販売管理システムを導入して解決できる課題は多く存在します。逆を言えば、従来の管理環境では業務を阻む課題が多いということでもあります。まずはその課題を次に示すので確認しましょう。
- 入力作業が多くミスが発生しやすい
- 多様な販売チャネルを一括管理できない
- 取引先によって見積書が異なる
- 販売情報を経営に役立てられない
- 独立した在庫管理システムでは適正化が図れない
- 顧客によって契約期間や請求日が異なる
- 継続的な取引の販売管理を簡素化できていない
- 複合的なビジネス展開で管理が複雑になっている
いかがでしょうか？これらの課題にピンと来る方も多いのでは？
従来の管理環境では、これら販売管理業務が持つ課題を解決するのは難しく、やはりシステムに頼らざるを得ない状況にあります。しかしこれは悲観するような事柄ではなく、むしろシステム化によってこれまでの環境を刷新し、会社を成長させるチャンスと捉えてみてくだい。
もちろん販売管理システムでは導入コストがかかりますが、それ以上のリターンがあれば収益性は確実に増していきます。
今回は8つの課題をさらに詳しく解説しつつ、販売管理システムによる課題解決とメリットについて紹介していきます。
1.入力作業が多くミスが発生しやすい
販売管理とはそもそもデータ入力作業の多い業務です。例えばFAXやメールにて受注を行った場合、それらのデータを販売管理シートや在庫管理シート、債券・債務管理シートなど様々な場面で「同じデータ」を入力しなければなりません。
この時、どんなにミスが発生しないように注意しても、いずれはミスは起こります。
販売管理ではちょっとしたミスが後々大きな手間を生んでしまうので、最も簡素化させるべき点だと言えるでしょう。
連携性の高いシステムでデータ入力を簡素化！
販売管理システムでは、販売に関わる多様なシステムが強く連携しています。例えば受注データを入力した場合、それば在庫管理システムや債券・債務管理システムなどにも反映され、無駄なデータ入力が減少します。
2.多様な販売チャネルを一括管理できない
今や多くの企業で、販売チャネルの多様化が進んでいます。場合によってオンラインショップ、SNS、ネット広告、実店舗といった3つ以上の販売チャネルを持つ企業も少なくありません。
こうした企業における販売管理の課題は、販売チャネルを一括管理できないということです。販売チャネルごとに販売管理を行っていればその分手間が発生し、ミスが発生しやすくなってしまします。
販売チャネルを統合して販売情報を管理！
近年リリースされている販売管理システムの多くは、オンラインショップはもちろんSNSなど多様な販売チャネルに対応し、管理業務を効率化することができます。マルチチャネル化が叫ばれている現代ビジネスにおて、販売チャネルの統合は重要な課題の一つでしょう。
3.取引先によって見積書が異なる
「取引先の数だけ見積書の種類がある」は言い過ぎかもしれませんが、それに近い環境で異なる見積書を管理している企業は少なくありません。さらに取引先が増えていくほど、見積書の種類が増えていってしまいます。
この原因の多くは、属人化してしまった環境に起因しています。
フォーマットが正しく管理されていないがために各従業員が独自のフォーマットを使用することで、見積書管理が煩雑化してしまうのです。
統一された見積書を利用！
販売管理システムから作成する見積書はフォーマットが固定されているので、従業員ごとの属人化を防ぐことができます。また、異なるフォーマットを正確に管理することも可能です。
4.販売情報を経営に役立てられない
販売管理から生成される情報の数々は、経営に活かすことができる貴重な情報です。しかし、システムが統合されていない環境では販売情報を分析することは難しく、リアルタイムにデータを活かすことができません。
各データを収集するだけも時間がかかり、さらには分析・加工にも多大な時間を有してしまします。
統合された情報でリアルタイムな分析を！
販売管理システムを導入して各箇所から生成される情報が統合されていることで、リアルタイムな情報を分析して経営に活かすことができます。
5.独立した在庫管理システムでは適正化が図れない
在庫管理システムは在庫を適正化するためにあり、在庫を適正化することでキャッシュフローを改善するなど様々な効果を得ることができます。しかし、販売管理システムと連携の取れていない在庫管理システムでは適正化が難しく、しっかりと導入効果を得ることができません。
在庫管理システムとの連携で適正化を支援！
多くの販売管理システムでは在庫管理機能が内包されているため、データの連携で在庫の適正化を強力に支援します。また、入荷・出荷管理機能も同時に提供されているため、正確な在庫を把握することが可能なのです。
6.顧客によって契約期間や請求日が異なる
保険やWebサービスなどの無形商品を提供している企業で難しいのは、顧客ごとに違う契約期間や請求日を管理することです。この業務はエクセルなど従来の管理環境で管理するのは難しく、システム化で効率化する他ありません。
契約期間や請求日の違いを柔軟に設定！
販売管理システムでは取引が発生した時点から、顧客ごとの契約期間や請求日などを設定することができます。契約期限や請求日が近づくとシステムがアラートしてくれので、請求漏れなども発生しません。
7.継続的な取引の販売管理を簡素化できていない
継続的な取引がある場合、効率化のポイントは前回の取引情報を参照に、今回の取引を簡素化することです。しかしエクセルなどでの管理環境では、前回情報を参照にはできても、そのまま今回の取引へ活かすことはできません。
従って取引が発生する度に入力業務などが発生し、手間が増えてしまいます。
前回受注を参照にしつつ取引を簡素化！
販売管理システムを導入すれば、前回受注を参照にしつつ取引を簡素化することができます。長期的な取引がある企業における販売管理業務ならば、大幅な業務効率化が見込めます。
8.複合的なビジネス展開で管理が複雑になっている
複合的にビジネスを展開している場合、管理が煩雑になってしまうことは少なくありません。しかし、複数のビジネスの販売情報を統合して管理することは難しく、多くの企業が混乱していることでしょう。
複数ビジネスでも統合された販売管理を！
販売管理システムによっては、特定のビジネスだけでなく、複数のビジネスを統合した販売管理にも対応しています。特に、汎用型の販売管理システムを導入すれば企業独自にカスタマイズできるので、様々なシーンに対応可能です。
まとめ
いかがでしょうか？販売管理システムで解決できる課題は多く、様々なメリットを得ることもできます。また、販売管理業務を効率化させることは組織全体の効率化にも繋がり、販売情報を経営に生かせれば確実な企業成長が見込めます。
現在、販売管理に悩んでいる企業は、ぜひこれを機会に販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？販売管理システムによるメリットをぜひ教授してみてください。
