Dyanamics 365とTeamsの連携で営業活動のPDCAを見える化する

 2021.07.30  BizApp チャンネル編集部

企業の営業活動にはPDCAサイクルが欠かせません。しかし、ただ導入すればよいものではなく、営業活動に有効なPDCAサイクルを見極め、実践していく必要があります。

この適切な営業活動のPDCAサイクルを回すために、ツール利用は欠かせません。本記事では、どんなツールをどんな目的で導入すればよいのか、どう扱えばよいのか、などについて解説していきます。まずはPDCAサイクルの基礎知識から紹介します。

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営業活動におけるPDCAサイクルとは?改めて整理

それぞれの英単語は以下の通りです。

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(評価)
  • Action(改善)

上記4つを繰り返し実行することで、ビジネスや業務における改善を目指していく方法となります。今ではビジネス用の思考法として一般に認知されていますが、もともとは製造業の生産・品質管理の改善に向けた方法でした。

PDCAサイクルの考え方自体は製造業でもビジネス全般でも同じなのですが、対象が何かによって細かい考え方は当然変わってきます。そこで、営業活動におけるPDCAサイクルについて見ていきます。

Plan&Optimize(営業戦略の策定/営業計画の最適化)

まずPlanの段階で、Plan&Optimize(営業戦略の策定/営業計画の最適化)という考え方が重要です。具体的には、自社の製品やサービスについて、競合製品との違いや差別化要素などを基に、市場におけるポジショニングを検討します。一方で、自社が狙うべき市場や顧客特性を、できるだけ具体的にセグメンテーションします。

Planで練り上げた情報をまとめることで、自社の顧客に対して、その時点でもっとも適切な経営戦略を、最適なタイミングで提案します。営業戦略を基に、具体的な営業計画を立てる段階では、「売上目標・具体的な営業プロセス・営業活動用のKPI」などを明確化します。そして、計画を本当に実行に移すために必要な体制・投入リソース、などを定めていきます。

Do(営業活動の実行)

次にDoの工程です。Plan&Optimizeのステップで策定した営業計画・戦略を、実際の営業活動のなかで実行してくのが、このDo工程です。

具体的には、広告出稿やテレアポなどによる見込み客獲得などがあてはまります。

また、顧客とのやり取りの際は、こまめに記録しておくことがおすすめです。

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特に重要なのは「検証」(CHECK)と「改善」(ACTION)

Plan&Optimize、Doの工程が完了したら次にはCHECK(検証)とACTION(改善)ですが、この2つの工程は先述したPlan(計画) 、Do(実行)の工程よりも重要度が高いです。

Check(生産性の検証)

実際の営業活動による結果と、「Plan&Optimize」で策定した計画とを照合して再検証します。実行結果は、営業プロセスごとに計画と照らし合わせ、冷静に見返しましょう。

見込み創出:創出リード件数

機会醸成:案件化率

成約獲得:成約率・商談件数

関係熟成:定着率・案件化率

営業プロセス全体:売上

各営業プロセスに投じたコストと実際の生産性を比較し、コストパフォーマンスを検証していきます。検証結果に問題が生じた場合、放置することなく、その課題の原因と解決策を次の「Plan&Optimize」ステップにつなげていきます。

正確な分析を行うには、営業を行った者の主観からではなく、あくまで再検証者という客観的な立場を忘れないことが重要です。

Analyze(顧客/自社/競合情報の分析)

一般的なPDCAサイクルにあたる「A」は「Action」ですが、営業活動での「A」は「Analyze(分析)」です。「Check」のステップで検証された生産性や、コストパフォーマンスについて「なぜそのような結果に至ったのか」をさらに分析していきます。

具体的には、顧客・自社・競合の視点から客観的に情報を収集し、あらかじめ仮説を立てることで、次回の「Plan&Optimize」でより質の高い営業戦略・営業計画の策定につなげることができます。

具体的に分析すべき項目としては以下のようなものが挙げられます。

顧客の情報:購買金額、顧客プロファイル、顧客行動、顧客の声、など
自社の情報:製品力、活動状況・結果、実行者スキル、作業負荷配分、など
競合の情報:ニュースリリース、イベント、客先活動、広告出稿量、売上の情報、など

PDCAサイクルの改善にはツール導入での「可視化」が有効

PDCAサイクルを改善していくためには、過去のデータを記録し、比較検討していく作業が必須です。ではどのように記録して可視化していくのかという問題が生じます。従来までは紙媒体で記録するのが一般的でしたが、現状はデジタルツールによって行うことで、はるかに効率化されています。

逆に言えば、競合企業はPDCAサイクルを回すためのツールを積極活用しているので、自社が手動のままでは、後れを取ってしまうということです。そこで導入すべきツールはSFA/CRMです。具体的にはDynamcis 365です。

ポイントは「CRM」と「グループウェア」の連携

Dynamcis 365はMicrosoftが提供している有効なSFA/CRMですが、さらに利便性を高める方法があります。それは、ツールを連携させることです。具体的には、Dyanamics 365とTeamsの連携が挙げられます。

まず、Dynamcis 365には以下のような機能が含まれています。

  • Sales(営業管理/SFA)
  • Customer Service(顧客管理/CRM)
  • Field Service(フィールドサービス/保全活動)
  • Human Resources(人事管理)
  • Finance(財務会計/管理会計)
  • Supply Chain Management(サプライチェーン管理)
  • Commerce(販売管理)
  • Project Service Automation(プロジェクト管理)
  • Marketing(マーケティングツール)
  • Artificial Intelligence(人工知能)
  • Mixed Reality(複合現実/MX)
  • Customer Data Platform(顧客データプラットフォーム)

Teamsはコミュニケーションツールで、組織間コラボレーションの促進・効率化を目的としています。チャットメッセージ・ウェブ会議・無料通話・ファイル共有などのコミュニケーション機能に加えて、Office 365で提供される複数サービスの機能をタブとして追加でき、Office 365のハブ的存在としての役割も持ちます。

「Dynamics 365」と「Teams」を連携するメリットは?

Dynamics 365とTeamsはまったく異なるツールですが、連携することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。具体的には、以下のようなことが挙げられます。

  • Teamsの運用を記録し、担当者の活動を可視化する
  • 顧客サポートにおける活動内容のリスクを一早く把握
  • ニューノーマル時代のコミュニケーション問題を解消

コミュニケーションの主軸となるTeamsには、チャットメッセージ、ウェブ会議、ファイル共有、離席確認、その他カスタマイズによってさまざまな機能を搭載することが可能です。

ゲスト招待機能を活用し、見込み客や顧客との商談にも使用できます。ほかにも、例えばTeamsの運用データを記録して、Dynamics 365に蓄積させていくことで、飛躍的に各部署の活動状況を簡単に可視化できます。

Dynamics 365環境とTeamsがデータ連携されていれば、すべての勤務形態の活動を可視化しながら情報統合し、顧客に対するサポートがどのように行われているかを全体的に明示することが可能です。それによって活動内容のリスクを早期に把握し、サポート漏れなどをなくすことで顧客満足度を高め、売上向上へと貢献できるでしょう。

ニューノーマル時代では非接触ビジネスが基本になるものと考えられます。その場合の営業活動では、リードや顧客だけでなく、組織内における他部署とのコミュニケーション問題も発生しがちです。オンラインでのコミュニケーションには難点もあるでしょう。メールやチャットなどテキストでしかコミュニケーションが取れない場合、相手側の表情や感情が読みとれません。テレワークが推進されている情勢だからこそ困窮している営業担当者も多いでしょう。

Dynamics 365とTeamsを連携させることで得られる特徴として、状況に合わせたコミュニケーション方法で顧客情報を確認しながら素早く情報交換が可能となります。さまざまな場所からオンライン会議を開くことができ、ファイル共有もその場で行えます。

また、画面共有機能によって営業担当者が画面に表示している資料をリードや顧客と共有しながら商談を進めることも可能なので、対面に近い形でコミュニケーションが取れるという大きなメリットを持っています。

まとめ

営業活動にはPDCAサイクルが欠かせません。特に営業活動に特化したPDCAサイクルが重要で、そのためにはいくつかのツール導入が効果的です。代表的な事例として、Dyanamics 365とTeamsを連携導入することが有効です。

テレワークが推進されているなか、業績が伸び悩んでいる管理者もいるのではないでしょうか。営業活動を効率的に行うためにSBテクノロジー株式会社では「DX Sales for Microsoft Teams」といったソリューションを提供しております。

ニューノーマルな時代に適した画期的なソリューションと言えますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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