帳票作成効率化のためのツールは多種多様に存在し、一体どれを選べてよいのか？と迷ってしまう企業も多いでしょう。また、近年ではクラウド型ツールも数多く提供されており、自社環境に最適な導入形態について考えなくてはいけません。そこで本記事では、帳票ツールの選び方について9つのポイントでご紹介します。各ポイントを押さえ、ぜひ自社に最適な帳票作成ツールをお選びください。
帳票作成ツールの選び方9つのポイント
ポイント1. データの取得方法
まず重要な選定ポイントは、帳票作成ツールのデータ取得方法です。データソースにどのように接続し、どのようにデータを抽出するのか？RDBMS、NoSQL、多次元データベース、近年主流となっているクラウド型データベースなど多様なデータベースに接続できることが、利便性の高い帳票作成ツールの第一歩です。
帳票作成ツール側にSQLを生成するGUI（Graphical User Interface：グラフィカル・ユーザー・インターフェース）があれば、SQL文を苦労なく記述でき、データセットを効率的に作成できます。また、Excel、XML、Txtなどのファイルがデータソースになる場合は、スムーズにインポート・抽出できるのも選定時の重要なポイントです。
ポイント2. イメージ通りのレイアウト設計
現在、多くの帳票作成ツールが帳票のレイアウトを編集するための専用GUIツールを備えています。ただし、帳票をイメージ通りに設計できるかどうかは、ツールごとの機能に大きく依存するでしょう。柔軟性の高いレイアウト調整、データセットとの紐づけ、画像の配置、スタイルの編集、集計方式などはレイアウト設計の効率化に欠かせません。
非エンジニアはExcelで帳票を作成することに慣れているため、ノンプログラミングでExcelのように関数や行列の挿入、セルの結合などが行える帳票作成ツールを選択すると、学習コストを低く保つことができます。
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ポイント3. グラフの種類と表現力
最近の帳票作成ツールは単なる帳票のレイアウト設計に特化したツールではなく、データソースからグラフやチャートなどを動的に作成する機能も備わっています。ただし、帳票作成ツールによってグラフの種類や表現力は異なるため、どんなグラフが作成できるかも選定時の1つのポイントになります。
円グラフ、折れ線グラフ、棒グラフといった基本的なものはもちろん、散布図やドーナツ、漏斗チャート、ツリーマップ、ガントチャートパレート図なども必須の要素でしょう。また、クラウド型帳票作成ツールなら簡単な集計やチャートの切り替えなど、柔軟性の高い表現が可能ならば帳票の活用シーンも広がります。
ポイント4. 帳票の出力と配布
帳票作成ツールを比較する際は、帳票の出力と配布の容易さにも着目しましょう。業務に応じて帳票をPDF、Excel、Word、イメージなど多様なファイルで出力することがあります。希望するフォーマットで出力できるかどうか、出力用のモジュールが必要かどうかなどは、各帳票作成ツールが提供する情報を参考にしながら見極めましょう。
帳票を配布する際には権限を付与した部署やメンバーなどに、自動的に一斉送信されるような機能が備わっていればセキュリティリスクを低減し、業務効率を大幅に向上できます。
ポイント5. 帳票の表示と閲覧
スマートフォンやタブレットがビジネスで活用されるようになってから、帳票の利用シーンが拡大しています。このため、帳票作成ツールのモバイルデバイス上での利便性に着目する企業も少なくありません。
最近の帳票作成ツールは専用のビューアーやプラグイン不要で、オンラインで帳票を表示し、さまざまなデバイスから閲覧できるものが増えています。その中でも、画面自動調整機能を持っているかなど、デバイスごとに表示が最適化される機能に着目しましょう。帳票の表示と閲覧が色々なデバイスで可能になっても、帳票が見づらくては業務効率が向上しません。
ポイント6. 導入にかかるコスト
帳票作成ツールには1日で導入が完了する製品もあれば、大規模な開発を伴う製品もあります。このため製品によって導入にかかるコストが大きく異なり、場合によっては予算的に導入不可なものもあるでしょう。
特にクラウド型とオンプレミス型とでは導入コストに大きな差異があり、クラウド型の初期投資が少ないのに対しオンプレミス型はサーバー調達・設置など導入に多大なコストがかかる可能性があります。
また、帳票作成ツール導入時に接続のセットアップと複雑なネットワーク設定が必要な製品もあるため、表面的なコストだけでなく導入にかかる手間や時間も考慮したコスト試算を行うことが大切です。
ポイント7. 運用にかかるコスト
導入コストはもちろん、運用にかかるコストについても着目しましょう。クラウド型の場合、利用するプランや規模、ユーザー数や出力する帳票数などによって料金が変動します。ただし、利用した分の従量課金制のため、運用コストが固定化するのが大きな利点です。
一方、オンプレミス型は運用コストがかからないようにも思えますが、システムの保守運用にかかる人件費やサーバーの光熱費などが運用コストとして加算されます。重要なのは、1ヵ月単位ではなく数年単位でトータルの運用コストを試算し、比較することです。
ポイント8. カスタマーサポート・保守サービス
帳票作成ツールを運用するにあたって生じた疑問やトラブルに関しては、ベンダーのカスタマーサポートや保守サービスによって解決します。そのため、カスタマーサポートや保守サービスがそれくらい充実しているかにより、製品の利用価値が決まるとも言えます。
また、帳票作成ツールの問題点修正や修正パッチの提供、または製品のアップグレードなどの保守サービスがどのようなサイクルで行われるかが運用計画に影響するので、事前に確認しておきましょう。
ポイント9. トライアル期間
多くの帳票作成ツールは無料で試用できるトライアル期間を設けています。期間内で帳票作成ツールを活用し、実際の効果を測定します。しかし、トライアル期間が短いと検討に十分な時間を費やせないため、できる限りトライアル期間が長い製品を選択して、じっくりと効果測定できるように心がけましょう。
帳票作成ツールを選ぶ前に、自社環境のアセスメントを
いかがでしょうか？帳票作成ツールを選ぶ際は多くのポイントがあり、それらを押さえることで正確な選定が行えるようになります。ただし、帳票作成ツールを選ぶ前には自社環境のアセスメント（事前評価）が欠かせません。現在のシステム環境は帳票の種類や、1日の作成量、管理すべき帳票類などを事前に評価した上で、現状課題を抽出し、その解決に効くような帳票作成ツールを選べるようにします。アセスメントの質で帳票作成ツール選定の成否が決まると言っても過言ではないので、事前評価を十分に行った上で帳票作成ツール選びに取り組んでいただけたらと思います。
