オフィス業務を安全に改善・効率化

 2021.07.31  BizApp チャンネル編集部

近年、多くの企業がIT化やDX実現に向けて舵を切り始めました。そうした周りの変化に対し、「後れをとってはならない」と焦りを抱いている企業経営者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、これからのデジタル化社会において、オフィス業務を安全に改善・効率化するポイントを解説します。

オフィス業務を安全に改善・効率化

Microsoft PowerApps はじめてのアプリ開発

日本社会のデジタル化は止まらない

IT技術の進歩に伴い、日本社会全体のデジタル化はますます進んでいます。多くの企業がIT技術をビジネスに活用しており、今後もその流れは加速の一途をたどると考えられています。こうしたな時代の中で、企業はどんな対応を取ればよいのでしょうか。

IT化・DXの進行

現在、我々の身近にはIT技術を投入したさまざまなサービスが存在し、以前と比べて人々の暮らしも大きく変化しました。多くの企業でも、IT化やDXの実現に向けてアクションを起こしています。そのため、企業経営者の中には「自社も早く何とかしなくては」と考えている方もいるでしょう。

ただ、企業経営者によってはIT化とDXの区別がついていない方も少なからずいます。DXの日本語わけは、「デジタルによる容認」です。デジタル技術をビジネスに活用し、新たなビジネスモデルの創出や従来サービスにおける変革を目指すのがDXです。

一方、IT化とはデジタル技術やツールを投入し、業務効率化を実現する手段です。つまり、IT化はDXという目的を実現するための手立てに過ぎません。「DX=IT化」と勘違いしている方は少なくありませんが、実際にはこのような関係性が成り立つことを理解しておきましょう。

まずは業務改善から行う

DXが進行する社会を目の当たりにし、焦りを抱いている企業経営者の方も少なくないでしょう。時代に取り残されてしまう恐怖から、「自社も早くDXを急がねば」と考えている方もいるかもしれません。

しかし、焦ってDXを進めようとすると、IT化とDXを混同したまま進めてしまう恐れがあります。先述した通り、あくまでIT化とは手段であり、その目的がDXです。これらを混同したまま進めると、IT化そのものが目的になってしまう可能性があります。また、急激な変化は現場からの反発を招きかねません。IT化に伴う影響を受けるのは現場だからです。

焦って進めようとはせず、DX実現に向けて着実に自社の業務改善を進めていくことが大切です。そのための方法として、「Microsoft Power Platform」の活用をおすすめします。さまざまなオフィス業務の課題を解決し、業務効率化を実現できるクラウドサービスです。Microsoft Power Platformについては、のちほど詳しく紹介します。

【情シス担当者対象】事例・デモ解説!MicrosoftソリューションでDX!
Microsoft Power Platform サービスパッケージ・活用ユースケース

具体的な業務改善方法

業務改善にあたり、まずは自社が抱える問題点や課題点を抽出し、把握しなくてはなりません。問題や課題が明確でなければ、有効な改善策を打ち出せないからです。以下、代表的な問題や解決策を解説します。

自社のムリ・ムダ・ムラを明確化

DXを見据えた業務改善では、現場の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を減らす必要があります。というのも、これらは業務の効率や生産性を損ねてしまうからです。それぞれの詳細は以下の通りです。

  • ムリ
    個々の従業員に大きな負担をかけている状況を指します。具体的には「1人あたりの業務量が多すぎる」「能力や経験に応じた人材配置ができていない」などが挙げられます。

  • ムダ
    本来必要のないことに時間を割いている状況を指します。主に「作業における二度手間」や「必要以上に多い確認工数」などが挙げられます。

  • ムラ
    統一性のない状況のことです。「同じ作業なのに個々の所要時間が大きく異なる」「業務への取り組み方がそれぞれ異なる」といったケースが挙げられます。

まずは、自社におけるムリ・ムダ・ムラを抽出し、明確にすることが業務改善への第一歩です。課題抽出のために、社内でのOST実施も検討してみましょう。

オフィス業務での課題を整理

オフィス業務には、「フロントオフィス業務」と「バックオフィス業務」があります。前者は営業担当やオペレーターなど直接顧客と関わる業務をいい、後者は人事部・経理部・総務部などのフロントをバックアップする業務を指します。オフィスにおける業務改善を目指すのなら、フロントとバックそれぞれの課題を整理しなくてはなりません。それぞれ組織の中で担う業務や役割に違いがあり、課題も異なるからです。

フロントオフィス業務における課題としては、外出先からの連絡がPCでしかできないことが挙げられます。これでは、顧客のもとへ出向いた営業担当は、その都度PCを操作できる場所へ移動しなくてはなりません。

また、営業所や支店との情報共有や連携がうまくいかない課題も考えられます。外出先で情報共有ができず、わざわざ営業所や支店に足を運んで確認したのち再び出ていく、といった煩わしい事態も起こりえるでしょう。

バックオフィス業務の課題としては、ヒューマンエラーによる業務効率の低下が考えられます。一つひとつの仕事はさほど難しくないものの、膨大な量の入力や処理をこなさなければならないため、経験不足や不注意による小さなミスが頻発してしまうのです。

業務改善のための3つの基軸

自社の抱える問題や課題の抽出・明確化を終えたら、「情報共有の徹底」「改善ポイントの想定」「改善目的の明確化」の3つを基軸として、業務改善を進めます。

「情報共有の徹底」では、まず自社で情報共有しやすい体制を整え、情報伝達の滞りをなくしましょう。円滑な情報共有ができれば、フロント業務を担う者もスムーズにアクションを起こせるはずです。

「改善ポイントの想定」では、回り道をせず業務効率化を進めていくために、あらかじめ改善ポイントをイメージしておきます。これにより、場当たり的に改善を進めるよりも、はるかに初動が円滑になります。

「改善目的の明確化」では、何のために業務改善を進めようとしているのかを明確にし、そこから優先的に取り組むべきことを抽出します。業務改善を進めるうえでは、これらの3点をしっかり押さえておくことが大切です。

業務改善にはPower Platformの利用が効果大!

業務改善を効率的に進めていくにあたり、ツールの導入も検討してみましょう。おすすめなのは、Microsoftが提供するMicrosoft Power Platformです。これはOffice 365やMicrosoft Azure、Dynamics 365など、さまざまなアプリケーションと連携できるクラウド型のローコードプラットフォームです。以下では、Microsoft Power Platformをおすすめする理由についてまとめました。

官公庁でも導入されている

業務改善や効率化に役立つツールの導入においては、実績が重要なポイントです。実績の乏しいツールでは不安が大きく、自社の課題を解決できるかどうかも推し量れません。その点Microsoft Power Platformは、官公庁での導入実績もあるツールです。厚生労働省の新型コロナウイルス感染症等情報把握・管理システムや、後援名義申請アプリなどに活用されています。

また神戸市においても、新型コロナウイルス健康相談チャットボットや、特別定額給付金申請状況等確認サービスで採用された実績があります。このほか、大学の高校訪問システムや内線番号の管理システム、情報通信企業の受付業務自動化、作業報告書自動化などにも幅広く活用されています。

このように、Microsoft Power Platformには豊富な導入実績があります。機能性に優れることはもちろん、高度なセキュリティ環境の構築を実現しており、安全に利用できるからこそ官公庁や教育機関、企業などから選ばれているのです。

Power Platform活用のメリット

Microsoft Power Platformは、Power Apps/Power BI/Power Automate/Power Visual Agentsの4機能で構成されています。Power Appsは、スマートフォンからの報告を実現でき、日報や外出先からの連絡にも活用していけます。

Power BIは、一元化されたデータを、スマートフォンやPCなどの端末によっても、有効活用できる機能です。デジタル情報をさらに効率的に運用しやすくなり、バックオフィス業務の効率化が可能です。

Power Automateは業務プロセスを自動化し、業務効率を高めてヒューマンエラーの発生を抑制できます。そしてPower Visual Agentsでは、チャットボットを用いた対応が可能になり、業務効率化が図れます。

これらの優れた機能を備えつつ、さらにセキュリティリスクを軽減できるのもメリットと言えるでしょう。IT部門が一元的にサービスを管理可能なため、従業員による安全性が実証されていないアプリや未許可ソフトウェアの使用などを防げます。

運用サポートも検討する

株式会社アウトソーシングテクノロジーは、Microsoft Power Platformの運用に関するサポートサービスを提供しています。本サービスでは、課題を抱えるそれぞれの企業にマッチした業務改善案の提案が可能です。Power Apps/Power BI/Power Automate/Power Visual Agentsを単体ではなく、企業の実現したい目的ごとに組み合わせて提案できるのが強みです。

Microsoft Power Platformの導入や運用に関して不安があるのなら、こうした運用サポートの利用を検討してみるのもおすすめです。

まとめ

オフィス業務の改善や効率化を進めるには、自社が抱える課題を明確にし、そのうえで改善策を打ち出す必要があります。業務のムリ・ムダ・ムラを抽出しつつ、バックオフィスとフロントオフィスそれぞれの課題も明確にしましょう。

また、効率的な業務改善を目指すなら「Microsoft Power Platform」の導入がおすすめです。導入実績が豊富で、充実した機能と高い安全性を持つため、DX実現の一助となってくれます。導入や運用に不安がある場合は、株式会社アウトソーシングテクノロジーの運用支援サービスの利用も併せて検討してみましょう。

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