帳票の管理は経営においてとても重要な事柄です。決算への対応、コンプライアンス維持、情報ガバナンス、さらに多くの帳票をデジタル化することで業務効率を上げ、労働生産性向上にも寄与します。
ここでご紹介するのは、そんな帳票の種類と保存期間についてです。帳票といっても具体的にどのような資料を指すものなのか？その定義について知らない方も多いでしょう。この機会に帳票の意味をしっかりと理解し、日頃のビジネスに役立てていただければと思います。
帳票とは？
経営関連書類はたくさんあります。その中心となるのが取引や会計に関する記録であり、それらは「帳簿」や「伝票」などと呼ばれています。帳票とはつまりそれら経営関連書類の総称であり、帳簿と伝票を掛け合わせた言葉だと言えます。さらに、帳簿と伝票にもそれぞれ種類があり、経営の記録そのものです。
帳簿の種類
帳簿とは伝票を記録した後に、お金の流れ全体等を管理するための元帳のことです。会計では仕分けのルールに沿って仕訳帳を作成し、さらに会社全体の会計を管理する総勘定元帳に記録します。それ以外にも現預金出納帳、固定資産台帳などがあります。
- 総勘定元帳…仕訳帳をベースにしながら経費等を勘定科目ごとに分類した帳簿です。
- 仕訳帳…勘定科目に沿って取引を借方と貸方に分けていく帳簿です。
- 現金出納帳…現金の動きをまとめた帳簿です。
- 預金出納帳…口座上の預金の流れをまとめた帳簿です。
- 仕入先元帳…仕入先ごとの取引（買掛金）を管理する帳簿です。
- 得意先元帳…得意先ごとの取引（売掛金）を管理する帳簿です。
- 固定資産台帳…減価償却が必要な固定資産税についてまとめた帳簿です。
伝票の種類
伝票とは主に入出金の記録を管理するために用いる帳票です。いわば取引ごとの記録なので、上述した帳簿の証拠書類となるようなものでもあります。売上伝票や仕入れ伝票、その他には取引の証拠となる証憑類も伝票の一種だと言えます。
- 売上伝票…日々の売上に関する情報を記録した伝票です。
- 仕入伝票…日々の仕入れに関する情報を記録した伝票です。
- 入出金伝票…現金等の入出金についてまとめた伝票です。
- 経費精算伝票…社内の経費生産についてまとめた伝票です。
証憑類に分類されるもの
- 領収書
- レシート
- 見積書
- 納品書 など
帳票の保存期間
以上の伝票について、皆さんはどれくらい保存すれば良いものと考えていますか？または、実際にどれくらいの期間を目安に保存していますか？実は、各種帳票類は会社法と法人税法という2つの法律から具体的な保存期間が定められており、義務化されています。帳票を一定期間保存することは会社の重要な義務なので、この機会に知っておきましょう。
10年間の保存期間を要する帳票
- 計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表など）
- 会計帳簿および事業に関する重要書類（総勘定元帳､各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳､株式名義書換簿､配当簿、印鑑簿など）
7年間の保存期間を要する帳票
- 取引に関する帳簿（仕訳帳､現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など）※証憑書類のうち取引に関する事項（法人税法施行規則の別表22に定める記載事項の全部または一部）を帳簿に記載することに代えて、記載されている書類を整理保存している場合の書類を含む
- 決算に関して作成された書類（上に挙げた、会社法で10年保存が義務づけられている書類以外）
- 現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など）
- 現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など
- 有価証券の取引に際して作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など
- 取引証憑書類（請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など）
- 電子取引の取引情報に係る電磁的記録（取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録）
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書､保険料控除申告書
- 給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書
- 源泉徴収簿（賃金台帳）
- 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等（５年経週後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存）
- 資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿
5年間の保存期間を要する帳票
- 監査報告 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を３年保存）（監査役設置会社等の場合）
- 会計監査報告 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を３年保存）（会計監査人設株主総会の１週間（取締役会設置会社は２週間）前の日置会社の場合）
- 会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告 （会計参与設置会社の場合｡会計参与が定めた場所に備置き）
- 金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書、非課税貯蓄限度額変更申告書、非課税貯蓄異動申告書、非課税貯蓄勤務先異動申告書、非課税貯蓄廃止申告書などの写し
- 金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し
- 金融機関等が保存する退職等に関する通知書
このように、会社の取引や会計を記録するための帳票は最低でも5年間の保存が義務として課せられています。細かい話をしますと取引証憑書類（請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など）に関しては、法人ならば7年間の保存が義務付けられていますが個人事業主ならが5年間の保存期間と定められています。また、欠損金が生じた事業年度については法人税法上の観点から9年間の保存期間が求められます。
帳票のデジタル化について
法律によって保存期間が定められている帳票の数は相当なものになるので、それらを長期間管理するだけで大きなスペースが必要です。緊急性は低いとはいえいつ必要になるかもわかりません。だからこそ企業は、帳票の管理方法について十分に検討しなければいけません。
近年では帳票のデジタル化保存が認められるようになり、企業が日々作成する帳票をデータとして管理することができます。それならば物理的なスペースは不要ですし、必要な時は検索するだけで即座に帳票を閲覧することができます。
帳票のデジタル化はいわば企業にとって大きな労働生産性を手にすることに等しいため、積極的に検討していくべき事柄でしょう。自社にとって最適な帳票の保管方法とは何か？この機会に、改めて熟考してみてはいかがでしょうか。
