企業が事業で得る利益を最大化するには、適切なリソース管理が必須です。しかし、リソース管理をしたいと考えてはいるものの、具体的にどうすればよいのかわからないといった企業経営者も少なくありません。本記事では、そういった方に向け、リソース管理のメリットや具体的なやり方、効果的なツールなどを解説します。
リソース管理とは？
リソース管理とは、企業活動で必要となるさまざまな経営資源を管理することです。経営資源とは、人材や資金、設備、情報、時間、ノウハウなどが該当します。
企業におけるリソースは有限です。資源が限られている以上、いくらでも事業に投入できるわけではありません。限られたリソースを有効に活用し、利益を最大化するためには適切な管理が必要なのです。
多くの企業では、プロジェクト開始前にリソースの割り振りを行います。ただ、リソース管理がきちんと行われていないと、必要以上に人材や資金を投入してしまうおそれがあるのです。その結果、プロジェクト完遂前に資金が底をつく、人手不足による作業の遅延が発生し納期に間に合わなくなるといったことが起きるのです。
リソース管理のメリット
リソース管理の概要を把握できたところで、次は具体的なメリットを見ていきましょう。メリットを理解できれば、管理を始めたあとの様子をイメージしやすくなり、前向きな気持ちで取り組めます。
仕事を適切に配分できる
リソース管理の実行により、個々の従業員へ適切に業務を配分できます。プロジェクト全体で必要なリソースを把握できるため、適切に仕事を割り振れるのです。
リソース管理がきちんと行われていないと、特定の従業員が多くのタスクを抱えてしまうといった事態を招くおそれがあります。その結果、長時間労働や燃え尽き症候群の発生を招くかもしれません。
プロジェクトの全体像を把握できていれば、個々に適切な分量の仕事を割り振れるため、上記のような事態を回避できます。無理のないスケジュールでプロジェクトを進められ、体調不良やストレスによる従業員の休職・退職なども回避できるでしょう。
チームメンバーが共通の認識を持てる
適切に仕事を配分し、個々のタスクを可視化すれば、誰がいつまでに何をすべきかがわかります。チーム全体で情報共有することで、プロジェクトはよりスムーズに進むようになり、業務効率化が実現します。
達成すべき目標も明確になっていれば、チーム全員で共通認識を持つことができ、一丸となって取り組めるでしょう。また、個々のやるべきことをチームで把握できるため、遅れている人がいれば手伝うなどして、協力しながらプロジェクトを進められます。
限られたリソースで生産性や品質を向上できる
リソース管理により、自社が保有している経営資源を把握できます。どれくらいの経営資源を保有しているのか把握できていないと、重要度の低いプロジェクトへ不必要にたくさんのリソースを投入してしまうといったことが起こってしまいます。
適切なリソース管理を行えば、限られたリソースを有効活用して生産性や品質を向上できます。Aのプロジェクトにはこれくらいの人材を、Bのプロジェクトには資金をこの程度投入しよう、といった判断ができ、限られたリソースで利益の最大化が可能です。
限られたリソースをうまく活用できる環境を整えれば、組織全体の発展にもつながります。少ない投資で最大限の成果を得られるようになり、組織力強化も実現できるでしょう。
リソース管理のやり方
リソース管理は、漠然と取り組んでも成果を期待できません。成果につながるリソース管理を実現するため、正しい取り組み方を確認しておきましょう。以下、リソース管理の具体的なやり方を解説します。
現状のリソースを把握
まずすべきは、自社が保有しているリソースの把握です。リソースがどれくらいあるのか把握できていないと、必要以上に多くの資金や人材をプロジェクトに投入してしまうことが起こります。
人的資源に関しては、数だけでなくスキルも正確に把握しましょう。従業員によってスキルや経験は異なります。きちんとスキルを把握できていれば、Aさんを難易度の高いプロジェクトへ投入し、Bさんに簡単な仕事を担当してもらうといった判断ができるのです。
資金や設備などは、数値で判断できますが、人材に関してはできません。難易度が同レベルのプロジェクトに、同じ数だけ人材を投入しても、個々のスキルや経験で成果が大きく変わります。このような理由から、特に人的資源の把握に注力することをおすすめします。
必要なリソースの確認
プロジェクトによって、投入すべきリソースが異なります。プロジェクトの難易度や規模によって、必要なリソースが変わるため注意が必要です。
まずはプロジェクトの難易度や規模を確認し、そのうえで必要なリソースを検討しましょう。どのようなスキルを有する人材を投入するのか、資金がどの程度必要なのか、何の設備を利用するのかといったことを考えます。
プロジェクトの途中で、リソースが不足したときのことも考えておきましょう。どれほど緻密な計画を立てていても、さまざまな要因でリソースが不足してしまうケースは多々あります。このような状況も計画に盛り込んでおかないと、いざリソースが不足したときに対応が遅れてしまいます。
たとえば、人材が不足したときどこから応援を呼ぶのか、資金が足りなくなったらどこから調達するのかを考えておくとよいでしょう。
優先順位を設定
企業が保有するリソースは有限であるため、プロジェクトに優先順位をつけたうえで配分することをおすすめします。優先順位をつけて配分したほうが、限られた人材や資金をより有効に活用できます。
優先順位をつけるときの基準を明確にしておくのもおすすめです。明確な判断基準がないと、あまり重要でないプロジェクトの優先順位を高くしてしまい、必要以上にリソースを投入してしまうかもしれません。
利益水準やプロジェクト完遂までの期間、ブランドイメージなどが、優先順位を決めるときの基準にしやすいものです。常に複数のプロジェクトを動かすような企業であれば、基準を明確にすることでスムーズに順位付けができ、リソースの割り振りもしやすくなるでしょう。
リソース管理ツールならDynamics365
リソース管理はアナログな手法でも可能ですが、あまり効率的とはいえません。資金や設備などは正確に把握できても、人材ごとにスキルを把握するのは難しく、合理的なリソース投入も難しくなるでしょう。
効率的なリソース管理を実現したいのなら、Dynamics365の活用を検討してみましょう。Dynamics365は、企業活動による利益を最大化できる、さまざまなシステムを統合したアプリケーションツールです。
Dynamics365を利用すれば、人的資源の管理も容易です。スキルを含む従業員個々の情報を一元的に管理できるため、適材適所への人材配置が実現します。人的資源管理機能を使えば、どのような人材が必要なのか、業員にどのような教育を行うべきなのかも把握できます。
プロジェクトのスケジュール管理や進捗チェック、適切なリソースの割り振りも簡単な操作で容易に実行可能です。あらゆるソリューションサービスを利用できるため、リソース管理を含む企業のさまざまな課題解決に役立ってくれるでしょう。
まとめ
適切なリソース管理により、適材適所の人材配置や的確な資金投入が可能になります。限られた資源を有効に活用し、最大限の成果を生み出せるようになるのも、リソース管理を行うメリットといえるでしょう。
本記事でお伝えした通り、リソース管理にはツールやサービスの利用がおすすめです。Dynamics365であれば、人的資源を管理できる機能も実装しており、合理的なリソース投入を実現できます。導入する価値は十分あるでしょう。
