プロジェクトの契約管理を適切に行っていないと、納期超過やミスの発生を招くおそれがあります。では、具体的にどう契約管理を行えばよいのでしょうか。本記事では、プロジェクトにおける契約管理の必要性や取り組み方のほか、契約管理システムを選ぶ際のポイントも解説します。
プロジェクトの契約管理とは
プロジェクト契約管理とは、プロジェクトに関する契約書や、契約内容などを管理することを指します。クライアントからの依頼を受け、プロジェクトを発足させるときは、契約書を交わすのが一般的です。この契約書を適切に管理し、必要に応じてスムーズに取り出せる環境を構築します。
契約書管理だけが契約管理ではありません。書類をきちんと保管できていても、内容を把握できていなければ思わぬトラブルに発展します。契約に関するトラブルの発生を回避するため、更新時期やスケジュール、コストなどさまざまな情報を管理するのです。
いくつものプロジェクトが同時に進行する場合、個々の契約内容を常に把握しておくのは困難です。そのため、契約書類を取引形態別や取引先別などに区分したうえで索引を作成するなど、適切に管理しておき、必要なときに取り出して確認できる環境を整えなければなりません。
契約管理がきちんと行われていないと、納期超過を引き起こす可能性があります。同時進行のプロジェクトが複数ある場合、納期を勘違いしてしまい、期日が過ぎてしまうかもしれません。また、契約内容をしっかり把握できていなかったばかりに、クライアントの意に沿わぬ仕上がりになってしまうおそれもあります。
プロジェクト契約管理の方法
次は、具体的なプロジェクト契約管理の方法を見ていきましょう。すでに自社で取り組んでいる場合でも、以下のことをきちんと行えているかどうか確認してみることをおすすめします。
契約情報を一元管理
契約情報を一元的に管理することで、納期や金額、依頼内容などを適宜チェックできます。管理を行ううえでもっとも大切なのは、必要なときに情報をすぐ取り出せる環境を構築することです。
たとえば、プロジェクトの納期を確認したいとしましょう。契約情報がきちんと管理されていても、すぐに取り出せなければ時間を無駄にしてしまいます。時間が無駄になることで営業機会の喪失にもつながります。業務効率も低下するため、スムーズに求める情報へアクセスできる環境を構築しなくてはなりません。
また、視認性をよくすることも大切です。スピーディーに情報へアクセスできても、見にくいとなると確認に時間がかかります。一覧化する、プロジェクトのジャンルによってカテゴライズするなどの工夫をしましょう。さらに、関係者全員で情報を共有できる仕組みも必要です。
有効期間を管理
契約書は、有効期間を定めることがほとんどです。プロジェクトの受発注における契約でも、有効期間を定めるケースが多いため、適切に管理しなくてはなりません。
契約書の有効期間が気づかぬうちに過ぎていた場合、成果物を納品したのにお金を支払ってもらえないといったことが起きる可能性があります。これはやや極端な例かもしれませんが、無用なトラブルを避けるためにも、有効期間はきちんと管理する必要があります。
また、自動更新の有無を把握することも大切です。契約の自動更新がないのに、あると勘違いしてプロジェクトを進めた結果、成果物を受け取ってもらえずお金を支払ってもらえないといったことが起こる可能性もあります。
契約書の有効期間を常に把握しておくのは困難であるため、必要に応じて迅速に確認できる環境を整えましょう。すぐに確認できないと、調べているうちに有効期間を過ぎてしまうことも考えられます。
閲覧権限を制限
契約書には、さまざまな重要事項を記載しているケースが少なくありません。それらの情報が外部に漏れた結果、自社やクライアントが大きな不利益を被ることは十分ありえる話です。
このような事態を招かぬよう、契約情報へのアクセス制限を設けましょう。社内の誰もが自由に情報へアクセスできる状態では、情報漏えいを招きかねません。悪意がなくても、些細なミスで情報が流出するおそれもあるため、注意が必要です。
基本的には、契約情報の確認が必要な社員のみアクセスできる状態が望ましいでしょう。その社員とは、プロジェクトに直接関わる人や経理・総務担当などです。
また、高水準のセキュリティ環境で情報を管理するのも大切です。脆弱なセキュリティ環境のもと重要な契約情報を管理してしまうと、外部からサイバー攻撃を受けて情報が漏えいしてしまうかもしれません。
契約管理システム導入のメリット
契約管理システムとは、組織内のあらゆる契約情報を一元管理するためのITツールです。電子データ化した情報を一元的に管理でき、スピーディーな情報へのアクセスやリアルタイムでの進捗管理を実現できます。書類紛失や更新期限超過などのリスクを回避でき、業務効率化にも有効です。
リスクマネジメント
契約管理システムの導入は、リスクマネジメントに有効です。プロジェクトの契約情報を適切に管理し、電子データをいつでも確認できるため、契約違反もスピーディーに発見できます。
契約違反により自社に損害が生じた場合、損害賠償請求を行うのが一般的です。ただ、契約情報をすぐ把握できる状態でなければ、契約違反が起きていることにすら気づかないかもしれません。気づいたときには契約書の有効期間が過ぎており、法的な措置をとれない可能性もあります。
契約管理システムを導入すれば、上記のようなリスクを回避できます。関係者間で契約情報を共有でき、契約違反や更新時期を見逃す心配がありません。
業務の効率アップ
契約管理システムを用いれば、契約情報のデータベース化が容易です。たとえば、システムの中には契約書のPDFファイルを同期させるだけで、簡単にデータベース化できるものもあります。
検索性に優れているのも、契約管理システムを利用するメリットです。契約者名や契約締結日などから検索ができるため、目的の契約情報をスムーズに見つけられます。
顧客や契約の数が増えるほど、管理は煩雑になりがちですが、システムの導入でこのような問題を解決できます。契約更新の時期もきちんと把握でき、スムーズに契約管理業務を遂行できるのです。
プロジェクト契約管理システムを選ぶポイント
現在では、プロジェクトの契約管理システムが数多くリリースされています。その反面、選定が難しいと感じている企業経営者も少なくないでしょう。
システムを選ぶうえでもっとも大切なのは、求める機能が実装されているかどうかです。豊富な機能を実装しているシステムであっても、実務に役立たないのでは意味がありません。
ログ管理やアクセス権限管理ができるか、契約の真正性を確保できるかも重要です。ログ管理ができないと、誰が情報へアクセスしたのかわかりません。また、アクセス管理ができないと誰でも情報へ容易にアクセスでき、情報漏えいのリスクを招きます。契約真正性を確保できないと、内容が真実と認められず、適切な措置をとれないおそれがあるため注意が必要です。
クラウド型かオンプレミス型にするのかといった導入形態にも着目しましょう。導入形態により、初期コストや運営コストが大きく変わるためです。イニシャルコストを抑えたいのなら、クラウドがおすすめです。
最後に、サポート体制もチェックしましょう。サポート体制が充実しているシステムなら、運用で困ったことが起きたとき対応してもらえます。具体的にどのような形でサポートを受けられるのかも、確認しておくとよいでしょう。
まとめ
プロジェクト契約管理を適切に行うことで、期限超過やミスの発生といったリスクを回避できます。必要な情報へスムーズにアクセスでき、なおかつ情報を保護できるような環境を構築して管理を行いましょう。
本記事でお伝えしたように、契約管理においてはシステムの導入をおすすめします。Dynamics365なら、プロジェクトごとの契約管理ができ、統合的な管理環境の構築も実現します。企業活動に役立つあらゆるソリューションも利用可能なため、組織のさらなる発展も期待できるでしょう。
