伝わりやすい作業指示の出し方 作業指示書作成のポイントも紹介

 2022.05.20  BizApp チャンネル編集部

作業指示は、現場で作業する従業員に作業内容や手順を伝え、どの従業員が担当しても同じ質の作業を実行できることを目的にしています。作業指示書を作成するには、現場作業についての知識はもちろん、法令なども考慮して慎重に行う必要があります。最近では作業指示書の作成もデジタルツールを使って効率的に行えるようになっています。

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作業指示とは

作業指示とは、現場で作業に携わる従業員がスムーズに仕事を進められるように、作業の内容や手順、注意点などを伝えることです。生産性の向上や労働災害防止などを目的として、あらゆる業種において作業指示は行われています。

手順書やマニュアルの場合は基本的な作業方法の説明が中心ですが、作業指示では作業一つひとつに関して作業すべき日時や作業にかける期間まで細かく記載し、作業を行う場所が複数あれば、作業場所ごとの固有条件に合わせて個別に作成します。

伝わりやすい作業指示の出し方

では、伝わりやすい作業指示を出すためにはどのようにすればよいのでしょうか。ここでは、分かりやすく明確な作業指示を出すために押さえておきたいポイントについて見てみましょう。

曖昧な表現を使わない

作業指示では、「いつ(when)・どこで(where)・誰が(who)・何を(what)・なぜ(why)・どのように(how)・いくら(how much/how many)」の5W2Hを意識しながら、明確に伝えることが大切です。「いつまで」「いくら」など、数値で表現できる部分は明確な数値で指示を出します。

作業指示で曖昧な言葉や表現を使うと、受け手との間で認識のズレが生じて、意図した内容で作業が実行されないこともありますので注意が必要です。特に、テレワークやリモートワークでは、より明確に作業指示を出す必要があります。非対面のコミュニケーションでは表情や雰囲気などから伝わる情報が読み取りにくくなりやすいと言えます。ですから、指示項目を箇条書きにしたり、図やイラストを追加したりするなどして、より確実に伝えられるような工夫が必要です。

最近では、タブレットやハンズフリーで使用できるウェアラブルカメラ、スマートグラス、スマートウォッチなどを使い、遠隔でも的確な作業指示を出しやすくなっています。

誰が見てもわかる表現にする

作業指示では、受け手が理解できない表現にならないようにわかりやすく記載しなければなりません。作業指示書の理解に時間がかかると、その分作業時間が減ることになります。指示書には作業すべき内容を作業順に簡潔にまとめて、もれなく細かいところまでていねいに記載します。このとき、一人ひとりの作業者に知識や経験の差があっても、全員が同じように理解して実行できるような表現でなくてはなりません。
作業者に新入社員が多く含まれる場合には専門用語を減らす工夫も必要です。また、作業書の内容や意図が正しく伝わっているか、口頭で説明を行い、理解度の確認を行うのもよいでしょう。

優先順位を明確にする

作業によっては、複数の作業指示が存在していることもあります。この場合、優先すべき作業を明らかにし、優先順位を明確につけておくことが大切です。優先度の低い業務から着手してしまった場合、急を要する案件が期日に間に合わないということも起こり得ます。そういった事態を避けるために、優先順位をつけておく必要があります。

作業指示書を活用してみよう

複雑な手順の作業や繰り返し行われる作業では、作業指示書を作成して作業指示を行うことが一般的になっています。分かりやすい作業指示書の作成方法や注意点について解説します。

作業指示書とは

作業指示書は現場で行う作業の予定や作業内容など、あらゆる作業指示を文章の形にしたもので、業務指示書などとも呼ばれます。作業指示書は作業の手順が複雑である場合や、繰り返し行われる作業である場合などに作成します。具体的には製造業の製造管理や物流現場でのピッキング作業などが相当するでしょう。最近では専用ツールと作成テンプレートを使って手軽に作業指示書を作成できるようになっています。

作業指示書を作成するメリット

作業指示書があれば、作業者に作業の手順や内容を詳しく伝えられます。読めば分かるような作業指示書があれば、説明会や研修会などにかかる期間や人件費が削減できます。また、作業内容を口頭で伝えた場合はしばしば勘違いや認識違いが起こるものですが、作業指示書にはこういった認識違いをなくすという役目もあります。誰が読んでも分かるように書かれた作業指示書を通して伝えれば、正しい作業内容の周知徹底に大きく役立ちます。

作業指示書の内容

現場での作業は作業指示書の内容をもとに実行されますから、作業指示書に何がどのように記載されているかが確実な作業実行のカギになります。作業指示書には、「作業依頼者」の情報や、「作業名」、誰に向けた内容であるかという「作業の宛先」など、作業に必要なすべての情報を全て書き込む必要があります。

宛先

最初に「宛先」を記載します。これは、誰に向けた情報であるのか、誰にやってほしい作業かということを明確にするために行います。宛先に書く具体的な内容は、作業を行う担当者の個人名や部署名です。作業をしてほしい相手に確実に伝わり、かつ、対象外の従業員には作業の対象外であると分かるようにすることが大切です。対象外の従業員が誤って作業を実行してしまい、作業が重複してしまうことがないように注意しましょう。

依頼者に関する情報

作業を依頼した会社の部署や代表者名、または顧客の個人名を「依頼者」として記載します。必要に応じて連絡や報告を行ったり、指示を仰いだりできるように依頼者の電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておきます。

作業名

作業の内容を表す「作業名」も記載します。作業名とは例えば、製造業なら「検品」、建設業なら「基礎工事」「足場建設」や物流の「ピッキング」、施設経営なら「給食」や医療の「訪問看護」などが挙げられるでしょう。

作業期間や作業日時

作業を行う予定の期間や日付、時間などを記入します。特に、作業の遅延や納品遅れなどを避けるために作業終了日は明記する必要があります。

作業場所

実際に作業を行う場所を記載します。建設業なら工事現場の住所や工区、清掃業なら該当フロアなどになります。

作業内容

作業者に実行してもらいたい作業について、作業の内容や手順、ワークフローを記載します。作業における注意事項や作業予定人員、クレーンやフォークリフトなど稼働予定の重機、車両や各種機器、実行すべき検査や、特に注意すべき事項など、作業に必要なすべての項目も併せて記載します。誰が読んでも同一の内容を実行できるように、分かりにくい言い回しを避け、箇条書きを取り入れるなどして簡潔にまとめることが大切です。

作業指示書の作成で注意しておきたいのは、人材派遣や業務請負が関わる場合の作業指示です。派遣の場合、派遣先企業からさらに別会社に派遣されて、別会社から作業指示を受けて働くと「二重派遣」の派遣法違反になります。あるいは、業務請負で発注者が請負作業者に直接作業指示を出してしまうと、「偽装請負」になる場合がありますので注意が必要です。

まとめ

作業指示とは、現場で作業に携わる従業員がスムーズに仕事を進められるようにやるべき内容と注意点を明確に伝えることです。作業指示を文章化したものが作業指示書で、これがあれば誰が手掛けても同じ作業ができるようになり、生産性向上につながります。Microsoft Dynamics365フィールドサービスは現場作業の情報管理と最適化を目的にしたツールです。Microsoft Dynamics365フィールドサービスを使えば、最新の作業指示書の共有が可能で、指示書の内容変更も素早く行えます。もちろん、作業全体のステータス管理や進捗管理も適切に行えるので効率化に役立ちます。現場作業の効率化を考えているなら、ぜひMicrosoft Dynamics365の活用を検討してみてください。

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