Dynamics 365ユーザーが運用で陥いるポイントと改善

 2020.09.30  BizApp チャンネル編集部

Microsoftが提供するDynamics 365は非常に柔軟性の高いクラウドサービスです。CRM/SFAはもとよりサプライチェーン管理や生産管理、フィールドサービスなど、企業ごとに必要なアプリケーションを自由に構成し、さらにカスタマイズを加えることで企業独自の要件を満たすこともできます。

そんなDynamics 365ですが、ユーザーが運用で陥りがちなポイントというのが存在します。これを無視しては適切な運用ができずに、Dynamics 365の効果を最大限引き出すこともできません。そこで本稿では、Dynamics 365ユーザーが運用で陥るポイントと、その改善方法についてご紹介します。

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Dynamics 365ユーザーが運用で陥るポイント

まず前提としてご理解いただきたいことは、「Dynamics 365は継続的な改善を加えながら育てるソリューション」ということです。もっともこれは、Dynamics 365に限った話ではないでしょう。昨今の企業を取り巻く環境は日進月歩大きな変化がたえず発生します。だからこそDynamics 365は汎用的な機能と高いカスタマイズ性を備えていることも大きなポイントと言えます。

つまり、従来のシステムは「作ったら終わり」でその後は現状維持の保守運用がスタートするというのが通例でしたが、現代システムは違います。ビジネスの状況に合わせて常に形を変えながら、企業にとって最適なシステムを提供しなければいけません。そのためにはもちろん、人の手によるカスタマイズが必要です。このことをご理解いただいた上で、Dynamics 365ユーザーが運用で陥りがちなポイントとその原因を確認していきましょう。

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ポイント①データが蓄積されない

システムというのはそこにデータがあるからこそ効果を最大限引き出せるものです。特にDynamics 365のように、CRM/SFA並びに基幹システムを備えた統合アプリケーションはデータが蓄積されるほど日常業務に対するインパクトが大きくなります。そのデータを価値に変えることが現代社会には求められており「データが蓄積されない」という問題は企業にとってダメージと言えるのです。

では、なぜデータが蓄積されないのか?その理由は「ユーザーが入力しない」に他なりません。システムとデータはセットで利用されるものですが、多くのケースにおいてそれを入力するのは人です。その人に対してしっかりと入力しなさいと言うだけででは問題は解決されないことが一般的です。掘り下げて考えると次のような原因があるものと考えられます。

  • システムへの入力項目が多い
  • データを入力する時間がない
  • 何を入力すれがよいか分からない
  • そもそも使い方が分からない

これらの原因の1つ1つに対応しない限り、Dynamics 365を有効活用するためのデータが蓄積されることはありません。

ポイント②データが可視化されない

Dynamics 365のような統合アプリケーションは、そこに提供されている機能同士が連携することでビジネスプロセスを連携し、現状を可視化できるのが大きな強みです。しかしデータが可視化されていないがために現状を認識できずに、データ駆動の意思決定が下せない状況が多々あります。

その原因は、「必要なデータがシステムに取り込まれない仕様になっている」ことです。Dynamics 365を通じて蓄積されたデータは、Power BIなどのBIツールを通じて分析し、リアルタイムな可視化が実現できます。しかし肝心のデータが適切な場所に取り込まれなければ、可視化はもちろん分析も不可能です。

ポイント③蓄積されたデータが利用されない

ユーザーが努力して入力し、蓄積されたデータが利用されていない。そのようなケースも多々あります。データが利用されない理由は大まかに2つあります。1つは「データをどう活用したいのか明確でない」、そしてもう1つは「データの見方が分からない」です。Dynamics 365を通じたデータ活用は、その目的が明確でないと適切に活用できません。また、データの見方が分からないというのは単純なスキル不足、教育不足なので、それを補う必要があります。

Dynamics 365を改善に導く4つの方法

上記のような、Dynamics 365ユーザーが陥るポイントについてご紹介しました。これから提示する4つの改善方法によって、現状を大きく変えることができます。また、これからDynamics 365を導入する方はその改善点を意識しながらの導入を目指すことで、早期での運用安定が見込めます。

改善①業務フローの見直し

Dynamics 365ユーザーが前述したようなポイントに陥る大きな要因が、「業務フローとシステムが実態に即していない」ことです。Dynamics 365はフルスクラッチで開発するシステムとは異なるので、導入すれば一般的な業務の遂行は可能になります。しかし完全に自社にて適合する業務プロセスを実装するには多かれ少なかれカスタマイズが必要になります。まずは自社の業務フローを洗い出し、改善が必要であれば明確にしてDynamics 365で自社に即したカスタマイズを実施します。

改善②データ入力項目の精査

データの蓄積・可視化・利用を促すには、それぞれの活動において「本当に必要なデータ」を選定することが重要です。そのためにはデータ入力項目の精査を実施する必要があります。データというのは、とりあえずなんでも収集すれば良いわけではありません。しっかりと目的に沿ったデータを収集する必要があるため、入力項目は慎重に精査することが重要です。

改善③適切なトレーニング

データが可視化されていないと感じるケースでは、ユーザーのスキル不足が懸念されるので、適切なトレーニングを実施・受講しなければなりません。グラフやBIツールをどう使用すれば、どんなデータが可視化できるのか?また、そのために必要なデータとは何か?そうしたデータ可視化に関するトレーニングを積むことで入力精度も向上し、データの信頼性が担保されるようになるので様々な業務で信頼性の高いデータが活用できるようになります。

改善④データ利活用の促進

データ利活用に関するマニュアルを促進し、自社内においてデータをどう活用することが正しいのかをユーザーに示すことが大切です。マニュアルに沿ったトレーニングを実施すれば社内での利用を促進でき、ビジネスの最適化へとつながっていきます。

JBSのDynamics 365運用改善サービス

いかがでしょうか?JBSでは、Dynamics 365ユーザーが陥りがちなポイントを踏まえて、上記のような運用改善をサービスとして提供しています。アセスメントを実施して運用の現状を明らかにし、課題とその対応策を可視化します。さらに、施策の概算コストを提示して現実的な対応策と実施計画を進めていきます。Dynamics 365の運用にお悩みの際は、ぜひJBSまでご相談ください。

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