいては、目的であるプロセスの最適化を達成するために、自社のビジネスプロセスの可視化・モデル化・分析・評価・監視・改善など、さまざまな取り組みを行います。

こうした一連の取り組みを、すべて手作業で行うことになれば、膨大な手間と時間がかかるので、しばしばテクノロジーの力を借ります。その際、BPMの支援に特化したツールとして、活用されるものがBPMSです。

BPMSとは

BPMSとは、BPMの実行を支援する情報システムです。既存のビジネスプロセスをエンドツーエンドで可視化、またはモデル化してボトルネックを特定し、その問題を改善した新しいビジネスプロセスを、設計・実行・管理するために活用されます。したがって、ユーザー企業は自社のビジネスプロセスの仕組みにおける、効率的な見直しと改善が可能です。また、該当の業務に取り組んでいる従業員の進捗状況の把握など、リアルタイムでのタスク管理もこなせます。

BPMSは、これまで手作業で行われていた、業務の自動化を実現するためのソリューションです。その結果、ユーザー企業は従業員の負担を減らしつつ、より迅速でミスの少ない業務遂行の実現に期待が持てます。

こうした数々の機能に加え、KPIの設定や測定の機能も含まれているので、PDCAサイクルを回しつつ、ビジネスプロセスの改善にも非常に役立つでしょう。

BPMNとの関係

次に押さえておきたい点は、「Business Process Model and Notation」の略称である、BPMNとの関係です。「Notation」とは、日本語で「表記」を意味することから、BPMNは「ビジネスプロセスのモデリング表記法」と訳せます。要するに、アイコンや記号などを使って、ビジネスプロセスをわかりやすく、視覚的にモデル化する手法です。

BPMNを活用することで、複雑なビジネスプロセスも簡単に構造を理解しやすい形に可視化できます。BPMNは、既存のビジネスプロセスを可視化・分析するために活用されることはもちろん、新しいビジネスプロセスを設計する際にも有効です。BPMSには、このBPMNの手法に基づいて、ビジネスプロセスをモデリングする機能が搭載されています。

BPMSのメリット

BPMSを導入することにより、企業はさまざまなメリットを得られます。

例えば、BPMSはビジネスプロセスを可視化できるため、そこに潜むボトルネックを発見しやすくなります。設計したビジネスプロセスが、効果的に機能するかどうかをシミュレーションしたり、KPIを管理した新しいビジネスプロセスが、狙い通りに機能しているかどうかを確認したりする検証も可能です。BPMSのこうした機能は、自社のビジネスにおける市場の動向や顧客のニーズへの、柔軟かつ迅速な適応をサポートします。

また、BPMSにおいて業務を自動化することで、業務品質の向上が見込めます。人間が作業を行うと、担当者による業務品質のばらつきやケアレスミスなどのヒューマンエラーなど、トラブルが発生しがちです。その点、タスクを自動化すればこのような問題が解消されるだけではなく、従業員の業務負担が減るので、より複雑で付加価値の高い業務に集中できるようになるかもしれません。さらに業務の処理は従来よりも少ない人員で済むため、人件費などのコスト削減にも期待が高まります。

これらの結果、企業はビジネスパフォーマンスを効果的に改善し、生産性の向上に拍車がかかるでしょう。

BMPS導入を失敗しないためのポイント

続いては、BPMSの導入を失敗しないためのコツを解説します。

目的を見失わないようにする

BPMSの導入を成功させるには、そもそも自社にとって、「BPMの成功」とは何を意味するのか、目的を明確にしなければなりません。BPMSの機能は多岐に渡りますが、なおさら導入の目的を明確化しておかないと、施策の方向性が散漫になってしまいます。また、慣れ親しんだビジネスプロセスが変更されると、従業員の協力も得にくくなるでしょう。それゆえ、BPMを成功させるには、自社の戦略的な目的を設定することが必要です。

目的を決める際には、まずは自社の課題や懸念点を洗い出し、緊急性や期待される改善効果の大きさなどに応じて、優先順位をつけていきましょう。その後、改善したい内容から逆算して、具体的な改善策を検討します。その際には、BPMSのモデリング機能やシミュレーション機能の活用がおすすめです。

現場担当者もメンバーに加える

現場の担当者をBPMプロジェクトに加えることも重要です。BPMでは、BPMSをはじめとしたIT活用がカギですが、実際の現場を知らないシステム担当者やベンダーに依存して、一方的にビジネスプロセスを変更することは失敗のもとです。

変更されたビジネスプロセスやツールを実際に使うのは、あくまで現場の担当者であるため、彼ら自身が業務改善の必要性や有効性を理解していなければ、いつの間にか元の木阿弥になってしまうおそれもあります。それゆえ、BPMプロジェクトのメンバーには現場からも人材を募り、ユーザー目線を意識した改善への配慮が欠かせません。

おすすめのBPMツール「Power Automate」

BPMSを導入するなら、Microsoft社が提供するツール「Microsoft Power Automate」がおすすめです。Power Automateには、エンドツーエンドでビジネスプロセスをモデリングする機能や、ボトルネックを自動的に分析して改善を提案する機能など、BPMを効果的に進めるための機能が数多く搭載されています。

Microsoft Power Automateは、誰もが使いやすい直感的なインターフェースが特徴で、使いこなせば現場主導による業務の自動化も可能です。多種多様なアプリと連携できる、拡張性の高さも魅力的なポイントです。Microsoft Power Automateを活用すれば、自社の自動化・効率化が促進されるでしょう。

関連記事:「BPMとは?ビジネスプロセスを最適化するBPMシステムのメリット

まとめ

BPMSは、ビジネスプロセス管理(BPM)の効率的な実施を可能にするITツールです。BPMSを活用することで、ビジネスプロセスをモデリングし、ボトルネックを迅速に発見したり、業務を自動化したりするなど、自社のパフォーマンスを効果的に高められます。

BPMSの導入に際しては、Microsoft社が提供する「Microsoft Power Automate」がおすすめです。Microsoft Power Automateは直感的に使いやすいため、現場の従業員も交えたBPMを実施できるようになるでしょう。BPMに取り組む際には、導入を検討してみてください。

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