SaaSシステムとは?SaaSを利用した業務効率化について解説

 2022.01.31  BizApp チャンネル編集部

さまざまなサービスが展開されている「SaaS」は、インターネットを通じて比較的簡単に利用できるのが特徴です。本記事では、SaaSの概要やメリット、導入時に気をつけたいポイントなどについて解説します。業務効率化に活用できるシステムも併せてご紹介しますので、SaaS導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。SaaSシステムとは?SaaSを利用した業務効率化について解説

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SaaSシステムとは?

近年、テレワークの普及などにより活用するケースが増えてきた「SaaS」ですが、具体的にどのようなシステムなのでしょうか。以下ではSaaSの基本的な定義について、名前が似ている「PaaS」「IaaS」との違いも含めて解説します。

今更聞けないSaaSとは?

SaaSとは「Software as a Service」の略称で、「サース」もしくは「サーズ」と読みます。直訳で「サービスとしてのソフトウェア」を意味し、インターネット経由でソフトウェアを利用できるサービスを指します。パソコンへのインストール作業が不要で、比較的簡単にソフトウェアを利用できるのが特徴です。

同じような意味で使われる言葉に「クラウドサービス」があります。こちらもインターネットを経由して、ソフトウェアやデータを利用するサービスのことです。SaaSはクラウドサービスの提供形態のひとつであり、ほかにPaaSやIaaSなどの種類が存在します。

PaaS、IaaSとの違い

PaaSとIaaSは、どちらもインターネット経由で利用できるサービスという点ではSaaSと同じですが、提供されるサービスの種類が異なります。

まずPaaSは「Platform as a Service」の略称で、「パース」と読みます。OSやデータベースなど、アプリケーションソフトを利用するのに必要なプラットフォームを提供します。

一方、IaaSは「Infrastructure as a Service」の略称で、「イアース」または「アイアース」と読みます。こちらは仮想サーバーやネットワーク、ハードディスクといった、情報システムを使うためのインフラを提供する形態です。

つまり、情報システムの活用基盤となる場を提供するのがIaaSであり、それに加えてアプリケーションソフトの利用やシステム開発などに必要な場も提供するのがPaaSです。

そして、SaaSはこれらすべてに加え、実際に使うツールとしてのアプリケーションも含めて提供するサービスをいいます。カバーできる範囲が広いうえ、後述するメリットもあり、特に利用者の多いクラウドサービスです。

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SaaSを導入するメリットやポイント

SaaSは比較的簡単に導入しやすく、コストを抑えて業務効率化を実現できるサービスでもあります。ここではSaaSを導入するメリットについて、導入に際し押さえておきたいポイントも併せて詳しくご説明します。

SaaS導入のメリット

以前はアプリケーションソフトを利用する際、購入してパソコンにインストールするやり方が主流でした。SaaSの場合、アカウントの作成程度で利用開始できるため、準備にかかる時間を短縮できます。

加えて、定額制のサービスが多く、大抵の場合はメンテナンス費用も利用料金に含まれています。そのため、新システム導入にかかるコストを抑えられるうえ、自社でメンテナンスを行う手間も省けます。

また、インターネットの接続環境さえあれば、場所やデバイスを問わずアクセスできるのも強みです。さらに、複数人で同時にデータを管理・編集することも可能で、情報を素早く共有しやすいメリットがあります。その性質上、テレワーク導入を検討中の企業にも適しているといえます。

SaaS導入のポイント

SaaS導入に際し気をつけたいポイントとしては、主に以下の4つが挙げられます。

○利用目的

まず、なぜSaaSを利用したいのか、どのような効果を得たいのかなど、SaaSを導入する目的を明確にしておきましょう。自社が抱える問題点を洗い出し、SaaSの導入によって、どのように改善していくかを具体的に考えることも大切です。

○利用環境

SaaSを利用する環境の整備も欠かせません。パソコンなど必要なデバイスを揃え、快適にシステムを利用できるネットワーク環境を整えましょう。また、導入したいSaaSが、使用中のデバイスやブラウザに対応しているかどうかも要チェックです。

○セキュリティ

SaaSは、インターネットがつながれば誰でも簡単に利用できるサービスゆえ、見方を変えれば情報漏えいなどのリスクも潜んでいます。特に近年ではサイバー攻撃が多様化かつ巧妙化しており、またデバイスの紛失・盗難や内部不正によるインシデントの発生も報告されています。自社の情報資産を守るためにも、セキュリティ対策が万全に講じられたサービスを選びましょう。

その際、判断材料のひとつとなるのが、情報管理に関する認証取得の有無です。プライバシーマークやISMSクラウドセキュリティ認証などを取得した、セキュリティレベルの高いサービスを導入するのが無難でしょう。無論、自社のセキュリティ対策を徹底させることも重要です。

○メンテナンスによる影響

システムメンテナンスによって、自社の業務がストップするおそれがないかチェックしておきましょう。SaaSは自社でメンテナンスをする必要がない反面、ベンダー側のタイミングでメンテナンスが行われます。その間、業務に支障をきたしてしまわないか考慮することをおすすめします。

SaaSのサービスとは? 具体例

SaaSの代表例として、Microsoft Office 365などのオフィスソフトや、Gmailなどのメールサービス、Dropboxなどのオンラインストレージが挙げられます。SaaSがどのようなものか具体的に知らなかったとしても、これらを以前から日常的に使っていた方は多いのではないでしょうか。

ほかにも、Slackをはじめとするコミュニケーションツールや、freeeのような会計ソフトなど、実にさまざまなサービスが提供されています。

SaaSで業務の効率化

業務効率化のためにSaaSを導入したい場合は、「ERP」を利用するのもおすすめです。以下では、ERPとは何か、どのように業務効率化に活用できるのかを解説します。

業務効率化の手段としてERPを紹介

ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、「企業資源計画」などと訳されます。企業が持つヒト・モノ・カネ・情報・といった資源の有効活用を目的に、これら資源を一元管理する考え方のことです。

また、企業資源の一元管理に必要な「統合基幹業務システム」を指してERPと呼ぶこともあります。つまり、人事や在庫、販売、財務といった企業の情報を部門ごとに分けて管理するのではなく、一箇所に集約して管理する概念およびシステムがERPです。

ERPの導入によって、各部門で異なるシステムを利用するより、情報管理が効率的に行えます。そのうえ情報共有もしやすく、データのさらなる有効活用が可能です。加えて、業務の進捗状況や経営状態もリアルタイムで把握でき、業務効率化や経営の合理化、生産性向上にもつながります。

SaaS型ERPのメリット

ERPは主に「オンプレミス型」と「SaaS型」があります。オンプレミス型は基本的にすべてを自社で担うタイプで、メリットとしては自社に合ったシステムを構築できる点が挙げられます。一方、準備に時間がかかるうえ、費用が高額になりやすく、システム設計や運用を担う人材も必要です。

その点、SaaS型はインターネットにアクセスできれば使えるため、環境構築にかかる手間を省けます。細かくカスタマイズしにくいというデメリットはあるものの、オンプレミス型よりコストがかからず、気軽に利用しやすいのが魅力です。

特に、Microsoft 365などMicrosoft社のオフィスソフトを利用している場合は、SaaS型のERPソリューション「Microsoft Dynamics 365」の導入をおすすめします。Microsoft 365と連携して情報を一元化し、人材管理やマーケティング、営業支援などさまざまな業務に活用できます。

まとめ

コストを抑えて手軽に導入しやすいSaaSは、場所やデバイスを問わず情報にアクセスできる利便性の高さも魅力です。データの有効活用や業務効率化を目指すのであれば、SaaS型ERPソリューション「Microsoft Dynamics 365」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。30日間の無料トライアルも利用できるため、まずはお試しで導入してみるのもおすすめです。

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