【リモートワークツール】営業への導入ステップと注意点とは?

 2020.04.14  BizApp チャンネル編集部

新型コロナウイルスの影響と日本政府や都道府県知事の要請を受けて、リモートワークに取り組む企業が劇的に増加しています。その中で、今まで難しいと考えられていた営業のリモートワーク実施も進み、以前とは違う印象を持った方が多いのではないでしょうか?「営業も案外リモートワークに向いている」と。

実は、営業とリモートワークは意外と相性が良かったりします。そこで本記事では、リモートワークツールを営業へ導入する際のステップと、その注意点をご紹介します。リモートワーク導入が急務とされている中、ぜひ参考にしていただきたいと思います。

【リモートワークツール】営業への導入ステップと注意点とは?

営業に欠かせないリモートワークツールとは?

リモートワークにはいくつか欠かせないICT(情報通信技術)ツールがあります。まずは、営業のリモートワーク導入にどんなICTツールが必要なのかを知りましょう。

1. ビジネスチャットツール

従来のICTツールといえば電子メールまたは電話ですが、より素早いコミュニケーションを実現するのに欠かせないのがビジネスチャットツールです。チャット形式でメッセージをやり取りし、会話に近いレベルでのコミュニケーションが取れます。定型文は不要ですし、メッセージは時系列で記録されるので情報の追跡も容易です。

同僚や上司とのコミュニケーションにはもちろんのこと、顧客との打ち合わせなどにも活用できます。また、チャットスペースでのファイル共有も共同編集も可能です。

2. Web会議ツール

ビジネスチャットツールがいくら素早いコミュニケーションを実現しても、顧客との商談に使うことはできません。そこで欠かせないのがWeb会議ツールです。パソコン・タブレット・スマートフォンに内蔵されているカメラとマイクを使い、対面と同じようなコミュニケーションを実現します。

多くのWeb会議ツールは通話中にデジタルホワイトボードを用いたり、画面共有をしたりする機能が備わっているので、普段の商談と同じように会話を進めることが可能です。移動にかかる時間やコストも削減できます。

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3. クラウドストレージ

同僚や上司、顧客との情報交換に欠かせないのがクラウドストレージです。インターネット上に用意されたファイル共有空間であり、そこにファイルをアップロードすることでいつでも誰とでも情報を共有できます。

ビジネス向けのクラウドストレージではファイルごとのアクセス権限を設定したり、ファイルダウンロードを制限したりと様々なセキュリティ機能が搭載されているので、安心感のある情報交換を実現します。

4. タスク管理ツール

営業担当者ごとのスケジュールや細かいタスクを管理するのに欠かせないICTツールです。ほとんどのタスク管理ツールは操作方法が単純で、登録したタスクを待機中・実行中・完了済みに分類しながら管理します。

スケジュールとタスクを連動させて、いつまでに何をやるべきか?を明確にできるのが特徴です。また、同僚や上司とスケジュールやタスクを共有することで、上司は営業部署全体の案件状況や行動を把握できます。

5. SFA

SFA(Sales Force Automation:セールス・フォース・オートメーション)は営業活動を支援するためのツールです。SFAがある環境では営業担当が登録した案件情報や顧客情報が一元的に管理され、マネージャーはさまざまな情報を俯瞰しながら的確なアドバイスが下せます。また、部内での戦略的な情報共有や営業ツールなどとの連携により営業行為全体の効率化が可能になります。多くの場合、営業日報の作成を簡素化する機能もあるので営業担当の負担を軽減する意味でも重要なツールになります。

リモートワークツールの導入ステップ

それでは、リモートワークツールを営業に導入するステップをご紹介します。

ステップ1. 各ICTツールの運用テスト

営業のリモートワークのために導入した各ICTツールの運用テストを最初に実行しましょう。場合によっては自社営業にそぐわないICTツールを導入してしまうこともあるので、使用感を確かめる上でも大切です。他部署での運用実績がある場合でも、念のため運用期間を短縮してテストします。

ステップ2. 一部の営業担当でのリモートワーク開始

導入したICTツールに問題が無ければ、一部の営業を対象にしてリモートワークを開始してみてください。この時、1週間に2~3日程度ではなく、短期的でも毎日リモートワークを実施してみる方がリモートワークの効果と課題が浮き彫りになります。

ステップ3. ICTツールの活用効果と課題を整理

リモートワークで実際にICTツールを活用した結果、どんな効果と課題があったのか?を整理しましょう。初めからリモートワークが上手くいくことは少ないので、取り組み初期は積極的に課題を見つけることに集中することが大切です。また、現在のICTツールでは対応できないことの共有も次のICT導入への指針となります。

ステップ4. 改善点を踏まえて次のアクションへ

次に、リモートワークを通じて発見した課題から改善点を考え、次のアクションへと繋げていきます。リモートワーク取り組み初期は、実施と改善のサイクルを何度か回すものと考えた方がよいでしょう。

ステップ5. リモートワークを徐々に拡大する

リモートワークが理想のかたちに近づいてきたら、徐々に営業部署全体へと拡大していきます。もちろん、すべてのセールスマンにリモートワークを導入する必要はありません。セールスマンごとの希望と案件の特徴を踏まえながら、リモートワーク対象とするか否かを検討してください。

リモートワーク導入の注意点

リモートワーク導入時にまず注意していただきたいのが、実施によって営業の業務負担が増えてしまわないか?ということです。リモートワークはそもそも、通勤の必要性を無くしたり、100%業務に集中できる環境を整えたりすることで生産性を高めるための取り組みです。しかし時として、リモートワークが業務効率を阻み、生産性を低下させる原因になります。

そのため、まずは営業担当者の生産性指標を注意深く観察しながら、リモートワークによって生産性がどう変化したかをチェックします。その結果、生産性が低くなったり変わらなかったりすれば他に何らかの原因があるか、そもそもリモートワークが向かない可能性があります。

もう1つの注意点は顧客への説明です。リモートワークを導入すれば、従来の営業プロセスから変更になる点も少なくありません。時に顧客に影響を及ぼす可能性もあります。例えば、会社同士の距離が近かったから連絡すればすぐに駆けつけてくれたのに、リモートワークによって距離が遠のいてしまったなどです。何も通達しないままリモートワークを導入すると、顧客にとっては唐突に営業スタイルが変化するため心証を害する可能性があります。ですので、営業にリモートワークを導入する前には必ず顧客への通達と説明を行いましょう。

いかがでしょうか?営業でもリモートワークを導入するチャンスは大いにあり、その効果も決して小さくありません。今まで営業にリモートワークは無理と思っていた方も、この機会にぜひ営業へのリモートワーク導入をご検討ください。また、リモートワークツールの選定は慎重に行い、自社環境にマッチしたICTツールを選ぶよう心がけましょう。

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