電子帳票システムとは?代表的な機能を紹介

 2020.10.22  BizApp チャンネル編集部

帳票の作成/管理/配信を電子的に行える電子帳票システムは、ニューノーマル(新常態)と呼ばれる時代のビジネスに欠かせないシステムの1つです。

皆さんの企業では帳票管理をどのように行なっていますでしょうか?

今まで一般的に帳票といえば紙でした。紙で管理する場合、増え続ける帳票を管理するのは苦労が多いだけでなく、必要な帳票を探し出すのに時間がかかり、日々の生産性を低下させることになります。電子帳票システムはそれらの課題を解決することを可能にします。電子帳票システムとは一体何なのか?本稿では代表的な機能をご紹介しながら、電子帳票システムについて解説していきます。

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電子帳票システムとは?

一口に電子帳票システムと言ってもその種類は様々であり、製品によって提供される機能も異なります。共通しているのは帳票の作成/管理/配信を全てシステム上で行えることです。

帳票の作成

ERPやCRM/SFAなど業務システム内のデータを取り込み、帳票に必要なデータをフォーマットへ自動的に割り当てて帳票を作成できます。また、データをエクセルに落とし込んで帳票を自動的に作成し、PDFや紙など任意の媒体に帳票を出力する製品もあります。

帳票の管理

帳票システムでの帳票管理は基本的にデジタルデータでの管理となり、システム上でいつでも目的の帳票を参照できる検索性があります。また、帳票データがクラウドに保管されればインフラの削減とコスト適正化にもつながります。

帳票の配信

帳票の配信はEメールだけでなく、帳票システム上での閲覧やコミュニケーション基盤(Microsoft 365など)と連携した配信も可能であり、今までのように紙の帳票を郵送する必要性は無くなります。

電子帳票システムが必要とされる理由は、帳票の作成/管理/配信にかかる手間、そして帳票を取り巻く業務負荷を大幅に削減するためです。従来の帳票業務では手作業によるところが大きく、作成等に時間がかかるだけでなくミスが起こる可能性も高いため手戻りが多く発生します。これらは日々の生産性を下げる大きな原因であり、特に日常的に帳票作成等にかかわる部門では深刻な課題です。

電子帳票システムなら帳票の作成/管理/配信の一部を自動化し、かつ帳票をデジタルデータとして管理できるため、従来の帳票業務にはない効率性を生み出せるのです。

一般的な電子帳票システムの代表的な機能

では、電子帳票システムに備わっている代表的な機能をご紹介します。

任意のメディアへ帳票を出力

帳票業務では作成する帳票の種類、帳票をやり取りする取引先によって媒体を変える必要があります。電子帳票システムでは一般的にPDF、エクセル、Word、HTMLなど異なるメディアへの出力が可能であり、任意の媒体で帳票業務が進められます。

業務システムからデータの取り込み

多くの場合、帳票を作成するために必要なデータは電子帳票システムへ入力する必要がありません。電子帳票システムの多くは手動での取り込みも可能としていますが、業務システムから自動的にデータを取り込み帳票作成の準備を整えます。

システム上からFAX・Eメール送信

電子帳票システムで作成した帳票は、システム上から直接送信できることが多いです。添付ファイルとしてEメールで送信することも、ダウンロード/閲覧URLをEメールで通知するのも可能です。また、製品によっては帳票を印刷してFAXで送信することなくFAX送信もできますし、郵送代行を承っているサービスなどもあります。

帳票の保存/分類/検索

電子帳票システムにて作成した帳票は全てデジタルデータとしてシステム上に保存できます。帳票の種類や取引先ごとに帳票を分類することもでき、かつ検索性が高いので目的の帳票をすぐに呼び出せると生産性は大きく向上します。また、その情報のメタデータを自動で取得するものも存在し、後の検索性を高めることに貢献します。

エクセル連携

多くのビジネスパーソンにとって使い慣れたツールであるエクセル、電子帳票システムがエクセルと連携して帳票作成をサポートする機能は日常的に大きな効果を生み出します。事前に登録したフォーマットにてボタン一つで帳票がエクセル化されると、その後の活用にも役立ちます。

以上が電子帳票システムの代表的な機能です。製品によって機能差はあるものの、多くの製品が以上のような機能を備えています。これらの機能をフルに活用することで、企業は様々なメリットを享受できます。

電子帳票システムのメリット

メリット1.ペーパーレス化の実現

帳票とは時間の経過とともに増え続けるものであり、次第にその管理状況は煩雑化します。また、量が多くなるにつれ保管スペースも必要になるためコストも増加する傾向になるでしょう。この問題を解消するのがペーパーレス化であり、電子帳票システムがその取り組みを大きく進める存在になるでしょう。ペーパーレス化が実現すれば帳票の検索性や共有性が向上し、業務負担が軽減されます。

メリット2.帳票一元管理による生産性向上

帳票を一元的に管理できるようになると、検索性・閲覧容易性が高まり企業の生産性は大幅に向上します。また、適切な権限のもと企業内で情報活用が促進し事業の発展へとつながります。

メリット3.法定帳票類のデジタルデータ化

2005年に「e-文書法」が施行され、帳票をデジタルデータとして保存するニーズが大きくなっていきます。これに伴い法律によって保存期間が定められている帳票の一部で、デジタルデータとして保存するのが認められるようになり、法定帳票類の管理が以前よりも簡単になっています。

メリット4.環境問題への取り組み

環境問題への取り組みは企業にとって至上命題であり、社会的な信用を得るために欠かせない経営活動です。しかし、具体的にどう取り組めばよいかがわからない企業も多いでしょう。電子帳票システムによるペーパーレス化は、紙の使用量を削減することで環境問題への取り組みを加速します。

メリット5.BCP(事業継続計画)

企業は、自然災害などの脅威をあらかじめ想定しておく必要があります。特に日本国内では自然災害によって事業継続が困難になる可能性が大いにあります。その際に欠かせないのがBCPであり、様々な脅威が発生しても事業継続できるよう、計画と対策を実行します。電子帳票システムは帳票をデジタルデータとして保管するので、紙の管理よりもBCP対策しやすい特徴があります。

EXCEL帳票作成ツールで帳票業務を効率化

Microsoftが提供する統合ビジネスアプリケーションのDynamics 365はクラウド上で様々なビジネスを遂行できます。そして、Dynamics 365のExcel帳票ツールとして利用が多いのがソースリンク社の製品「SLERT(スラート)」です。どう製品はDynamics 365と連携し、エクセルからDynamics 365にデータを取りにいき、エクセルにロードして、エクセルでフォーマッティングしたシートにデータを入れて帳票を作成できます。それからPDFとして出力することも、印刷することも可能です。Dynamics 365を導入の上で効率的な電子帳票システムを求める場合は、ソースリンクのEXCEL帳票作成ツールをぜひご検討ください。

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