Dynamics 365とRPAを連携させて定型業務を効率化!

 2021.10.29  BizApp チャンネル編集部

現在、多くの企業が生産性向上や業務効率化を目的とした取り組みを推進しています。そのための様々なツールやシステムが存在していますが、本記事ではその利便性から注目を集めているDynamics 365とRPAの連携についてご紹介します。

Dynamics 365とRPAを連携させて定型業務を効率化!

Microsoft PowerApps はじめてのアプリ開発

Dynamics 365とは

Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しており、 CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。

また、OutlookやExcelといったOffice製品との連携が可能であり、スマホやタブレット、ノートPCなどマルチデバイスに対応可能であるなど、非常に利便性に優れています。

Dynamics 365の主なアプリと機能

Dynamics 365には様々なアプリケーションが搭載されています。その中でも代表的なアプリケーションを3つご紹介します。

Dynamics 365 for Marketing (マーケティング)

Marketingは顧客を多角的に分析し、見込み顧客の獲得へと繋げるいわゆるマーケティングオートメーション(MA)を実現するアプリケーションです。 メールやWebサイト、イベントなどのマルチチャネルにより、潜在顧客に対してカスタマイズした顧客体験を提供することができます。それぞれの顧客に対して最適なマーケティング活動を自動で行うことができ、 より確度の高いリードを創出することが可能となります。

Dynamics 365 for Sales (営業支援/CRM)

Salesは顧客管理(CRM)や営業支援(SFA)を行うアプリケーションです。顧客情報と営業案件情報の一元管理が可能となる他、見込み顧客のデータをもとにスコアリングし、AIの予測分析によって営業担当者が次のアクションをとりやすくなります。

またOutlookやExcel、SkypeといったOffice製品との連携により、これまで営業担当が抱えていた事務作業を自動化し、営業活動に専念することができるので、営業活動の生産性向上も期待できます。

Dynamics 365 Finance (ERP)

Finance and Operationsは、企業の基幹業務の効率化を可能にするアプリケーションです。主に販売、購買、サプライチェーン管理、生産管理、プロジェクト会計、会計、流通、小売業向け機能など豊富な業種業態に対応できるソリューションです。また、世界各国で利用できるため、グローバルビジネスにも対応可能です。

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Dynamics 365導入のメリット

前項ではDynamics 365の機能について紹介してきました。それをふまえてDynamics 365を導入することによってどんなメリットがあるのか解説します。

Microsoft Officeと連携できる

Office 365を導入している企業であれば、既存アカウントのIDとパスワードをそのまま利用できます。顧客情報をまとめたExcelをインポートしたり、Outlookの予定表と同期したりと、使い慣れたOffice 365製品と連携できることは大きなメリットです。

必要な機能を選ぶことができ、カスタマイズしやすい

Dynamics 365のメリットとして、自社に必要な業務アプリケーションを自由に選んで利用でき、カスタマイズも容易に行える点が挙げられます。

一般的な業務システムだと、システムの基本機能に合わせて導入しなければならず、自社に合わないといったことも多々あります。

しかしDynamics 365は、ビジネスアプリ・Microsoft Power Apps を使ってノンコーディングでカスタマイズすることが可能なので、専門知識が豊富なエンジニアでなくともカスタマイズできます。

サーバーの構築・維持管理が不要

Dynamics 365を導入する際は、クラウド型か自社設置型のどちらかを選択することができます。

クラウド型であればサーバー構築や運用保守を社内で行う必要がないので、負担を軽減し初期投資を低く抑えることができます。アップデートによって常に最新バージョンを利用することができます。

また月額課金制であるので、従業員の増減によって柔軟に使用し続けられます。

RPA(Robotic Process Automation)とは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ソフトウェアロボットを活用して定型作業を自動化することを指します。従来、人の手で行ってきたパソコンによる定型業務(データの入力やファイルの複製といった単純作業)を自動化することができます。

RPA(Robotic Process Automation)の特徴

  • 特徴1 システム構築が不要
    RPAはシステムの構築が不要で、一からプログラミングをする必要がありません。シナリオをすぐに修正できるので、変化に対して柔軟かつスピーディーに対応可能です。
  • 特徴2 24時間365日稼働
    RPAは人間と違い、24時間365日稼働することができます。人間が稼働するのが難しい夜の時間帯や土曜日や日曜日などの休日の作業も可能となります。
  • 特徴3 正確でスピーディー
    RPAは上でも挙げた通り、365日稼働することができるので、業務の処理速度を上げることができます。またデータ入力など単純作業で起こりがちな人為ミスの心配もありません。

RPA導入のメリット

RPA導入のメリットとして「人件費の削減」「品質の安定・向上」「一連の業務に対応」「既存のアプリケーションの変更不要」の4つがあります。

それぞれについて解説していきます。

  • 人件費の削減
    RPAの導入コストはフルタイムで働く人件費の3分の1程度といわれています。勿論RPA導入にはコストがかかりますが、新しく人員を雇うコストと比較して、はるかに安いと言えます。
  • 品質の安定・向上
    人力で定型や反復作業を行うと、どうしてもミスが出たり、スピードが落ちたりします。しかしRPAであれば365日24時間、人間よりも速いスピードで稼働します。品質を担保しつつ、作業スピードがあがり生産性の向上につながります。
  • 一連の業務に対応
    Excelだけでなく、ERPなど社内システム、ブラウザアプリ、メールなど、ホワイトカラーが業務で使うツールをまたいで自動化ができます。
  • 既存のアプリケーションの変更不要
    業務システムなどのアプリケーションを変更することなく、RPAのソフトウェア側に指示を出すことで業務システム上の処理を自動化することが可能です。

Dynamics 365とRPAを連携させて業務を効率化

Dynamics 365は、利便性の高いERPツールとして定評がありますが、一方でデータ入力や外部システムとの連携などで、多くの人手が必要になるといった課題もありました。

RPAを連携させることで、定型作業を効率化、作業負荷を軽減することができ、業務効率化に多大に貢献します。

まとめ

多くの企業にとって生産性向上や業務効率化は急務の課題となっています。業務改善の1つの手段として比較的導入しやすいDynamics 365とRPA。ぜひこの機会にご検討ください。

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