プロジェクトサービス企業の営業と現場の連携を管理するには?

 2017.05.18  BizApp チャンネル編集部

IT、建設業、広告業、システムインテグレーター、マーケティングサービスなどのプロジェクトを主軸に展開するサービス企業では、主に「営業」、「開発」と呼ばれる役割があります。「開発」とは、建設業では「施工」と呼ばれることもありますが、ここではプロジェクトの推進を担当していく役割を指しています。

プロジェクトサービス企業は、営業の段階からプロジェクトの開始、プロジェクト終了後のアフターフォローまでを営業と開発が密接に連携しながら行っていきます。「プロジェクト」という扱っているサービスの特性上、目に見えにくく、プロジェクトが完了するまでは成果を評価することが難しいため、営業、開発双方からお客様をどのようにフォローしていくかがプロジェクト成功の鍵となります。

プロジェクトサービス企業における営業と開発の連携は、お客様との関係構築において非常に重要なテーマですが、営業と開発の連携がなかなかうまくいかないといった声もよく聞かれます。

今回は営業と開発で連携すべき情報を整理し、情報連携を支えるシステムについてご紹介していきます。

営業と開発現場で連携すべき情報

まずは、プロジェクトサービス企業において営業と開発で連携すべき情報について整理していきます。

お客様の課題や要望

プロジェクトサービス企業は、お客様の抱える課題や要望を解決するために、「プロジェクト」というサービスを提供しています。お客様の課題や要望があってはじめてプロジェクトサービス企業は成り立つため、プロジェクトサービス企業にとって最も重要な情報といっても過言ではありません。

お客様の課題や要望は、通常、窓口となっている営業担当に相談されることが多いです。営業担当者は、お客様から相談された内容の解決策を開発側と一緒に検討し、お客様の求める提案へとつなげていきます。

お客様の抱える課題や要望は、相談されている段階では具体的でないことが多いため、お客様と情報交換をしながら深堀りが必要になってきます。つまり、営業担当者だけでは、解決方法を提案することは難しく、営業担当者、上長、開発も巻き込みながらお客様の課題や要望を具体化しながら、お客様の求める提案内容にまとめていく必要があります。

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見積もり情報

お客様の課題や要望がある程度具体化してきた段階で、どれぐらいの予算が必要か見積もりを依頼されたり、提案の機会をいただくことがあります。見積もりは、実際にプロジェクトを主導していく開発が積算して作成しますが、お客様の予算額については営業が把握しているため、ここでも営業と開発の情報連携が必要になります。

プロジェクト工数を積算して算出した見積もりとお客様の予算感とどれだけ乖離があるか、なぜ乖離がでているかを営業、開発双方が把握しておくことで、お客様の要望と現実を踏まえたよりよい提案につなげていくことができます。

また、見積もり情報は、類似プロジェクトの積算の参考値となるため、組織的な資産として蓄積しておくと見積もり精度が向上し、見積もり誤りによる問題プロジェクトの発生を防止することができます。

受注・契約情報

提案した内容がお客様に承認され、契約を締結した内容も営業、開発で共有しておくことも重要です。最終的に受注に至った金額や前提条件、プロジェクト推進上の注意点について、プロジェクトを主導していく立場である開発側にも連携しておかなくてはなりません。開発側は、連携された情報をもとにプロジェクト計画を具体的に策定し、承認されたコスト内でプロジェクトが完了するように計画していく必要があります。

プロジェクトの状況

プロジェクトが無事にスタートした後も、営業と開発側ではプロジェクト状況を常に共有しておく必要がります。プロジェクトがスタートしてからは、開発がメインでプロジェクトを推進していきますが、お客様への調整事項や追加予算の確保など特に金額面の調整は営業が担当することが多いためです。

プロジェクト状況については、進捗状況、収支状況、課題発生の状況などお客様との調整が必要になる事項を営業、開発双方で密に連携しておくことをお勧めします。お客様に影響を及ぼす内容については、早期に報告し、必要なアクションを早め早めに対応してもらうことでプロジェクトの問題化防止につながります。

プロジェクトの完了・成果物納品の情報

プロジェクトが完了に近づくにつれて、契約時の納品物として規定した成果物の作成状況について共有しておく必要があります。成果物の作成は主に開発が担当しますが、納品は営業が担当する場合もあり、契約で規定したものを納期通りに成果物を収められるように管理が必要です。

また、成果物の納品をもって請求業務を行うため、営業側にとっては開発側が納品物を納期通りに作成できているか管理していくことは重要なプロセスとなります。

保守・運用でのトラブル状況

プロジェクトが無事完了し、お客様に無事に引き渡しが終わったら、プロジェクト完了後の保守フェーズとなります。こちらのフェーズでは、お客様と保守サポートのサービスレベルについて契約を締結します。お客様と締結したサービスレベルに影響を及ぼすような内容については、契約内容に影響するため営業、開発双方で把握しておく必要があります。

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営業と開発の情報連携を支えるMicrosoft Dynamics 365 for Project Service Automation

ここまで、プロジェクトサービス企業における情報連携の必要性についてご紹介してきましたが、実際に情報連携するにはどのような仕組みを利用すればよいでしょうか?

営業、開発双方が常に同じロケーションで作業をしているとも限らず、またメールやファイルでのやりとりでは、情報が点在してしまい、迅速で正確な情報連携が難しい場合が多いです。

営業と開発の情報連携を支えるシステムとして、Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automationをご紹介します。 Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automationは、プロジェクトサービス企業向けに提供されているクラウド型のCRMシステムですが、営業と開発の連携に必要な充実した機能を提供しています。

営業案件、見積もり、契約情報、プロジェクト状況をクラウド上に蓄積していくことが可能で、営業、開発のロケーションが離れている場合でもインターネットへの接続があれば、リアルタイムに共有が可能です。

また、プロジェクト終了後の保守フェーズにおいては、Microsoft Dynamics 365 for Customer Serviceが保守運用の問合せ管理やサービスレベルの管理を強力にサポートしてくれます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回ご紹介したようにプロジェクトサービス企業がお客様の満足のいくサービスを提供するためには、営業と開発の密接な連携が必要不可欠です。メールやファイル連携では、情報が1か所に整理できず、情報連携に苦労しているプロジェクト、組織も多いと思います。

クラウド型CRMであるMicrosoft Dynamics 365を利用し、営業と開発の情報連携をシームレスに行い、お客様の要望に応えるサービス提供を行ってみてはいかがでしょうか?

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