企業のNotes離れが加速!移行はどのように進めるべきか

 2020.04.24  BizApp チャンネル編集部

1990年代から情報共有ツールとして時代を切り拓いたソフトウェアといえばNotes(ノーツ)です。1989年にLotus Development社が開発し、1995年にIBMが買収、そして2019年にはIBMがNotesを売却しインドのHCL Technologiesの手に渡っています。

Notesは2018年に入ってから企業のNotes離れが急速に進んでいます。その背景にあるのが、バージョン8.5のサポート終了期限が同年9月と間近に迫っていたことです。しかし、現在でもNotes離れが加速しているのにはさまざまな理由が絡んでいます。本記事ではその原因は、移行はどのようにして進めるべきかをご紹介します。

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なぜNotes離れが起きているのか?

Notesを今でも運用している企業の中で、徐々に限界が見え始めています。最も大きな問題は、Notes運用に携われる技術者が不足していっていることです。1990年代の導入から数えると20年以上Notesを運用している企業も多く、当時在籍していた技術者は退職または異動により、ほとんどが組織に在籍していません。

それに加えて、自社要件に合わせるためにカスタマイズを行い、独自に作り込んだシステムになっています。技術者が不在の上に、システムがブラックボックス化しては、運用効率は当然下がります。

さらに、Notesに関するスキル獲得のメリットが薄れていることも問題の1つです。ICT(情報通信技術)は次々に進化しており、新しい技術が生まれ続けていきます。結果的にNotes技術は置き去りになり、Notes技術者も不足することから運用を外部事業者に委託しなければいけないケースも多いでしょう。

以上の問題から、Notesの保守運用費用は増加の一途を辿っています。経済産業省は2025年の崖に警鐘を鳴らし、基幹システムを刷新しない限り企業や日本経済は大きな損失を受けると警戒感を強めています。Notesのように大規模な情報共有ツールも基幹システム同様に、刷新しなければ様々な損失を受ける可能性が高いでしょう。

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Notes移行はどのように進めるべきか?

Notes導入時から自社独自に作り込みを行っている企業の場合、業務プロセスへの依存性が高く、なおかつほとんどの情報資産を管理していることから移行が容易ではない企業がほとんどです。それでは、Notes移行をどのように進めればよいのでしょうか?大まかなステップをご紹介します。

ステップ1. 移行先の選定

Notesの移行先となる新しい情報共有ツールとして最適なのは何か?検討リストによく上がるのがクラウド型の情報共有ツールであり、とりわけマイクロソフトのDynamics 365やOffice 365が選択されています。

両ツールはマイクロソフトが運営するクラウドプラットフォームであるMicrosoft Azure上で運用されおり、高い拡張性とセキュリティ性を併せ持っています。また、クラウドとして利用できるため情報共有ツールへのアクセスを今まで以上に容易にして、ユーザーの利便性を高められます。

移行先としてどの情報共有ツールが最適なのかは、企業が目指すコミュニケーションの姿によって異なります。まずは、現状の情報共有課題から自社にとって適切な情報共有ツールを選びましょう。

ステップ2. 情報資産の棚卸

Notesの移行先を選択できたら、次に情報資産の棚卸を行って社内にどんな資産があるのかを把握します。実は、社内のどんな情報資産があるのかをきちんと把握していない企業は多いものです。そのため、棚卸によってあらためて管理している情報資産とその場所を把握しなければいけません。

ステップ3. 移行優先度の決定

Notes運用企業では、重要な情報資産のほとんどがNotesで管理されており、なおかつスクリプト言語によるカスタマイズで業務プロセスへの依存性を高めています。そこで重要になるのが、情報資産とカスタマイズ機能のうち、何を移行して何を移行しないか?を慎重に選択することです。または、それらが移行可能かどうかを事前に調査した上で、適切な移行計画を立てることがNotes移行の最重要ポイントと言えるでしょう。

ステップ4. 情報資産の移行

移行すべき情報資産の優先度を決定したら、順次移行していきます。多くの場合は移行支援ベンダーなどが提供している移行ツールを利用することになるでしょう。移行ツールはプログラムによって移行作業を自動的に進めるものなので、情報資産を的確に移行できるとは限りません。移行後は、優先度の高い情報資産がしっかりと移行されているかどうかを確認しておきます。

ステップ5. 情報共有ツールの運用開始

情報資産の移行が完了すれば、いざ情報共有ツールの運用開始です。クラウド型の場合、Notes時代とは一変する状況が多いものの、油断は禁物です。クラウドにはクラウドなりの課題があるため、それを踏まえた上で運用計画を立てることが重要になります。

Note移行時の注意ポイント

Note移行は業務プロセスとの依存性や情報資産が多く管理されていることから容易ではありません。しかし、Note移行によって得られる効果は絶大です。特にクラウドを選択した場合は、複雑な運用保守から解放されたり、ユーザーの利便性が向上したりと新しいビジネス環境の構築にも貢献します。ただし、Note移行時は以下のような注意すべきポイントもあります。

ポイント1. スモールスタートによる運用開始

長年Notesが情報共有ツールとしてビジネスの中心にあった企業では、新しい情報共有ツールを導入するにあたり戸惑う点も多いでしょう。トラブルを最小限に留めて効率よく情報共有ツールを運用するには、スモールスタートを心がける必要があります。いきなり全社的に運用開始するのではなく、まずは一部のユーザーを対象に新しい情報共有ツールを運用します。そこからフィードバックを受けて運用実績を積み、徐々に組織全体へと拡大していきます。

ポイント2. ユーザーの不安を解消する

Notesを情報共有ツールとして活用してきた企業では、新しい情報共有ツールを運用するにあたり「上手く使いこなせるか?」と不安になるユーザーも少なくありません。また、従来の情報共有環境が一変することに対して不満を持つユーザーも多いでしょう。その際に重要なのが不安・不満解消に努めることです。新しく運用する情報共有ツールのトレーニング等を十分に行い、現場に素早く定着できるよう心がけましょう。

Dynamics 365やOffice 365の検討を!

Notesの移行先として選択されているDynamics 365やOffice 365は、クラウドとしてメリットを享受できるだけでなく、多様なカスタマイズにも対応しており自社要件にマッチした新しい情報共有ツールの構築が可能です。マイクロソフト社製品との親和性も非常に高いので、既存システムとの連携にも適しています。Notes移行の際は、ぜひDynamics 365やOffice 365をご検討ください。

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