営業生産性を向上するためにSFA（Sales Force Automation：セールス・フォース・オートメーション）を導入する企業が、年々増加しています。SFAは顧客ごと、案件ごと、商談ごとの情報を管理し、次の取るべきアクションを明確にしたり、それらの情報を統合的に管理することで営業部一丸となってセールス活動に取り組んだりするための業務システムです。
SFAが登場した1990年当初は、営業人材が流動的な米国において営業担当者個人が保管していた顧客情報を企業の情報資産として蓄積することを目的としていました。近年ではその特色を残しつつも、営業担当者や部全体の生産性向上に視点を当てて、さまざまな機能が搭載されています。
本稿でご紹介するのは、このSFAと名刺管理ツール（システム）を連携させることで、どのようなメリットがあるか？です。それぞれの機能の違いなどもご紹介しますので、営業生産性向上を目指しているという方は、ぜひ参考にしてください。
SFAと名刺管理ツールの違い
SFAは営業生産性の向上を目的とした業務システムであり、営業担当者個人や部全体の生産性を向上するための機能が備わっています。中核となるのが顧客情報、案件情報、商談情報の管理であり、SFAはこれらの情報管理を起点に、いくつかの目的に応じた機能を実装しています。
たとえばマイクロソフトが提供するSFAのDynamics 365 for Salesでは、インタラクティブな組織図を表示し、すべての取引先企業の担当者を追跡して、彼らの関係を理解し潜在的な関係者とインフルエンサーを特定するための機能が備わっています。SFAによって搭載されている機能は三者三様ですが、いずれも営業生産性を向上したり、成約率を高めたりするためのものです。
一方、名刺管理ツールは名刺情報を効率良く、かつ有効活用するための管理を目的としています。取引先企業へのコンタクト履歴や簡単な営業情報を記録する機能を持つ名刺管理ツールもありますが、あくまで補足機能なのでSFAの代替にはなりません。
SFAと比較すると名刺管理ツールに備わっている機能は少ないものの、SFAのような高度な営業支援システムを必要としない企業や、一度SFA導入に失敗している企業の間で普及が進んでいます。
名刺管理ツールのメリット
日本のビジネスパーソンにとって、名刺交換は日常茶飯事の出来事です。商談中の相手だけでなく、展示会やセミナーに来場した人、知人に紹介された人など、直接的にはビジネスにかかわりが無い人とも名刺を交換します。そうして得た名刺情報を取り込み、電子データとして管理できるのが名刺管理ツールの特徴です。ここではそのメリットをご紹介します。
1.名刺情報は入力不要
名刺管理ツールの多くは、クラウド・コンピューティングを中心基盤にサービス展開がされており、専用スキャナやスマートフォンを使用して名刺情報をツールに取り込むことができます。専門スタッフが入力補助を行うサービスもあるため、常に正確な名刺情報を、入力不要で電子データとして管理できます。
2.低コストに管理できる
管理する名刺情報の量が、営業担当者1人あたり10,000枚やそれ以上になれば話は別ですが、名刺情報を管理するにあたり1枚あたりの費用は低く、大きな負担をかけずに大量の情報管理が実施できます。かつ、名刺情報を管理するというシンプルな視点で設計されているため、難しい操作は不要です。
クラウド・サービスとして提供されている名刺管理ツールなら、外出先からでも名刺情報を参照できる、外回りの多い営業担当者にとっても便利なツールになります。
3. 情報を一元化・最新化できる
名刺情報を一括管理するということは、一元化し常に個人の情報を最新化できるというメリットがあります。
SFAと名刺管理ツールを連携するメリット
営業生産性を向上するためのITとして、SFAを導入するか名刺管理ツールを導入するか悩んでいる企業も多いでしょう。ただし、最も有効的なのは2つのITを組み合わせることで、より高度に営業生産性向上を目指すことです。ここで、SFAと名刺管理ツールを連携するメリットをご紹介します。
1.名刺情報を存分に活用できる
ある営業担当者が取引先企業に訪問した際に、会議に居合わせた関係者全員と名刺を交換したとして、それらの名刺情報を正確にSFAへ入力しているという営業担当者はどれくらいいるでしょうか？おそらく、交換した名刺の半分も入力していないという方が多いかもしれません。
実際にSFAは名刺情報を管理するための業務システムではありません。SFAだけなら入力の必要性は低いでしょう。また、日々の業務に忙殺された名刺情報を適切に管理できないというケースも考えられます。
しかし、一見商談に関係がなさそうな人物と名刺を交換しても、実際は決裁者に強い影響を与えている人物かもしれませんし、商談からほど遠いような人物でも取引先企業の人間関係を勝手に判断することは、ビジネスチャンスを逃すことに繋がります。
一方で、名刺管理ツールが連携されたSFAを使っている環境では、交換した名刺情報をスキャンやスマートフォンで即座にシステムへ取込み、その情報をもとにより精巧な組織図を作成したり、取引先企業の見込み具合などを把握することが活用できます。思わぬ接点から受注につながるケースもあるため、それを逃さないためにも名刺情報をSFAに取り込むのが有効的です。
2.営業活動の効率化
名刺管理ツールによって顧客情報を電子データとして蓄積しておけば、基本情報を入力する手間が省けます。SFAは営業生産性向上に貢献する業務システムですが、営業担当者視点から考えるとシステム入力の手間が増える点が、ボトルネックになりがちです。商談を進めるための事務処理や取引先企業とのコミュニケーション、新規顧客開拓のためのアポイント活動など日々多忙な営業担当者にとって、ちょっとしたシステム入力の手間を苦痛に感じてしまいます。
そこで、名刺管理ツールのように情報入力を簡素化する仕組みがあれば、営業担当者と事務処理等はグッと楽になるはずです。また、営業現場におけるSFA定着を成功させるためにも、名刺管理ツールと連携したシステム入力にかかる手間を削減するというのは、非常に有効的な手段です。
3.Dynamics 365の名刺管理ソリューションにご注目ください
SFAに名刺管理ツールを連携するメリットは大きく、営業担当者個人や部全体にとって高い営業生産性向上効果を得るきっかけになります。ただし、複数のシステムを導入することで環境が複雑になるという懸念点もあるので注意しましょう。
システムの複雑化がご心配の場合は、マイクロソフトが提供しているERPのDynamics 365における、名刺管理ソリューションにご注目ください。Dynamics 365の導入を支援するパートナーが、適切な名刺管理ツールを組み合わせることで企業ごとにマッチした名刺管理ソリューションをご提供します。
名刺情報のシステム入力に加えて営業生産性を劇的に向上させるためにも、Dynamics 365と名刺管理ツールの連携をぜひご検討ください。
