オンプレミス型グループウェアの課題とクラウド化のススメ

 2020.08.18  BizApp チャンネル編集部

オンプレミスからクラウドへ。2010年頃からこの流れが大きく加速し、現在では多くの企業がAzureなどのIaaSやPaaS、そしてSaaSであるクラウド型グループウェアを導入ないしは検討しています。現在もオンプレミス型グループウェアを運用している企業では、限界を感じつつあるのでは無いでしょうか?

グループウェアというコミュニケーション、コラボレーション基盤では無尽蔵にデータが増加していくため、システムパフォーマンスの低下やストレージ増加などの課題が常に付き纏います。また、ハードウェアやOS、ミドルウェアも常に最新化する必要があることでしょう。特にNotesなど古くからオンプレミス型グループウェアを運用している企業では、様々なところで弊害が生じているものと考えられます。

本記事でご紹介するのは、オンプレミス型グループウェアが抱える課題と、クラウド化した場合の利点についてです。クラウド型グループウェアの有効性を薄々感じているという方は、ぜひ参考にしてください。

onpremis-groupware

技術的な負債とIT人材活用の課題

Notesなど古くから運用されているオンプレミス型グループウェアは20年ほど前に一時代を築き、日本企業でも広く普及しました。当時は同じシステム上で様々なコミュニケーションを一元化できるというコンセプトが画期的で、かつほとんどの企業が独自のアドオンを開発してより生産性の高いコミュニケーションを目指したことかと思います。

しかし、現代までオンプレミス型グループウェアを運用している企業はその技術的負債に頭を悩ませているのが現状です。システムに追加するアドオンは増えるほどに構成を複雑にし、徐々にブラックスボックス化が進みます。その上オンプレミス型グループウェアの多くは独自のスクリプト言語が組み込まれており、現在主流の汎用的なプログラミング言語は適用しないケースが大半です。

となると、オンプレミス型グループウェア自体が技術的な負債として扱われ、新しいテクノロジーを搭載することは困難を極めます。さらに、オンプレミス型グループウェア独自のスクリプト言語を扱える人材が定年退職等によって離脱しているため、完全にブラックボックス化したコミュニケーション基盤になってしまいます。

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システム維持コストの高額化

古いスクリプト言語を使ったオンプレミス型グループウェアを運用し続けることは、システム維持コストの高額化を招きます。経済産業省が2018年に発表したDXレポートでは、技術的負債を抱え続けることでIT予算に占める維持コストの割合が9割を超えると明言しています。

つまりは、最新テクノロジーの搭載による生産性向上が実現できないことはおろか、デジタル時代で競合他社に取り残されることになり、ビジネスの敗者になる可能性が高まるのです。さらに、肥大化するシステムを前にパフォーマンスは著しく低下し、組織全体のコミュニケーションを支えきれなくなる可能性もあるでしょう。

クラウド型グループウェアで何が変わる?

オンプレミス型グループウェアを運用し続けることで抱えている課題は大きく新たなプランを用意する必要があるのです。そこで真っ先に考えられるのがクラウド型のグループウェアです。「クラウド型グループウェアに変えたからと言って何が良くなるの?」と疑問を持たれる方も多いでしょう。

それでは何が良くなるのでしょうか。

まず、オンプレミス型グループウェアでありがちなシステムのブラックボックス化ですが、クラウド型グループウェアではSaaSモデルとして提供される場合には、サービス提供事業者が運用を一括で行っているものなので、問題は発生しません。また、ロジック追加やアドオン開発も汎用性の高い言語を用意していたり、ノーコーディングに近いものを提供していたりと多くの課題を解決しています。また、これらの動作はシステムのアップグレード時にも保証されることが多いため最新技術を使いながら自社に適したアプリケーションの利用が可能になります。

システムの維持コストはどうでしょうか?オンプレミス型グループウェアのシステム維持費用のほとんどは情報システム担当者の人件費、サーバーやミドルウェアの管理、ハードウェア費用などでした。一方、クラウド型グループウェアは月々の料金がプランごとに決まっており、ユーザー数に応じて料金が確定するため常に可視化されたコストで運用できます。現状のコミュニケーション基盤よりもコストを削減できるかどうかは運用次第ですが、まず情報システム担当者によるメンテナンスや運用作業が不要ということだけでも、今まで固定されていたリソースを解放して新しいIT戦略に集中できることは確かです。

コミュニケーションの在り方も大きく変化します。クラウド型グループウェアはインターネット経由で提供されているサービスなので、組織内のユーザーはいつでもどこにいてもシームレスにコミュニケーションを取ることができます。メッセージ、無料通話、ビデオ通話、ファイル共有、スケジュール共有などコミュニケーションの方法も豊富に用意されていることが一般的です。

オンプレミス型グループウェアではVPN(Virtural Private Network/仮想プライベート回線)等がなければ外出先からコミュニケーションを取ることが不可能だったので、それを考慮すれば低コストに柔軟性の高いコミュニケーション基盤を整えられます。

脱オンプレミス型グループウェアに向けて

では、既存のオンプレミス型グループウェアからの脱却に向けてどのようなクラウド型グループウェアを選択すれば良いのでしょうか?ここでお勧めするのは、「Microsoft Power Platform」です。正確にはグループウェアではなく、組織のあらゆるコミュニケーションに必要なツールを一つに統合したビジネスアプリソリューションです。

Microsoft Power Platformは、同じくMicrosoftが提供するメッセージングアプリ「Microsoft Teams」との連携により、オンプレミス型グループウェアで実現していた高度な機能を踏襲しながらクラウドベースの統合的なコミュニケーション基盤の導入が可能です。

例えばNotesで使用していた休暇申請アプリをShare Pointに移行し、ビジネスアプリを作成するPower Appsやプロセスの自動化を実施するPower Automateなどを使用することで、より高度な休暇申請アプリの作成が可能です。

Microsoft Power Platformはあらゆるビジネスアプリケーションをシームレスに連携でき、オンプレミス型グループウェアで利用していたあらゆる機能を踏襲しながら、クラウド型グループウェアならではのメリットを享受できます。ぜひ、この機会に脱オンプレミス型グループウェアに向けてMicrosoft Power Platformを検討してみてはいかがでしょうか。

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