Microsoft Teamsの課題をPower Platformが解決?その意味とは?

 2020.09.30  BizApp チャンネル編集部

新型コロナウイルス感染症拡大の影響により加速したテレワーク。多くの実態調査によると、コロナ禍が収束した後もテレワークを継続したいとするビジネスパーソンが多く、また企業もテレワーク実施に手応えを感じて非接触型ビジネスへの対応に邁進しています。

Microsoftは2020年度第3四半期の業績報告(https://venturebeat.com/2020/04/29/microsoft-earnings-q3-2020/)にて、Microsoft Teamsのデイリーユーザー数が7,500万人を突破したことを公表しました。その6週間前には4,400万人だったことからわかる通り、約1ヶ月で実に70%も増加しているのです。これもコロナ禍により世界中のビジネスが非接触型へと進んでいることの証拠でしょう。

本稿でご紹介するのは、テレワーク時代に最も活用されるコラボレーションツールであろるMicrosoft Teamsにおける課題を、Power Platformがどのように解決するのか?についてです。テレワークを既に実施している方もこれから実施する方も、先進的なMicrosoft Teams活用を是非ご注目ください。

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Microsoft Teams、Power Platformとは?

最初に、Microsoft Teams及びPower Platformの概要について簡単にご説明します。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはクラウドベースで提供されているコラボレーションツールであり、Microsoft 365に組み込まれています。チャット・ウェブ会議・無料通話・共同作業などオンラインコミュニケーションに必要な機能を全て備えながら、様々な機能を追加したりチャットボットを作成するなど魅力に溢れたツールです。

Power Platform

Power PlatformとはMicrosoftが提供する3つのサービス、Power Apps(アプリ作成)、Power Automate(業務自動化)、Power BI(データ解析)の総称です。Power Platformを活用することで既存のビジネスや業務フロー、システムを自由にデザインしながら、様々な要件に対応したビジネス環境を再構築できます。

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Microsoft Teamsが抱える課題とは?

前述のマイクロソフトの業績報告によると、Microsoft Teamsは現在18万3,000以上もの教育機関と、10万人規模の従業員を抱える20もの組織が利用しているといいます。世界がその素晴らしさを認めているMicrosoft Teamsが抱える課題などあるのでしょうか?

よく言われている課題は「Microsoft Teams利用が増加しチームが乱立することの懸念」です。Microsoft Teamsはシンプルなインターフェースを有しています。ビジネスパーソンなら誰もが使い慣れたMicrosoft製ということもあり、誰でもすぐにチームでのコミュニケーションが取れるメリットがあります。しかしながらその特長が逆にチームを乱立させてしまう可能性を生じさせているのです。

チームが乱立すること自体は悪くはありません。では、チームが乱立すると具体的に何が課題となるのかということですが、それはチームの作成・変更・削除を管理しているIT部門の負担が急増することにあります。Microsoft Teamsではプロジェクトごと、共有する情報ごとなど様々な切り口からチームを作成できるため情報整理に大いに役立ちます。しかしそれが過剰になるとIT部門の負担は急増し、本来業務へ集中できないほどの対応に追われるケースがあるのです。

Power Platformでどうやって解決するのか?

Power Platformには3つのサービスが含まれています。Microsoft Teamsの課題を解決するために、Power Automateが有効です。Power Automateは2019年11月にサービスをスタートしたMicrosoft社製のRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)であり、パソコン上の様々な作業を自動化できるツールです。また、ワークフローの構築なども容易に行えます。

Power Automateは従来のRPAとは違いDPA(デジタル・プロセス・オートメーション)と呼ばれるもう一つの自動化作成フローを持ち、コネクタと称されるサポート済アプリケーション同士を連携することでアプリケーション間での自動化を気軽に作成できるのです。

そして、そんなPower Platformを活用してMicrosoft TeamsのIT部門負担問題を軽減するのが「Team自動で作るちゃん」というソリューションです。これはカコムス株式会社が提供するMicrosoft Teams向けソリューションであり、IT部門の代わりにMicrosoft Teamsのチーム作成を自動的に行うPower Platformを活用したアプリケーションです。チーム作成は次のように行われます。

ステップ1. チーム作成を依頼

チームの作成を依頼したいユーザーはPower Appのアプリより簡単に申請することができ、チームのプライバシーや所有者/メンバー等を指定して作成を申請できます。

ステップ2. 承認フローを自動化

チームの作成申請が完了するとPower Automateによって承認プロセスが自動化され、IT管理者は承認申請の通知を受け取ります。後はチームの作成申請に対して承認/却下を選択するだけです。承認依頼はメールやPower Automateの商品画面から確認することができます。

ステップ3. チームを自動作成

IT部門によってチームの作成申請が承認されると、Microsoft Graphを使用してチームを自動的に作成します。ユーザーが指定したチームのプライバシーや所有者/メンバーなどの設定も同様に自動で設定可能です。

このように、「Team自動で作るちゃん」を使用してMicrosoft Teamsのチーム作成を自動化することで、IT部門の負担を大幅に軽減できます。チーム乱立を防ぐことで情報整理が行いやすい環境も整えられるので、テレワーク導入から間も無く発生する情報整理課題に対しても有効でしょう。

Microsoft Teamsをどんどん活用しよう!

いかがでしょうか?「Team自動で作るちゃん」があればMicrosoft Teamsで生じやすい課題も解決し、ユーザーとIT部門、双方にとってより良いコミュニケーション環境を構築できます。

まだ、Microsoft Teams活用していないという方はこの機会にその機能を体感し、既にMicrosoft Teamsを活用している方はPower Platform等との連携によってより高いレベルでのコミュニケーションと運用の効率化を実現していきましょう。

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