無駄の多いワークフローを電子化で効率アップする手法とは

 2022.10.24  BizApp チャンネル編集部

事業におけるワークフローは毎日のように繰り返されるものであるため、気づかないうちに無駄が積み重なって非効率的な状態になっていることも多いものです。
特に古い習慣をそのままワークフローとして使用している場合には、意外な要因がボトルネックとなって効率的な業務を阻害しているかもしれません。
そこでこちらでは、無駄の多いワークフローの要因と、電子化をはじめとした最適化の方法を紹介します。

無駄の多いワークフローを電子化で効率アップする手法とは

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【非電子化】無駄の多いワークフローが発生する要因

事業のなかで習慣化しているワークフローには、業務スピードの遅延や非効率化を生み出す要因が隠れていることがあります。
業務プロセスレベルでのボトルネック(全体に影響する問題部分)をそのままにしていると、慢性的に事業が停滞して結果的に大きな損失を被る可能性があるでしょう。

また無駄の多いワークフローの要因を特定することは、業務の効率化や生産性向上につながるだけでなく、今後の再発防止を促せます。
可能な限りボトルネックになっている部分や原因は分析して、「なぜそうなったのか」「繰り返さないためにはどうするべきか」を明確にするのがポイントです。

以下からは、具体的にどのような要因がワークフローにおいてボトルネックになり得るのかを解説します。

属人化している

ワークフローの業務に無駄が発生する要因のひとつが、特定の人物への属人化です。
業務の一部もしくは全体が、特定の人材の能力に依存している状態だと、その人がいないとき(休日や出社前後など)には業務がスムーズに回らなくなってしまいます。
最悪の場合、属人化している業務の担当者が退職するようなことがあれば、ワークフローの崩壊にもつながりかねません。
業務のコツや効率的なプロセスを特定の個人だけが知っている状態は、事業におけるリスクを高めることになるでしょう。
属人化を避けるためにも業務のワークフローに関係する情報は全体で共有し、全員が同じレベルで仕事ができる環境を構築することが望ましいです。

業務の標準化が進んでいない

業務の量や難易度が標準化できていない場合にも、スムーズなワークフローが阻害されることがあります。特定の部署・部門・個人に業務が集中してしまい、業務内容の難易度や業務量に差が生まれると、ワークフローのバランスが崩れてしまうでしょう。

例えば標準化ができていないと、「忙しい部署」と「暇な部署」が生まれてしまいます。
それは部署間の連携不足や歪み合いの原因になり、事業を停滞させる可能性につながります。
標準化を進めるためにもワークフローの内容を可視化して、業務のバランスが取れていない部分を明確にすることが重要です。

適切な人員配置や作業分配ができていない

人員配置や作業分配が適切にできていない状態も、無駄なワークフローになっている可能性があります。例えば社員の適性に合っていない仕事を振り分けている場合、無駄に業務完了まで時間がかかってしまいます。「A」という業務が得意な社員に「B」の業務を任せることは、事業における損失です。

また、簡単な業務に人員が偏ってしまい、人手が必要な仕事に人員が割けなくなってしまうような状態も、ワークフローのボトルネックになり得るのです。
その場合管理者はワークフロー全体を可視化し、社員それぞれの適性や業務ごとの必要人数を見直し、再配置・再分配を行う必要があります。

ワークフローを改善し業務を最適化するための手順・方法

ワークフローを改善して業務を最適化させることは、生産性の向上および職場環境の有効活用につながります。例えばワークフローをいかに上手くマニュアル化しても、それを具体的な業務改善のために活用できなければ効果が最大まで引き出せません。事業の基本であるワークフローを改善することが、業務を最適な状態に保つ結果になるのです
以下からは、具体的なワークフローの改善手順や方法について解説します。

業務を一つひとつ点検する

ワークフローの改善には、まず業務を一つひとつ全て点検する必要があります。
点検して無駄と思われる部分を洗い出し、内容によってやり方の改善や削除などの対処を行います。無駄だと判断した部分はただ排除するのではなく、「なぜ無駄なのか」を分析し、類似した部分を再度点検して見落としをなくすのもポイントです。

また、一方的にワークフローの点検を行うのではなく、実際に業務を担当している人たちにヒアリングを行うのも重要です。業務を体験しているからこそ無駄な要素が分かるケースも多いので、時間を作って従業員との話し合いを行ってみましょう。

点検で見つかった課題にゴールを設定する

先の手順で見つけたワークフローの課題に対してゴールを設定し、それを目標に具体的な施策を提案します。ゴールが明確になれば、現状の業務に何が足りないのか、逆に何が余計なのかが分かりやすくなるでしょう。目標を持ってワークフローの改善に臨めれば、モチベーションの向上や改善にかけるスケジュールの決定などにつなげられます。

また、点検によって複数の課題が見つかった場合には、それぞれにゴールを設定するだけでなく、優先順位をつけてどの課題から手をつけるべきか明確にすることもポイントです。

一定期間経過後に効果検証をする

点検→ゴールの設定の流れを通過した後には、改善施策の実行後その効果の検証を行います。効果検証のタイミングは一定期間が経過した後に行い、どの程度ワークフローの改善につながったのかを測定しましょう。

検証の結果効果が出ていないと判断された場合には、その原因と別の改善策の考案が求められます。効果検証の結果を有効活用するのなら、PDCAサイクルを回し、継続して改善策の提案と検証を繰り返してワークフローを洗練していくこともおすすめです。

ワークフローの改善には電子化がおすすめ

ワークフローの改善を目指す場合には、上記の方法に加えて「電子化」を進めるのがおすすめです。ワークフローの電子化とは、業務全体をシステムで一元管理したり、紙媒体の書類を電子書類に置き換えたりすることが含まれます。ワークフローの電子化は申請や承認作業を簡略化したり、社内データをスムーズに活用したりといったメリットにもつながります。本格的に社内のワークフローを見直すのであれば、電子化はぜひ検討してみましょう。

ワークフローの電子化を効率良く進めるには、ビジネスインテリジェンス(BI)システムの導入がカギです。BIとは部署ごとのデータを収集および分析により、企業経営に関する戦略の意思決定に役立てることを意味します。
BIの実現には専用ツールの導入が一般的で、それはワークフローの効果的な改善にもつながり得ます。BIツールを導入することでワークフローの可視化や分析も容易となるので、事業における多くのメリットを得られるでしょう。

業務効率化を図るBIツール「Microsoft Power Platform」

ワークフローおよび業務効率化を目指すのなら、BIツール「Microsoft Power Platform」の利用がおすすめです。

Microsoft Power Platformには、さまざまなデータを組織の全員が活用・分析できる「Power BI」、ローコードでアプリ作成が行える「Power Apps」、ワークフローの自動化やAI(人工知能)による検出機能などが使える「Power Automate」など、あらゆる機能が利用できます。
各種機能を活用することで、企業ごとの環境に合わせたワークフローの改善施策を実施可能です。
ワークフローの改善・効率化以外にも応用できる汎用性があるため、Microsoft Power Platformの導入は事業のあらゆる部分の発展につながるでしょう。

まとめ

ワークフローには、気づかないうちに多くの無駄が蓄積されていることがあります。
その無駄にいかに素早く気づき、対応策を実施できるかで、事業の結果は大きく変わることになるでしょう。

ワークフローの電子化に関しては、BIツールであるMicrosoft Power Platformの導入がおすすめです。なかでもPower Appsの活用で、業務にマッチしたアプリを開発すれば、さらなる無駄の削減が期待できるでしょう。この機会にワークフローに無駄な要素が発生する原因と、電子化をはじめとした解決策についてチェックしてみてはいかがでしょうか。


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