営業管理はExcel?SFA?メリット・デメリットを解説

 2020.06.01  BizApp チャンネル編集部

営業管理とは、営業活動にかかわるあらゆる情報を記録・可視化・共有することで、体系立てた営業プロセスを実施したり、組織的な営業戦略を推進したりするための取り組みです。必ずしも営業マンを上司が管理するための取り組みではありません。

この営業管理、Excelで行うべきか?SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)で行うべきか?皆さんはどちらが良いと思いますか?本記事ではその選択のヒントとなるよう、ExcelとSFAで行う営業管理のメリットとデメリットをご紹介します。

営業管理はExcel?SFA?メリット・デメリットを解説

そもそも営業管理はなぜ必要なのか?

営業管理とは、営業活動におけるあらゆる情報を記録・可視化・共有し、それらの情報を分析した上で営業プロセスを最適化するための取り組みです。平たく言えば、顧客との最初のコンタクトから受注に至るまでのプロセスを、数字的に表し、それらの情報をもとにしながら効率的な営業活動を目指すことです。

例えば、営業マンごとの受注数や売上実績しか把握していない状況は、営業管理ができているとは言えません。大切なのは、営業マンごとのどのような営業活動を実施し、案件ごとの情報を整理して、受注・失注の要因分析を行ったりしながら今後の戦略や修正ポイントを明確にしながら受注率の向上を目指すことです。

営業管理を実施していると、フォーキャストは?どの段階でどれくらいの数値目標を達成すべきか?売上が上がらない原因は何か?などを具体的に表すことができます。

スタートからゴールまでの中間距離がまったく分からない状態で走り出すのではなく、ゴールまでの道筋をしっかりと立てて、途中のマイルストンを設定しながら走り出す方が効率的にゴールを目指せます。営業管理を実施するということは、このように営業行為を体系立てて物事を進めていくことと言えます。

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営業管理でExcelを使うメリットとデメリット

営業管理を実施するにあたり、真っ先に思い浮かべるツールがExcelかもしれません。ほとんどの企業は標準的にExcelを使っていますし、さまざまな資料や帳簿書類を作成していることでしょう。Office の契約さえしていれば追加料金も要らないので、Excelは大変優れたツールだと言えます。では、Excelで営業管理を実施する場合のメリットとデメリットは何でしょうか?

メリット

Excel最大のメリットは、誰でも扱えることと言えるでしょう。ちょっとした操作さえ知っていれば、すぐにでも営業管理を実施できます。稟議を通すこともないので取り組み開始までの手間も少ないでしょう。

もう1つのメリットは、シートを営業マンごとの管理スタイルに合わせられることです。SFAによる営業管理では標準化された機能を皆が同じように使用するので、それに抵抗を示す営業マンも少なくありません。

デメリット

では、Excelのデメリットとは何でしょうか?まず、Excelによる営業管理で難しいのが入力内容の変更履歴を追うことです。たとえ営業管理用シートをファイルサーバーで管理していても、次第に複数のバージョンが保存されるようになります。そうなると、どの営業管理用シートが最新なのか分からなくなってしまい、最終的にはバージョン管理が非常に複雑化します。

データが相互に紐づかれないというのも大きなデメリットです。営業マンごとに管理されている顧客情報や案件情報はそれぞれの営業管理用シートで独立して管理されているため、データの相互連携が取れずに、営業活動にかかわる情報を統合的に管理することが難しくなります。

また、バックエンドのシステムとの連携性が弱いこともデメリットの一つです。例えば受注や請求処理などは別システムで管理されているため人手を介した連携が必要不可欠であり結果として生産性が低下する可能性があります。

営業管理のSFAを使うメリットとデメリット

そもそも、SFAは営業管理等を効率的に実施するためのシステムなので、Excelに比べると営業管理における情報管理上の問題はあまり起きません。では、具体的にどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか?

メリット

SFAを導入して営業管理を行う最大のメリットは、システムに入力した顧客情報・案件情報のすべてが自動的に紐づけられ、営業部署全体で情報資産として統合的に管理でき、なおかつデータ連携の手間がかからないことです。Excelでは営業マンごとに営業管理用シートを作成し、そこに顧客情報・案件情報を記録します。一方、SFAでは皆が同じシステムに情報を記録するため、営業マンごとに別々の情報を入力しても、必要とあればシステムが自動的にデータ連携を行ってくれます。

これに付随した大きなメリットが、顧客分析・案件分析の自動化とレポーティング機能によるかんたんなレポート作成です。SFAに蓄積された情報と各種分析機能を使えば、営業管理に必要な分析業務を効率良く行うことができます。さらに、その後のレポート作成もシステム上で行うので、営業意思決定に必要な判断材料を素早く集めることができるというわけです。

また、SFAで管理する項目はユーザー企業が自由にカスタマイズできるので、営業部署や担当商品等に合わせて柔軟にシステムを構成できます。そして、Microsoft DynamicsなどのSFAではERPなどとの連携がされているので受発注管理や請求処理など全てが連携して動作するため企業の生産性向上が見込めます。

デメリット

SFAのデメリットは、実用段階に入るまでの時間がかかることと、導入後定着せずに失敗する可能性があることです。SFAは顧客情報・案件情報ありきのシステムなので、必要な情報が揃っていないとその機能をフル活用できません。

また、SFA導入においてシステム化に抵抗を示す営業マンも少なくありません。入力負担が増えるのではないか?自身の営業ノウハウが共有されてしまうのではないか?上司に全部の情報がバレてしまう、などの不安からシステム化はあまり好まれない傾向にあります。

SFA導入には事前の対策がとても大切!

SFAを導入し、円滑に営業管理を行えれば確実に営業活動の生産性や売上へ貢献できます。問題は、如何にSFA導入を成功へと導くか?です。難しい問題のように感じますが、幸いにも長年蓄積されたSFA導入事例やノウハウにより、成功パターンと失敗パターンがハッキリ分けられており、環境ごとの生じやすい課題も明確です。

従って、ユーザー企業は自社の営業環境におけるSFA導入課題を十分に理解した上で、それらを解決するために事前の対策を立てることが非常に大切です。営業マンに対して、SFAを導入する理由や意義、営業マン自身にとってのメリットなどを説明して理解を得ることもその中の1つだと言えます。

では、自社の営業環境における課題を発見したり、成功パターンや失敗パターンを把握したりしてSFA導入を成功させるにはどうすればよいのでしょうか?そこで重要なのが実績豊富かつ信頼のおける導入パートナーです。多くの導入パートナーでは、導入におけるノウハウを持っています。各導入パートナーの実績を確認した上で、実際に担当者とコンタクトを取ったり、社内で十分に稟議したりした上で信頼できる導入パートナーを選びましょう。

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