今すぐできる!RPAによる業務改善例の紹介

 2021.04.22  BizApp チャンネル編集部

社会的な変化や人手不足などを背景に、多くの企業で業務効率化が課題となっています。これに対し「RPA」を活用することで、大きな効果が期待できますが、どのように導入すればよいのか不安に思われる事業者も少なくないでしょう。そこで本記事では、RPAの活用によってどのような効果が得られるのか、導入事例を交えて解説します。

今すぐできる!RPAによる業務改善例の紹介

RPA活用のメリット

「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」とは、人の手で行われていた業務プロセスをコンピューターが代行するプログラムのことです。プログラミングスキルに疎い人でもロボットプログラムを作成できるのが特徴で、「ノーコード」「ローコード」などと表現されることもあります。

WinActorやBizRobo!、UiPathのような有償RPAツールのほか、Microsoft社が提供するPower Automate Desktopのような無償で利用できるツールも登場しています(Windows 10ユーザー対象)。

導入費用や運用コストが高額ゆえ、当初は大企業を中心に活用が進んでいたRPAですが、2018年頃から中堅・小規模の企業でも導入数が増えてきました。ロボフィス株式会社がNTTデータと共同で実施した調査によると、WinActorの導入数は、2019年度末時点で従業員300人未満の企業が前年比12ポイント増加し、全体の約4割を占めるまでに至っています。

また、近年の新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの企業で業務効率化が求められるようになりました。このことからも、今後RPAの活用がさらに増加すると見られています。

では、RPAの導入によって、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。まずは、RPAが企業にもたらす3つの効果について見ていきましょう。

業務効率化

RPAを活用することで、「Excelに入力されたデータを社内の基幹システムに転記する」「Webシステムからダウンロードしたファイルをサーバーに保存する」「定型的な集計作業を行う」などのルーチン作業を自動化できます。

ロボットは24時間365日休まずに作業を続けるため、時間の無駄が生まれません。これにより担当者の負担が減り、本来取り組むべき付加価値の高い業務に注力できるようになります。また、余剰な人員を再配置すれば、生産性向上や業務効率化にもつながります。

コスト削減

ロボットが作業を行うことで、省人化を促進し、人件費の削減に寄与します。

東京都が2018年に実施した実証実験によると、データ集計や統計資料作成、文章チェック、データ登録などをロボットで自動化したことで、年間計438時間の時間削減効果が見られました。
(参照元:https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2019/03/27/19.html

都ではRPA導入を契機にBPRを目指しており、将来的にはより多くの業務で省人化・効率化が進むと見られています。それにより、作業時間の減少や残業時間の短縮、派遣社員など外注の抑制といったコスト削減につながります。

誤作業(ヒューマンエラー)の防止

通常、人間が集中力を維持できる限界は90分程度といわれています。その点RPAであれば、あらかじめ設定したプログラムに基づいてロボットが自動で作業するため、単純な入力ミスや作業漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。これにより、人の手による作業よりも遥かに長時間、均一の品質を保ち続けることが可能です。

RPAの業務改善例

ここでは、実際にRPAを活用して業務改善を成し遂げた事例についてご紹介します。導入の経緯や効果などにも注目しつつ、自社に導入する際の参考にしてください。

支払い情報入力の自動化

銀行や保険会社などでは定型的な事務作業が多く、早くからRPAの導入が進められてきました。ある大手損害保険会社では、支払い情報の入力業務を行う目的で、2018年からUiPathを導入しています。その背景には、自然災害の頻発による保険支払い件数の激増が影響していました。

IT化を推進していた同社は、保険の支払い手続き業務に対して、100台以上にも上る大量のロボットを投入します。これにより、事故の受付作業から保険金の支払い業務まで、一連の事務作業の自動化に成功しました。さらに、業務効率化による人件費削減だけでなく、支払いまでの期間を大幅に短縮し、顧客満足度の向上にも役立っています。

顧客向けレポート資料作成作業の自動化

某製造業系マーケティング企業は2016年からRPAを導入し、2018年には自社内に推進室を立ち上げ、全社的なRPA活用を推進しています。

中でも特徴的なのは、報告レポート作成の効率化にUiPathを活用している点です。パートナー企業との定期ミーティングで使用する報告レポート作成をRPAで自動化し、作成時間の大幅な削減を実現しています。

成功したポイントとしては、パートナーごとにバラバラだったフォーマットを統一したことが挙げられます。これにより、RPAでの自動化がしやすくなりなりました。さらに、RPAが作業する定型的な情報と、自由書式で記入できるエリアを分けたことで、レポートとしての品質も落とさず効率化に成功しています。

契約書作成業務の自動化

ある大手ソフトウェア開発会社では、人材派遣会社のシステムから取得した候補者情報に基づく契約書作成業務の自動化に、RPAを活用しています。導入したのはPower Automate Desktopです。

従来の業務フローでは、Webシステムにログイン後、派遣契約情報を社内サーバーにダウンロードしてから、その内容をExcelのテンプレートに転記し、契約書を作成・各担当者にメールで送付するという流れでした。定型的かつ件数の多い作業ゆえ、兼ねてから自動化が求められていただけでなく、転記項目の多さから手作業によるミスが発生しやすい問題も抱えていたのです。

RPAの導入によって、「システムにログインして該当ファイルをダウンロード」「フォルダに保存してからExcelに転記」「契約書作成に必要な不足情報はWebから検索」「担当者にメール送信」という全プロセスの自動化に成功します。これにより、担当者の作業時間を年間数百時間も削減できたとのことです。

RPAを導入するならPower Automate Desktopがおすすめ

Power Automate Desktopは、「スタンドアロンで動作する」「一部機能は有償」といった制約こそあるものの、Windows10ユーザーであれば無料で利用できるRPAツールです。レコーディング機能に加え、ブラウザ操作やファイル、Excel・Outlookの操作など300以上のアクションが事前に用意されており、それらを組み合わせることでさまざまなアクションが実現できます。さらに日本語化されており、操作方法も比較的わかりやすいため、RPAを導入したい企業にとっておすすめの選択肢といえます。

Power Automate Desktopの導入支援サービスを活用できる

RPAで効果を上げる際、特に気を付けたいのが「どの業務を自動化対象とするか、慎重に選定すること」「事前に対象業務をマニュアル化し、自動化するプロセスを設計すること」の2点です。

自動化する難易度と作業工数、対象の業務量、得られる効果などのバランスを踏まえて、業務を選定することが重要です。また、シナリオ(フロー)を設計する前に、対象業務のルールを抽出し、定型化することも欠かせません。この部分が順調に進まないと、ツールを導入しただけで終わりになってしまいます。

しかし、いくら製品価格が下がり導入しやすくなったとはいえ、すべての企業にIT専門スキルを持った担当者がいるわけではありません。中堅・小規模の企業など、なかなか自社だけでロボット開発を進めるのは難しいという企業も少なくないはずです。その場合は、専門知識やノウハウを持った外部企業からサポートを受けるのがよいでしょう。

Sky株式会社では、Power Automate Desktopの導入支援サービスを提供しています。さまざまな開発経験を積んでいることに加え、自社でもRPAを導入しているため、ノウハウも豊富です。興味がある方は、ぜひ一度資料請求してみてはいかがでしょうか。

まとめ

RPAは、人手不足の解消や業務効率化を実現する手段として、さまざまな企業で活用されています。ノンコア業務を効率化することで、人件費を削減しつつ、本来行うべきコア業務に注力できるようになるでしょう。知識・ノウハウがなく不安な場合は、Power Automate Desktopなどの導入支援サービスの利用がおすすめです。


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