自社サービスやマーケティング活動におけるメールマガジン等に登録している会員情報を管理するのに、今でもExcelを使用していないでしょうか？ExcelなどのOfficeアプリは従業員ごとに購入して当たり前の時代なので、Excelを使用することで特別コストをかけずに会員管理が出来ている気がしますし、使い慣れたツールなので会員情報を管理するのに最適と考える担当者の方は多いかと思います。
しかしExcelには限界があります。そもそも大量の情報を管理するためのデータベースアプリではないため、会員情報が蓄積するほど動作は重くなりますし、マクロの実行回数も多くなるのでExcelそのものがストップしてしまうというケースも少なくありません。また、ファイルが属人化することによるデメリットやセキュリティの問題などもあるでしょう。
この問題を回避するために一部の会員情報を別のExcelシートに登録するようになると、会員情報の分断化が起きてしまい、管理にかかる手間とコストは増大していきます。こうした問題に覚えがあるという方は、ぜひ本稿を読み進めてください。
Excelでは限界に到達した会員管理を、会員管理システムへ移行するとどうなるのか？その点についてご紹介します。
Excelの限界とは？
多くの企業が会員管理にExcelを使用する理由はいくつかあります。
Excelで会員管理を行うメリット
① 情報のデータベース化
Excelは表計算アプリなので、会員情報を表形式で管理でき、見やすく、分かりやすく会員情報を整理できます。
② 情報のフィルタリング
フィルタ機能を使用して必要な情報をだけを検索し、会員情報について素早く知ることができます。
③ 重複した情報を警告
条件付き書式にあるセルの強調表示ルールにて、重複する値を選択するとデータに重複があった場合に色を変更できます。常に重複する情報を表示すれば入力ミスを防げます。
④ 選択形式の情報入力
セルに入力する情報をプルダウンで設定できる機能を使用すれば、入力内容が決まっている項目に関しては選択形式で情報入力し、余計な情報が入らないように管理できます。
以上のように、Excelで会員管理を行うメリットだけに焦点を当てると、Excelはピッタリなアプリだと感じることでしょう。しかし前述のように、Excelには限界があり、それが会員管理をより複雑にしてしまっているのです。
Excelの限界
①情報にリアルタイム性が無い
会員が何らかのアクションを起こしたり、営業が接触を取ったりした際にはそこで得た情報を素早く入力するのが会員管理の鉄則です。しかしExcelでは情報を入力するのに時間がかかります。共有フォルダにアクセスしてファイルを開くにはそれなりに手間と時間がかかりますし、だからといってローカル環境に保存していくわけにもいきません。外出先からはVPN（Virtual Private Network：仮想プライベート回線）経由でファイルサーバーにアクセスすることもできますが、構築に手間とコストがかかりますし、セキュリティ面での問題も浮き彫りになります。
②更新履歴が残らない
Wordとは違い、Excelには更新履歴を管理する機能がありません。これまでどのような更新がされたかは手動で記録するほかなく、相当な手間がかかります。ファイルの更新ごとに新しいExcelシートを作成しては、次第にファイルサーバー容量を圧迫していきます。
③ファイルが消えると情報も消える
Excelで作成した会員管理のためのファイルは、何らかの形で定期的にバックアップを取る必要があります。リアルタイムなバックアップはできません。最低でも1日1回の頻度で、バックアップ作業が必要になります。ファイルが何らかの理由で壊れた場合は、前回のバックアップから入力したデータは消失します。
④会員情報を簡単に複製できる
Excelで作成するファイルは何ら変哲のないWindowsファイルです。従業員は会員管理のために作成したファイルを簡単に複製できますし、それをUSB等に移行して持ち歩くことも簡単です。作業効率を上げるためには会員管理ファイルを無断で持ち出す従業員がいるかもしれませんし、最悪の場合は従業員自身が情報漏えいの片棒を担ぐこともあります。
いかがでしょうか？こうしてExcelの限界について整理すると、Excelで会員管理するメリットを簡単に打ち消してしまいます。Excelの限界を知ってもなお、皆さんは大切な会員情報をExcelで管理しようと考えるでしょうか？
会員管理システムに移行するとどうなる？
これまでExcelで会員管理を実施してきた企業が、会員管理システムを導入し、管理基盤を移行するとどうなるのか？その利点を整理していきます。
①SaaS型ならリアルタイムな情報入力に対応できる
SaaS（Software as a Service）とは、インターネット経由で提供されるソフトウェアのことです。クラウドサービスとも呼ばれます。SaaS型の会員管理システムを導入すると、インターネット経由で簡単に情報入力ができるため、外出先からもいつでもリアルタイムに情報を入力できます。Webサイトと連携してデジタル上の行動を自動的に記録することも可能です。
②更新履歴がしっかり残るから安心
会員管理システムで情報管理を行うことで、変更履歴がしっかりと記録されます。間違えた情報を入力してしまった際も、即座に情報を変更したり、過去の情報を参考にしたりと、さまざまな活動が行えるでしょう。記録も自動で行われるので手間がありません。
③自動バックアップ機能で情報が消失しない
会員管理システムのバックアップ機能を使用すれば、接続しているストレージやSaaS型ストレージサービス等に、会員情報を自動的にバックアップできます。バックアップするタイミングも独自に設定できるため、システムパフォーマンスを考慮した運用が可能です。
④ユーザー権限設定でセキュリティを強化する
会員管理システムで管理している会員情報は簡単には複製できません。管理者はユーザーごとに権限を設定することで、情報の閲覧のみや編集まで行えるなど柔軟にセキュリティ環境を構築できます。特に重要な情報に関しては限られたユーザーしかアクセスできないようにすることで、内部不正の抑止効果があります。
⑤情報入力から分析までを自動化できる
一部の会員管理システムはBI（Business Intelligence：ビジネスインテリジェンス）ツールと連携するか、システム自体が持つ分析機能によって情報入力から分析までを自動化し、蓄積した会員情報からさまざまなインサイト（洞察）を得られます。
⑥会員の行動が手に取るようにわかる
会員情報の分析を常に行うことで、企業は会員の行動が手に取るようにわかるようになり、それに応じたセールス施策やマーケティング施策を展開できるため、効率良くビジネスを拡大できます。
以上が会員管理をExcelから会員管理システムへ移行した場合のメリットです。実際に運用すると、もっとたくさんのメリットを実感できますので、この機会に管理基盤の移行を検討してみてはいかがでしょうか？
