オンライン商談ツールはメリットが多い?選び方とおすすめ製品とは

 2021.12.28  BizApp チャンネル編集部

オンライン商談ツールは、現代社会においてビジネスに必要なシステムの1つになりつつあります。オンライン商談ツールの導入を完了させることで、顧客に対して新しい形でのアプローチが行えるようになるでしょう。
こちらではオンライン商談ツールのメリットと、選び方について解説します。

オンライン商談ツールはメリットが多い?選び方とおすすめ製品とは

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オンライン商談ツールの導入メリット

オンライン商談とは、インターネット通信環境を用いたシステムを使って、実際に顧客と対面せずに行われる商談です。

コロナウィルスの影響によって人との接触が難しくなった昨今、ビジネスの世界でも商談をスムーズに進めるための新しい手法が注目されています。そこで現在普及しはじめているのが、「オンライン商談ツール」です。
オンラン商談ツールは、その名の通りオンライン上で商談を行う機能に特化したツールおよびサービスを指します。Skypeやzoomといったコミュニケーションツールとは違い、商談に必要な各種機能が備わっているのが特徴です。
例えば「資料の共有機能」「名刺交換機能」「簡易チャット機能」など、商談時だからこそ求められるシステムが導入されています。もちろんスムーズにビデオ通話を含む、基本的な機能も利用できるので、専用ツール1つでオンライン商談の環境を準備可能です。

オンライン商談ツールの導入には、さらに以下のようなメリットがあります。
具体的に得られるメリットについて、下記の要素を参考にしてみてください。

効率化・コスト削減

商談の流れをオンライン化することは、効率化やコスト削減につながります。
例えば商談に向かう際の交通費や、必要に応じて支払いが求められる食事代などは、オンラインになれば不要です。
そのほか、資料もすべてデータ化していけるので、ペーパーレス化による費用の削減や準備の効率化も実現できます。企業によっては1日に何度も商談を行うこともあるため、些細なコストでも結果的に事業を圧迫する負担になり得ます。
オンライン商談ツールを導入すれば、必須だったコストの一部は削減につなげられるので、無駄のない事業展開が実現できるでしょう。

スピーディーな対応

オンラインでの商談は、スピーディーな対応が可能な点でもメリットがあります。
急な応対が必要になった場合でも、オンラインに接続すれば即対応が可能なので、営業のチャンスを逃すことが少なくなるでしょう。臨機応変な対応力が備わることは「営業力」の強化にもつながり、営業成績の向上や利益拡大を近づけます。

また、オンライン商談ツールの導入は、商談に関するあらゆる時間の短縮にもつながります。例えばオンラインでは直接相手先に出向く必要がないため、移動時間とそのための準備時間が短縮可能です。
そのほか、資料もデータ化して送信するだけで届けられるので、印刷時間なども必要なくなります。

商談の幅が広がる

商談の幅が広がる点は、オンライン化によって得られる大きなメリットの1つです。
これまでは会社から移動できる範囲内の顧客だけが商談の対象でしたが、オンライン化によって遠方の企業に対しても手軽にアプローチが行えます。自社コンテンツの需要を求めている顧客を全国から探し出せるので、商談による利益の獲得確率が高まるでしょう。

また、オンライン商談ツールによっては複数人と同時に会話ができるので、気軽なイベント・セミナーのような形で商談を開催可能です。「興味はあるけど、一対一で商談をするのは難しい」といった顧客に対しても、アプローチが取れる可能性があるでしょう。

リモートワークに即した営業

オンライン商談ツールは、リモートワーク環境にもマッチします。
在宅で仕事をしている営業にも商談を任せられるので、時代に合わせた形に商談スタイルを合わせられるでしょう。

コロナ禍の影響で働き方が見直されているため、リモートワークを今後も継続する企業は多いです。そのため営業職にとっては、オンライン商談ツールが新しい職場の形になる可能性もあるでしょう。
リモートワークでの営業を行っている実績は、顧客に柔軟な対応ができる企業であることをアピールする結果にもなります。顧客からの信頼度を高めることにもつながり得るので、商談のオンライン化は事業にメリットとなるでしょう。

オンライン商談ツールの選び方

オンライン商談ツールは昨今の需要に合わせて、さまざまな種類がリリースされています。
そのため本格的にツールを導入する場合には、数々の魅力的なツールのなかから自社に合ったものを選択しなければならないでしょう。自社に合うツールを選ぶためには、まずチェックすべきポイントや把握しておくべき情報について知っておくのがコツです。

以下からは、オンライン商談ツールの選び方について解説します。

機能

ツールを選ぶ際には、まず利用できる機能についてチェックしましょう。
オンラインの商談ツールごとに、基本となる通信機能以外にも便利な機能が備わっていることがあります。
例えばチャット機能、通信の録音・録画機能、資料共有機能、そのほか映像や音声に関する特殊機能の追加が考えられるでしょう。事前に自社で必要な機能をピックアップして、使いやすいツールを選定するのがポイントです。

画質・音質

基本となる画質や音質が悪いと、商談がスムーズに進められなくなります。
オンライン上のコミュニケーションにおいて弊害となり得るので、一定以上の画質・音質が保証されているツールを選びましょう。オンライン商談ツール次第では、自動で画質や音質を調整してくれるサービスもあります。
特別な知識がなくても快適な通信を可能とするので、社内に画質や音質の調整を行える人材がいないのなら初心者でも扱えるツールを選択するのがおすすめです。

費用

ツールを本格的に導入する際には、費用も確認しておく必要があります。
いくら充実した機能がそろっていても、高額なコストがかかるのなら営業成果から得られる利益とつり合わなくなる可能性があるでしょう。機能数と費用のバランスを考慮して、自社にとって最適なツールを導入するのがポイントです。
ツールによっては、商談への利用頻度や機能数に応じて料金体系が複数用意されているサービスもあります。「機能数は少ないけど費用が安いタイプ」「費用はかかるが機能面が充実しているタイプ」といった特徴ごとに分けられているケースが多いので、自社のニーズに合ったものを選びやすいでしょう。

セキュリティ

オンライン商談ツールはインターネットとの接続が必須であるため、セキュリティの高さも重要なポイントです。
顧客情報や通信中の会話の流出などが起きれば、信用の失墜につながるだけでなく賠償請求の可能性なども出てくるでしょう。安全に使えるツールであることは必ず確認し、セキュリティ面で不安を持たないことがポイントです。
例えばセキュリティの国際標準規格を取得しているか、接続情報を制限できるかなど、具体的な実績や機能を参考にするのもよいでしょう。

Dynamics 365 CRMで営業活動を効率化するには

オンライン商談ツールを導入する際には、同時に「Dynamics 365 CRM」を利用することもおすすめです。
Dynamics 365 CRMでは顧客情報の徹底した管理が行えるため、商談の進捗や顧客先の細かな情報などを簡単に共有できます。営業だけでなく、マーケティング部門やカスタマー部門などの垣根を超えて情報共有ができるため、顧客ごとに最適な提案を行えるでしょう。
営業活動の効率化にもつながるので、オンライン商談ツールと併用してDynamics 365 CRMを使ってみてはいかがでしょうか。

まとめ

オンライン商談ツールは、これからの時代欠かせないマーケティング環境の1つになる可能性があります。
時代に合わせた営業活動が行えるように、この機会にツールの魅力や選び方を確認してみてはいかがでしょうか。また、オンライン商談ツールをERPやカレンダーなどと連携することでさらに生産性を高めることも可能となります。
例をあげると、Dynamics 365 CRMやTeamsを導入して全体最適を図ることも可能でしょう。オンライン商談ツールの利用時には、情報を活用するために顧客管理システムの導入も検討されます。

Dynamics 365 CRMなら便利な機能を総合的に利用できるので、オンライン商談における顧客管理を一任することも考えてみてください。


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