PowerAutomateで業務を手軽に自動化しよう!その具体例とポイント

 2020.09.30  BizApp チャンネル編集部

2017年頃から国内での注目が高まり始めたRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)。世界の大手コンサルティング企業のマッキンゼー・アンド・カンパニーは、2025年までには世界市場で4%の雇用が自動化・機械化されるとも言われています。

そんなRPAですが、いよいよマイクロソフトから「Microsoft Power Automate(以下Power Automate)」が2019年11月にリリースされました。

RPAといえば定型業務を中心に自動化を図り、業務効率を高めるためのツールです。Power Automateは従来のRPAと何が違うのか?その魅力を届けるべく、Power Automateによる業務の手軽な自動化について具体例とポイントをご紹介します。

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Power Automateで請求処理をさくっと自動化

それでは、日商エレクトロニクス株式会社(以下NISSHO)がPower Automateを活用して行なった請求書周りの自動化について具体例を交えて紹介していきます。対象となったのはA社の請求業務(支払い承認フロー)の見直しです。

請求処理では請求書のデジタル保存やデータの共有、責任者からの承認などいくつかのプロセスを経てようやく完了する業務なので、想像以上に時間がかかります。しかも日常的に発生する業務であることから、効率化の余地は大きいものと言えるでしょう。

A社ではERPが基幹システムとしてのデータ入力先になります。NISSHOでは既存の業務フローから、Power Automate及びMicrosoft製品を利用して次のように自動化プロセスを組みました。

①担当者が請求書データをExcel形式にデジタル化し、SharePoint上に保存する(手動)

②SharePoint上に保存されたと同時にTeamsに保存通知が投稿される(自動化)

③Gmailにて責任者宛に承認依頼メールが送信される(自動化)

④責任者がPower Automateを通じて承認可否を入力する(手動)

⑤Teamsに承認可否が投稿される(自動化)

⑥ERPに請求書データが登録される(自動化)

このように請求処理プロセスの大部分を自動化することで、大幅な業務時間削減効果が期待できます。また、請求処理は日常的に発生する業務であることからRPAによる効率化効果がより大きくなるでしょう。

Power Automateの特徴

上記のような自動化は、当然のことながらPower Automate以外のRPAでも可能です。では、従来のRPAではなくPower Automateを選ぶ理由はどこにあるのか?それを伝えるべく、ここではPower Automateの特徴をご紹介します。

特徴1.便利な2つの作成フロー

Power Automateが従来のRPAと異なる点は自動化の作成フローにあります。Power AutomateではDPA(デジタル・プロセス・オートメーション)とRPAという2つの自動化作成フローを持っているのです。

DPAによる作成フロー

Power Automateではコネクタと呼ばれる対応アプリケーションのAPIを活用することで、各アプリの機能を繋いでパズルを組み立てるような感覚で自動化を作成できます。Microsoft社製アプリ全般をはじめSalesforceやBox、SlackやTwitterなど390以上のアプリケーションがサポートされています。

RPAのよる作成フロー

APIが提供されていないシステムについてはRPAの作成フローで対応できます。画面操作を記録して自動化するという従来のRPAを踏襲した機能になっており、デスクトップアプリはもちろんウェブアプリやWinAutomationなど他社製RPAとの連携も可能です。

特徴2.少ない作成工数でさくっと自動化

Power Automateはクラウドベースのサービスなので、パソコン・インターネット回線・Microsoftアカウントさえあればすぐに自動化を作成できるのも特徴です。それだけでなく、ローコードプラットフォームで自動化が手軽に作成できるような設計になっています。

初めてRPAを使用する方でもテンプレートが多数用意されているので、自動化を最初から作り込む必要はありません。動作に必要な項目は事前に示されているので値を入力数だけで完了します。また、値や連携するための因数はほぼ選択形式で入力できるなどの手軽さもあります。Microsoft製なのでユーザーインターフェースに統一感があり、いろいろな操作を覚える必要がないので学習コストも削減できます。

特徴3.クラウドサービスによるコストの適正化

Power AutomateはMicrosoftが運用するクラウドプラットフォーム、Azure上で展開されているサービスです。必要なリソースを必要な時に合わせて利用できることから、常にRPAのコストを適正に保つことが可能です。また、セキュリティ面で負担が残るRPAもAzureセキュリティがそのまま適用されるので、安心して利用できるのも大きな利点でしょう。

特徴4.モバイル対応でいつでもどこでも自動化

Power AutomateはiOS、Android、Windows Phone向けのモバイルアプリケーションが提供されているので、モバイルデバイスからでも自動化を作成できアクティビティの監視も行えます。時間や場所にとらわれずPower Automateが利用できるので自動化の幅も広がるでしょう。

Power Automateで自動化を作成するポイント

前述のように、Power Automateは従来のRPAを進化させたサービスであり、その気軽さからより多くの自動化を作成して大きな業務効率化を成し遂げることができるサービスです。それでは最後に、Power Automatで自動化を作成するポイントをご紹介します。

Power Automateで自動化を作成するにあたってまず大切なことは、DPAが使用できる部分は使ってシンプルな自動化を促すことです。これは他のRPAにはない大きな強みであり、自動化の乱立によるシステム環境の複雑化を防ぐ効果が期待できます。

さらに、5分程度で誰でもできるようなルーティンワークは自動化していきましょう。Power Automateは気軽だからこそ細かい定型業務への適用が容易であり、塵も積もれば山となるように、小さな効率化も積み重なれば膨大な時間の削減へと繋がります。

Power Automateについてもっと知りたい、使ってみたいという方は、まずは確認もかねて無料資料をご一度ください。きっと、あなたが抱えている課題を解決するための方法がここにあります。

Microsoft Power Automate を利用した手軽な自動化とは?

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