SFA（Sales Force Automation）は営業で管理している顧客情報や活動情報を可視化し、営業活動の効率化と生産性を確保しつつ、広範囲な顧客情報を資産として管理するためのシステムです。数年前からSFAは営業部門の効率的な運用や実績向上に欠かせないシステムとして認識されており、現在では大企業だけではなく中小企業でも導入が広がっています。
しかし、SFAは結局何ができるシステムなのか？と疑問を持っている方も多いかと思います。本稿ではSFAの具体的な機能について解説しつつ、SFAの全容をお伝えします。
SFAに不可欠な中心的機能
SFAは日本語で「営業支援システム」と呼ばれます。そのSFAにとって不可欠な機能はやはり、営業活動の中核となる要素を含んでいます。1つ1つ、どのような機能を提供しているのか確認していきましょう。
機能1. 顧客情報管理
まずSFAの中心になる機能が顧客情報を管理するための機能です。SFAを見れば、顧客ごとの社名、所在地、電話番号、規模、決裁者、担当者、各人の役職などを瞬時に確認することができます。SFAによってはいただいた名刺をスキャンして、情報を自動的に登録できるものもあります。
Excel等で顧客情報を管理するのと決定的に異なる点は、営業部全体で同じ顧客情報を管理できることです。多くの営業担当者は他者と顧客情報を共有することを嫌いますが（顧客を取られまいとするため）、実際は情報伝達不足による失態を防ぐことができるため、顧客情報は営業部内で絶対的に管理すべきです（他の営業担当者が抱える顧客を横取りしないという前提で）。
さらに、SFAで顧客情報管理を徹底していると、「名寄せ機能」によって同一人物が複数人存在するようなケースを防ぐこともできますし、顧客情報に関するトラブルが激減します。
機能2. 案件情報管理
案件情報管理は、リード（見込み客）にアプローチをかけて受注に繋げる前の過程を管理するための機能であり、具体的な管理項目としては営業先リード情報・担当者・提案商品及びサービス・営業フェーズ（進捗）・受注見込（確度・ランク）・受注予定日・受注見込額などです。
誰のための機能かというと、主に営業マネージャーが各営業担当者の案件状況を確認するためにあります。営業部によくある「営業日報」は、確認が機械的になりがちで営業マネージャーが効果的なアドバイスを出しにくいというデメリットがあります。
一方、SFAに案件情報が管理されている営業マネージャーは任意のタイミングで案件状況を確認し、各営業担当者にアドバイスを出すことが可能なので、営業実績アップに直結する機能です。
機能3. 商談内容管理
商談内容管理は過去の商談履歴・商談の目的・商談担当者・商談時間・提案書・決済書・提案金額・商談進捗・顧客の課題などの情報を管理するための機能であり、次のアクションを決めるために欠かせないものです。案件情報管理と混同されがちですが、案件と商談は区別して管理されます。
商談内容を見れば、商談1件ごとの経緯や進捗を把握でき、過去のケーススタディを掘り起こすことで効率良く営業活動を進めていくこともできます。トップの営業担当者が蓄積している商談情報をまとめて共有すれば、営業部全体の底上げにも繋がるでしょう。
機能4. 営業活動管理
営業活動の数や頻度に比例して、その営業担当者の実績が増します。テレアポのコンタクト数・アポイント件数・訪問件数・提案商材数・成約率・受注率など営業活動に関する情報を管理することは、営業担当者各人の評価にも大切です。
営業は「顧客とのコミュニケーション」というコアタイムが増えるほど実績が高くなる傾向にあるため、営業活動情報を管理することにより、営業担当者ごとの問題や課題、長所などを見つけてより効率的にトップ営業担当者に近づくことができます。
機能5. 売上予測・予実管理
営業担当者ごとの売上着地予測、部署ごとの売上、顧客別・商品別・サービス別などさまざまな角度から売上情報を把握するのが売上予測機能です。さらに、予測と実績を管理するための予実管理があることで、差異分析も行えて売上予測精度を次第に高めていくことができます。
営業マネージャーは制度の高い売上予測を確認しながら、状況を見て受注見込の高い案件に注力したり、人員配置を考えたり、常に先を考えた営業マネジメントを実行することができます。
SFAに搭載されていると便利な機能
SFAによっては、上記の基本的な機能の他の便利な機能を備えています。ここではその一部をご紹介します。
機能6. スケジュール管理
朝礼等で各営業担当者のスケジュールを確認するよりも、SFA上で各営業担当者のスケジュールを確認できる方が効率的ですし、時間を無駄にしません。スケジュール管理機能が搭載されていれば、営業部全体のスケジュールを全員で共有でき、状況に応じた行動がとれるようになります。営業マネージャーはスケジュール情報から、当月の売上予測等を立てることも可能です。
機能7. タスク管理
場当たり的な営業活動を繰り返しても、営業実績を最大化することは到底できません。大切なのは各営業担当者が自分のタスクを管理し、今何をすべきか？をハッキリとさせることです。それに加えて、営業全体としてのタスクをバランス良く割り振り、業務負荷の平準化なども実現できます。
機能8. アクションアラート
アクションアラート機能を備えているSFAは少なくありません。これは、日々の営業活動情報や商談情報等をSFAに記録していくことで、次の適切なアクションのタイミングを知らせてくれるという機能です。リードには常に最適なタイミングで次のアクションを実行することが必要であり、アクションアラート機能はそれを知らせてくれます。
機能9. 日報等のレポート
最近では日報業務を廃止する企業も増えていますが、日報や週報といったレポート作業は使い方によって情報管理を促進させます。多くの企業は日本の伝統的習慣に対応するために日報等のレポート機能を備えており、かつ日報作成を効率良く行うための工夫がされています。
機能10. 見積書・承認フロー
SFAによっては見積書を作成するための機能と、作成した見積書を承認フローに回すための機能が備わっています。商談から見積り作成は素早いほど受注率は高くなり、SFAでそれを実現できます。
機能11. 情報集計・分析レポート
一部の高度なSFAは情報を集計し、自動的に分析とレポートを実行する機能が備わっています。多くの場合はBI（Business Intelligence）を搭載しており、様々な切り口からの情報集計・分析レポートが可能です。
機能12. スマートフォン対応
クラウドサービスとして提供されているSAFの多くはスマートフォンからの利用に対応しており、外出先からSAFを操作して案件情報管理や商談内容管理を行ったり、移動中に日報等を作成したりすることもできます。また、スマートフォン対応では承認フローが回りやすくなり、より早く見積書等を顧客に提出することができます。
SFAを検討しよう！
いかがでしょうか？本稿で紹介した機能以外にも、独自の機能を提供するSFAは多く、それぞれに異なる特徴があります。この機会にSFAの導入を検討し、自社にとって最適なSFAを見つけましょう！
「CRMとSFAの違いを解説！」の記事で詳しく調べてみましょう！
