PMOとは!? 概要やPMとの違いについて解説

 2021.04.30  BizApp チャンネル編集部

プロジェクトを管理する上では、プロジェクトマネジメントを統括する担当者もしくは担当部署を配置することが求められます。プロジェクトマネジメントを統括する担当者としてはPM、担当部署としてはPMOが該当します。そこで本記事では、PMOの概要やPMとの違いについて詳しく解説していきます。

PMOとは!? 概要やPMとの違いについて解説

PMO(Project Management Office)とは

PMO(Project Management Office)とは、企業のプロジェクトをサポートするための部門を指します。具体的には、「プロジェクトの生産性を向上させるためにマネジメントをする」チームです。

企業の規模が大きくなると、従業員が増えて同時進行するプロジェクトが多くなります。管理が行き渡らないと、進捗の遅れが発生したり、場合によってはプロジェクトが頓挫したりする可能性があるのです。このようなことが起きないためにも、プロジェクトマネジメントを適切に行って、全体を管理しなければいけません。

そこで役立つのが、PMOです。PMOは数人で編成されて、プロジェクトの品質向上のために管理・環境の整備、人材の育成などを行います。さらに経過を観察・分析して、問題点があった場合は随時修正していきます。

PMOの役割は、プロジェクトの規模が大きくなるにつれて効果を発揮します。プロジェクトが大きいと、小さなプロジェクトが乱立して全体を正確に管理することが難しくなります。そこでPMOを導入すると、乱立したプロジェクトの質を一定に保ち、全体を結びつけて管理できるわけです。

PMとの違い

PMOと似た部門にPMがあります。ほとんどの企業ではPMの方が一般的でしょう。作業内容的にも似ているため、混同しがちです。

そこでここでは、二つの部門の違いについて解説します。

PMとPMOの業務上役割の違い

PMは、プロジェクトマネージャーの略称で、プロジェクト全体の品質を管理します。名前の通り役職なので、チーム編成されることが多いPMOとは立場が異なります。業務もプロジェクトをサポートするという点ではPMOと似ていますが、PMはプロジェクト全体を統括するため、より範囲が広いと言えます。

では、この二つの部門は、企業内でどのように配置されるのでしょうか。前述のように大きなプロジェクトが発生すると、内部で小さなプロジェクトが増えてくるとPMだけでは管理が難しくなります。そこで、それぞれのプロジェクトを支援するPMOを立ち上げて、プロジェクトの細かい部分まで管理できるようにするのです。

このような仕組みから、PMOがPMをアシストするような存在であることがわかるかと思います。また、プロジェクト全体を統括するPMと違い、PMOはプロジェクトの内部まで入り込んで業務をします。そのため、プロジェクトに関わる雑務なども、PMOの業務の一環です。
ただし、昨今ではPMと同じように全社的な観点でプロジェクトをサポートするPMOも存在しています。

PMとPMOの求められるスキルの違い

PMとPMOは、プロジェクトを管理するという点では同じため、求められるスキルも似ています。互いに求められるのは、プロジェクトの進捗や予算・人材などを管理する能力と、チーム内の人間や外部の人間と柔軟な意思疎通をするためのコミュニケーション能力です。

さらにプロジェクト自体を管理するため、プログラミング知識などの技術的な知見も必要となります。コードを組む必要はありませんが、言語の種類や特性などの大まかな知識はあったほうが良いでしょう。

また、PMの場合は、社内の人間から顧客や委託先まで幅広い人間とやりとりが発生します。社内外との折り合いをつけて信頼を勝ち取る必要性があるため、自分をプロモーションするスキルが求められるのです。

その点、PMOは、プロジェクト内部に関わるので、文章作成などの業務が発生します。このことから、エクセルやワードなどのオフィス製品を扱うスキルが必要です。さらに細かくいえば、ビジネス分析能力や人材開発を行うこともあるため、これらに付随したスキルや経験も必要になります。

PMOを導入するメリット

ここでは、企業がPMOを導入することにより得られる複数のメリットについて解説します。

プロジェクト進捗の可視化

PMOの基本業務は、進捗・予算・課題・障害などの管理スキームの立案です。通常こうした管理業務はPL(プロジェクトリーダー)が担当しますが、PMOが行う場合は範囲に違いがあります。

PLの場合は、プロジェクトを成功に導くためにプロジェクト内の範囲に限定して管理します。たとえば、チームの進捗状況やスケジュール管理などです。一方PMOの場合は、プロジェクトに合った管理手法を立案してPLに管理を促し、マネジメントに役立てます。問題点があればPMに報告して、修正点を探し出します。このような性質があることから、管理対象が内向きだけでなく外に向いているのです。

また、PLやPMの作業軽減にも繋がります。管理にはさまざまな方法があり、どのようにして管理を行うかは担当者の悩みの種の一つです。チーム内に経験の豊富な人材が複数いても、それぞれが違う管理手法を挙げることもあるでしょう。さらに進捗管理の手法などが雑で、正確な状況が把握できないという状況も多々あります。こうした問題点を素早く解決するためにも、PMOの配置は有効的です。これまでPLが個々に行っていた管理が統一されるため、状況がより把握しやすくなります。

業務効率の向上

PMOの業務目標の一つに、プロジェクトの生産性向上があります。たとえば、プロジェクトの初期段階では、管理ルールの標準化や策定、予算や人員の配置などが主な業務です。これらプロジェクトに合うように行うことで、プロジェクト毎にルールがバラバラにならずに全体の業務効率向上を目指すのです。

さらにチーム規模が大きくなると、PLは管理業務だけで手一杯になることもあります。そうなると内部の状況が悪化しても、どの部分に問題点があるのかを探ることが難しいこともあるのです。こうした時にPMOは外側から俯瞰して見ることができるため、状況の冷静な判断ができます。 また、プロジェクト内部は、作業が終盤になるにつれて忙しくなることが多いのですが、PMOは反対に作業の初期段階が忙しくて、後半になるにつれて作業が緩やかになります。最初の段階で打ち立てたルールがしっかりと機能していれば、あとは細かな調整やサポートをするのみです。

作業の過度機において、余裕のある管理者がついていてくれることで、チーム内の作業者は業務に集中できるのです。

プロジェクトの質の向上

プロジェクト自体の質と透明性の向上は、経営層の意思決定にも影響をもたらします。これまでの解説ではプロジェクト内へのアプローチが主でしたが、経営層との連携により組織目標達成のための意思決定にも役立ちます。

経営層では、組織の中期・年間計画に沿ってプロジェクトを立案して、組織の方針に沿ってプロジェクト内部の運営方法を策定しなければいけません。しかし、経営層はマネジメントのプロでないこともあり、他の業務と並行して行うには難しいものがあります。

そこでPMOを活用することで、目標達成のためにどのようなプロジェクトが必要なのかを考えて実行に移すことが可能です。また、組織が求める方針を具現化して、プロジェクトに落とし込むのもPMOの役割の一つです。経営層からプロジェクトまでを繋ぐ橋渡しのような存在ができることで、組織の望む運営を実現してプロジェクトの質を高めることが可能になるのです。

まとめ

PMO部門を設置することにより、プロジェクトの質の向上が図れるほか、経営層の意思決定に寄与することも可能です。

また、プロジェクト全体の管理能力が統一されることで、作業効率の向上やPLの作業軽減にも繋がります。大規模なプロジェクトになると管理が複雑になるため、よりPMOが役立つでしょう。


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