売上アップを実現!営業のワークスタイルをモダナイズするDynamics 365

 2021.07.30  BizApp チャンネル編集部

営業の課題を解決し、売上のアップにも有効なMicrosoft提供のDynamics 365の導入メリットについて解説します。従来の営業における課題とモダナイズによる解決法も紹介。今まで続けてきた営業のワークスタイルに限界を感じていて、打開策が知りたい方に役立ちます。

売上アップを実現!営業のワークスタイルをモダナイズするDynamics 365

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営業のワークスタイルの現状

まず従来の営業を行う中で、どんな課題が発生しているかをリストアップしてみましょう。

  • 顧客情報の管理不足が原因で引き継ぎが困難だったり、収集したデータを取引先との営業で活かせない
  • 営業の担当者とマネージャーの間で情報共有などの連携ができていない
  • 情報共有不足で商談でつかめたはずの機会を逃したり、取引先の都合がよいように話が進んだりする
  • 過去の成功事例を似た事例に当てはめることができず、取引先への提案が上手くいかない
  • 営業計画や売れ筋商品計画の分析が甘く、取引先のためになるような提案型営業ができず、価格競争に陥る
  • クレーム対応に甘さがあり、組織の問題としても取り組んでおらず対処が後手に回り続ける
  • 状況の把握に時間がかかり、その場その場で適切な対応ができない
  • データ分析に基づいた営業活動ではなく、大部分を経験や勘に頼っている
  • 仕事は増える一方なのに人手は少ない

上記のような問題に心当たりはないでしょうか。ビジネス環境の変化が急速な昨今、取り残されないためにオフィス活動全体にIT技術を導入するなど、さまざまな変革が求められています。

営業も例外ではなく、限界を感じる場合はやり方を刷新する必要があります。従来通りの営業をしていては、問題が積み重なっていくばかりです。そこで、上記のような課題を解決していくために営業活動のモダナイズを行っていきましょう。

Dynamics 365(CRM)導入・運用サービスのご紹介
営業改革を実現するツールの選定・導入の3つのポイントーコロナ禍でも勝ち続けるためのSFA/CRMとは?ー

営業における課題解決にはモダナイズが必要

モダナイズとは、近代化や現代化という意味がある英単語です。IT用語としても使われることがあり、その場合は、企業内で従来から活用されているソフトウェアやハードウェアを最新のものに置き換えることを指します。特に「組織内の業務システムを処理するメインフレームを、最新の技術などに刷新すること」を指して使用されることが多いでしょう。

ビジネス的な意味で捉えるなら、従来のやり方を新しい技術に置き換えて進化させる、という風に考えてよいでしょう。また、そういった営業活動のモダナイズは売上げを向上させるための施策として非常に有効です。それでは、具体的にどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

コア業務に集中できる

コア業務とは、顧客を中心とした営業活動のことです。昨今では、取引先の注文をただ聞くだけの御用聞きや、単にひたすら物を売り込む営業方法は、すでに古い手法となってしまったと言わざるを得ません。

これからの営業は、「顧客に本当の価値をどれだけ提供していけるのか」が何よりも重要です。つまり社内中心の活動ではなく顧客中心の活動に移行することが、未来の売上げアップにつながっていくということです。

ただ、そうしたコア業務に集中すると、顧客への価値提供へつながらない非コア業務も同時に発生します。優先度が異なるだけで、非コア業務の処理も企業において必要ではあります。そこで、コア・非コア業務を分業することが効率的です。しかし分業によって、情報の分断が起これば、情報共有に余計な手間がかかってしまう恐れも発生します。

モダナイズによって情報を受け渡す方法を明確化し、情報共有の仕組みを整えることで、上記のような問題が解消へ向かいます。一人ひとりの経験に頼って情報共有を行うのではなく、IT技術を導入し、情報共有を標準化することで作業を整理します。これにより、営業がコア業務に集中しやすくなって売上げアップの活動を行いやすくなるため、企業全体の生産性向上へつながるでしょう。

移動時間を削減できる

従業員が会社へ出勤する場合や客先へ出るときには移動時間が発生しますが、これを本来なら仕事もできる時間と考えれば、かなり無駄な時間があるように思えます。

モダナイズによりテレワーク環境を構築することで、従業員一人ひとりが時間を有効活用できるようになります。従業員の自宅、外出先の隙間時間、得意先の訪問時など、会社に戻らなくても社外から仕事を行えるようになるということです。

わかりやすい例を挙げると、

  • 客先で商談を済ませた従業員が、会社に一旦戻って、また仕事を始める
  • 客先での商談が済んだ従業員が近場のカフェなどに行き、パソコンを使ってすぐに仕事を始める

この2つのケースを比べた場合、後者のケースの方が高い生産性を発揮することは明らかです。移動時間を消費せずに仕事に取り掛かっている分、報告のスピードも上がり、いずれやるべき業務に素早く着手し、仕事が早く終わります。

業務の効率が上がり残業も減少するため、会社・従業員双方によい影響が生じます。特に従業員のワークライフバランスには好影響でしょう。テレワークの仕組みを構築することは、確かに手間はかかるとはいえ、これからの時代で生産性向上を目指すには欠かせないステップと言えるのです。

Dynamics 365とは

Microsoftが提供しているビジネス向けアプリケーションです。ITを使ったビジネス活動には欠かせないCRM、SFA、ERPといった業務システムが総合的にパッケージされています。マーケティング、顧客管理など、ITを活用した新しいビジネスの形に必要なシステムが総合的に提供されます。

提供されるサービスを挙げるとかなり多くの種類になります。あまり数が多いと使いこなせなかったり、まったく使う機会のない機能が出てきて無駄になったりする恐れもあるでしょう。しかし、Dynamics 365が持つメリットの1つとして、「必要な機能だけを選んで利用できる」という点があります。

例えば、顧客管理ツールだけ使用する・販売管理と支援ツールだけ利用する、といった選び方が可能です。このように、必要最低限のツールだけを導入することで、コストも最小限に留めることへつながります。

Dynamics 365のメリット

総合的なビジネスツールを提供し、企業にIT変革をもたらすDynamics 365を導入するメリットについて紹介します。

Office製品との連携が容易

ExcelやSharePoint、OutlookなどのOffice製品は、同じMicrosoftが提供するサービスです。同じ企業が提供するサービスのため、連携が簡単に取れるように設計されています。すでに社内でMicrosoft 365を導入している場合は、同じアカウントを使ってDynamics 365を利用可能です。アカウント作成は1度で済むということです。

ツール間での同期も円滑に行われます。Outlookの予定表、メール、Wordなどで作成したドキュメント、Excelのレポート、そのほかには請求書などの紙書類もDynamics 365で一元管理可能です。データの更新や新しいデータの取り込みがすぐに反映されるため、リアルタイム性が高く情報共有にタイムラグが起きません。

自社の運用に合わせてカスタマイズしやすい

業務のメインを担当する重要なツールを新しく導入する場合、多くの中から自社に最適なものを1つだけ選びたい場合も多いのではないでしょうか。

Dynamics 365は業種を問わず、さまざまな企業に導入されているアプリです。幅広い企業に採用されている理由は、カスタマイズ性が高いためです。通常の業務アプリを導入した場合、すでに用意された機能を使って運用していくことになります。
しかし業種によっては、搭載された機能だけでは不足するケースもあるでしょう。その点、本アプリはPower Appsというツールを活用することで、不足する機能があっても簡単に自社開発して後付けできます。

機能の自社開発と聞くと難しそうに聞こえますが、Power Appsはノンコーディング仕様のため、心配はいりません。専門知識のない人でもマウス操作だけの簡単な方法で、必要な機能を持ったアプリを作成可能です。開発にどうしても不安がある場合は、外部の支援サービスを利用するという手段もあります。こういった機能により、Dynamics 365は確実に社内で活躍することでしょう。

導入形態が選択可能

本アプリはクラウド型(オンライン)と自社設置型(オンプレミス)のどちらかの形態を導入時に選択できます。クラウド型は初期費用が安く、契約開始・終了も簡単です。もちろん構築期間も短く済みます。一方、自社設置型はカスタマイズ性が高く、精密な運用が実行でき、柔軟なセキュリティ対策も可能です。

課金方式が異なり、クラウド型は月額課金、自社設置型は一括支払いという仕組みになっています。企業によってIT設備への考え方は異なりますが、自社設置型は大掛かりになるため、まずは手軽に始めやすいクラウド型からスタートするのがおすすめです。途中で異なる型へ移行することもできます。

初めての導入を検討していて不安があるという場合は、Dynamics 365のソリューション導入サービスの利用を検討してみてください。ソリューション導入支援サービスを提供する企業にはCECなどがあります。

Dynamics 365で営業のワークスタイルをモダナイズ

Dynamics 365を営業で活かすために有用な機能や画面についていくつか紹介します。

グラフで見える化

本アプリ上には営業ダッシュボードという画面があります。その画面では、案件の売上げ、営業担当者の目標達成率など、営業チームの活動状況をひと目で把握させてくれます。グラフ形式のため、視覚的にわかりやすいことに加え、どんな情報をどう表示するのか適宜カスタマイズ可能です。

営業の成果や目標の達成率がどうなっているのかがリアルタイムで表示されるため、社内の情報共有が常に円滑に果たされます。成果や売上げなどの数値はパソコンやスマートフォンなどのモバイル端末からいつでも確認可能です。

案件を一覧で表示

現在抱えている案件を一覧表示する機能があります。各案件について、売上げ・担当者名などの条件でフィルターを掛け、絞り込んで表示することも可能です。さらに一覧情報はExcelにエクスポートすることもできます。

「顧客とのやり取りや商談の状況はどうなっているのか」をひと目で確認できる画面設計になっているため、商談の進行や提案書の作成などを効率的に進められます。別々のアプリを開いて、煩雑な操作をする必要はもちろんありません。1つの画面に必要な情報がまとまっているため、案件についての情報共有も容易に行えるのです。

リアルタイムな情報共有

本アプリを使うと、営業の活動状況をリアルタイムで記録・管理できます。従来の方法では最新データが反映されるまでのタイムラグが大きいことが問題でした。

例えば、担当者が取引先の情報を別のExcelで管理しているなどして情報の分断があり、共有されるまでに時間がかかるという状況が発生することもあります。また、取引先ごとの売上げ、利益率などの最新データを確認しようと思っても、「翌日にデータのバッチ処理が完了しないと確認できない」という事態も少なくはないでしょう。

本アプリを導入することで、潜在顧客の情報・取引先企業とのやり取りや商談・営業チームの活動履歴などをリアルタイムに共有できる仕組みが構築されます。これにより、データが反映されるタイムラグの問題が解決し、より円滑に従業員同士で情報共有が起きるよう、社内環境も改善されるでしょう。結果、各従業員が売上げアップに直接結びつく活動へより集中しやすくなると期待されるのです。

まとめ

従来の営業方法における課題は企業によってさまざまですが、Dynamics 365のような総合ビジネスアプリを導入することにより、問題を改善することが可能です。

ITツールの導入により情報の一元管理が行われ、業務の効率化、情報共有の円滑化といったメリットが実現します。これにより、顧客を第一に考えて活動するコア業務に集中して取り組めるようになるのです。コア業務に集中する社内環境が定着すれば、将来の売上げアップにもつながっていきます。

次世代の営業を実行していくには、こうしたコア業務への集中環境を整えることが重要です。

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