予算管理の目的と方法【効率的な予算策定のコツを紹介】

 2022.03.28  BizApp チャンネル編集部

企業の事業推進において、「予算管理」が重要とされるのはなぜでしょうか。本記事では、その目的や種類についてあらためて解説し、基礎的事項を再確認します。また、予算管理を実行するにあたって効果的な方法と、重要なポイントもご紹介します。

予算管理の目的と方法【効率的な予算策定のコツを紹介】

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予算管理の目的

企業経営においてなくてはならない業務の1つが、「予算管理(budget control)」です。では、そもそも予算管理を行う目的とは一体何でしょうか。
「予算」とは、あらかじめ決めた売上や利益の目標となる数値や、それに伴って発生すると考えられる支出の総和を指します。予算管理を行うことで、予算を各部署の実業務へと落とし込み、事業の進捗状況について正しく認識できるようになります。また、予算と実績値とを比較し、乖離について原因分析することで、改善点を数値で明確化できるようになります。もし外部要因がなく、どうしても実績とのギャップを埋められない場合には、経営計画そのものを見直すことも必要になるでしょう。
つまり、予算管理とは、当初計画として立てた予算と、実績を数値で把握し分析する作業であり、「予実管理」とほぼ違いはありません。両者のギャップを埋め、目標達成のための改善策を打ち出すことこそが、予算管理の目的だといえます。また、同じような意味で「経営管理」という言葉もありますが、経営管理は「ヒト・モノ・カネ」といった経営資源をマネージメントすることを指すため、こちらは意味の違いに注意が必要です。
予算管理は、Plan(計画)・Do(実行)・Check(確認)・Act(改善)といったPDCAサイクルを回すことで定期的に行われます。

予算管理の種類

予算管理をするのに必要となる予算には、以下の4種類があります。ここからはそれぞれの内容についてご紹介します。

  • 売上予算
  • 原価予算
  • 経費予算
  • 利益予算

売上予算

企業は基本的に営利(収入)を得ることを目的としています。そのため、この1年間で売上がどのくらい必要なのか、目標となる計画を立てます。つまり売上予算とは、売上目標と同じような意味と考えてよいでしょう。年度末には次年度の売上目標を立てますが、前年度までの数字や変動をベースに算出されます。そして予算管理によってどのくらい売上目標を達成するか、またはしそうかについて、管理表に沿って都度チェックをしていくのです。もしも売上予算がなければ、組織や従業員は自分たちが実施した業務を正確に評価できません。会社にとっての課題や今後の改善策を明確にする意味でも、売上予算は予算管理にとって必要な要素といえます。

原価予算

商品を製造したり、仕入れたりする際の原価(原材料の価格)がどのくらい必要なのかについて計画を立てたものが、原価予算です。売上目標に合わせて、どれくらい商品を生産し販売する必要があるのかが分かれば、おのずと原価予算も定まってきます。ただ、時期的な要素や市場の需要などに左右されがちなため、それらをしっかり見定めながら定期的にチェックを行い、予算を適宜修正しながら作成することが大切です。

経費予算

商品やサービスを顧客に提供し、事業の維持、成長を図るために必要となるコストとしては、原価以外にも「経費」が挙げられます。たとえば最もイメージしやすいのは人件費でしょう。その他、オフィスの賃貸料や光熱費なども経費に含まれます。予算管理では、この経費がどれくらいかかるのかということも数値化し、計画を立てます。1年間で経費に充てられる金額を明確化できると無駄なコストが見えてくるため、削減の判断が可能になり、最終的な利益につながるのです。

利益予算

最後の4つ目は利益予算、つまり利益目標です。利益は、売上から原価と経費を差し引いたものとし、どのくらい利益を出したいかという計画を立てていきます。しかし、利益予算がマイナスだからといって即赤字というわけではないことには注意が必要です。もし売上目標が未達であっても、原価や経費といったコストの要素を大きく削減できれば、黒字転換を達成できる可能性も生まれるからです。

予算管理の方法

では、予算管理を行う方法にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、「トップダウン式」と「ボトムアップ式」の2パターンについて解説します。

トップダウン式

経営スタイルや意思決定の事例としてもよく紹介されるトップダウン式ですが、予算管理の場面では、企業のトップや経営幹部が経営方針に沿って予算配分を決め、各部署に振り分ける方法を指します。実行にはスピード感があり、責任が明確になったり、コストも抑えられたりすることが魅力といえます。ただ、この方式で予算管理を行う場合、現場である各部署との意識に乖離が生まれるケースも考えられます。従業員のモチベーションを維持し、意識を高めるためにも、トップは自社全体の事業だけでなく、市場動向もしっかり把握した上で予算管理を行うことが非常に重要なのです。

ボトムアップ式

トップダウン式の逆はボトムアップ式と呼ばれ、現場の各部署が各自で予算を検討し、それらを吸い上げて会社全体の予算を決めていく方法を指します。特に大企業の場合は、トップがすべてを把握することは困難なため、この方法が現実的といえるでしょう。現場からの吸い上げから最終的な決定までに時間がかかってしまうのがネックですが、現場目線での業務実態や実績をもとに予算を割り振れるため、トップと現場との間で意識の共有化が比較的しやすい方法といえます。

予算管理のポイント

では、予算管理を行う際には、どのような点に気を付ければよいでしょうか。ここでは以下の2点についてご紹介します。

適切な難易度設計

冒頭でも解説したように、予算管理の目的は、予算と実績とを比較し最終的に目標達成できるように方策を打ち出していくことにあります。そして、予算管理や方策については従業員のモチベーション維持向上のため、理解してもらえるものでなければなりません。
そのため、トップダウン式、ボトルアップ式にかかわらず、予算の難易度は、市場動向データや事業の方針などを加味しながら実現可能なレベルで設計する必要があります。
また、予算配分が決定した後、各部署から「なぜその予算になったのか」と聞かれた際に適切に回答できるよう、根拠を明確化しておくことも重要なポイントです。

効率化できるツールを利用する

予算管理は迅速に行うことが求められるため、できれば作業の効率化が図れるツールを利用するのがおすすめです。一般的な表計算ツールであればエクセルやスプレッドシートが挙げられるでしょう。その際、手順としては会社がこの1年間で掲げる経営目標をもとに、売上予算と経費予算をそれぞれまとめ合わせて、目標達成の進捗状況を管理していきます。
ただ、このエクセルなどのツールは親しみがあり見やすい一方、情報収集や更新作業、ファイルの管理などで、作業上、大きな負担がかかることが懸念されます。そこで、予算管理システムやアプリを導入し、他システム(会計や原価管理など)と連携して運用することもおすすめできます。
予算管理システムを利用することで、情報収集や作業・管理の効率化、プロセスの共有による従業員の意識強化にもつながります。また、複雑化する手作業でのシート作成から解放されるため、作業ミスが減り、予算管理の精度が上がることも大きなメリットといえます。

まとめ

予算管理は事業の進捗状況確認や、予算と実績との比較から改善策を検討する作業で、業績目標達成のために重要です。実行方法はエクセルなどの表計算ソフトでも可能ですが、手作業によるミスを回避したり、プロセスを可視化したりするためには予算管理システムを活用するのも一つの手です。特におすすめのシステムは、数多くの企業で導入されているMicrosoft Dynamics 365が挙げられます。Microsoft Dynamics 365 financeというアプリケーションを利用すれば、予算管理の共同作業がスムーズになり、プロセスの効率化が図れます。予算管理の効率化に課題をお持ちの方は、ぜひ一度ご検討ください。


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