プロジェクトを滞りなく進めるには、あらかじめ必要な作業を漏れなく抽出しなくてはなりません。すべてのやるべき作業が明確になれば、プロジェクトをスムーズに進められます。そのために活用できるフレームワークがWBSです。本記事では、WBSの概要やメリット、作り方、ガントチャートとの違いなどを解説します。
WBSとは
WBSは、プロジェクトを合理的かつ効率的に進めるのに役立つフレームワークです。さまざまなメリットがある手法のため、プロジェクト管理目的で活用している企業は少なくありません。
WBSの定義
WBSとは、Work Breakdown Structureの略で、日本語では作業分解構造図と訳されます。設定した目的を達成するのに必要な作業を漏れなく洗い出し、可視化できる手法です。
プロジェクトを開始する段階では、どのような作業が必要なのか明確ではありません。この状態で開始してしまうと、途中で必要な作業が発覚し、手戻りやリソースの追加投入が発生します。
上記のようなリスクを回避し、スムーズにプロジェクトを進めるためにWBSが用いられます。目的から逆算しつつ必要な作業を洗い出せば、やるべきことが明確になり、プロジェクト完遂へ向けて一直線に進めるのです。
ガントチャートとの違い
WBSは、ガントチャートと混同されるケースが少なくありません。ただ、双方には明確な違いがあるため、ここで理解しておきましょう。
ガントチャートは、作業の進捗度合いを可視化し管理するための手法です。縦軸にやるべき作業を記述し、横軸に日にちや曜日を設定してグラフ表示します。これにより、個々の作業がどの程度進んでいるのか、期日までに終わるかどうかなどを確認できるのです。
WBSは、あくまでプロジェクトに必要な作業を細分化したものであるため、スケジュール管理や工程管理には適していません。一方、ガントチャートだけでは、プロジェクト完遂に必要な作業が漏れてしまう可能性があります。
そのため、基本的にはWBSで必要な作業をすべて抽出し、それに基づいてガントチャートへ反映させることで、より合理的な工程やスケジュール管理を実現できます。
WBSのメリット
WBSを活用すれば、合理的かつ効率的なプロジェクト管理が実現します。プロジェクト全体を可視化できるためスケジュール設定がしやすく、生産性向上にもつながります。詳しく見ていきましょう。
プロジェクト全体が可視化される
WBSの手法を用いてプロジェクトに必要な作業を細分化すれば、やるべきタスクを明確にできます。タスク間における関係性や作業範囲を把握でき、より緻密なプロジェクト遂行計画を立てられます。
やるべき作業の明確化により、投入すべきリソースを把握できるのもメリットといえるでしょう。プロジェクトの全体を可視化できていないと、どれくらいの人材を投入すればよいのか、資金がどの程度必要なのかが正確にわかりません。WBSの活用により、事前に要するリソースを把握できるのです。
また、プロジェクト完遂に必要な期間の見積もりにも活用できます。取り組むべき作業が明確であるため、より精度の高いスケジュールを組めるのが魅力です。
スケジュールを組むのに役立つ
プロジェクトの完遂に、どれくらいの作業が必要なのか把握していないと、必要な期間もわかりません。一方でWBSを活用すれば、必要な作業や時間が明確になるため、プロジェクト完遂に要する期間を高精度に見積もることができ、無理のないスケジュールも組めます。
取り組むべき作業の抽出をせずにプロジェクトを開始し、途中で必要な作業に気づくケースは多々あります。こうなると当初のスケジュールに狂いが生じ、納期超過を招きかねません。挽回しようと無理なスケジュールを組みなおすことで、従業員に過度な負担をかけるおそれもあります。
WBSを用いれば、上記のようなリスクを回避できるでしょう。また、精度の高いスケジュールの見積もりができるため、クライアントに納期を相談しやすいのもメリットです。
生産性が向上する
やるべき作業の洗い出しをしていないと、タスクが重複してしまうおそれがあります。本来1つでよいものを2つ作ってしまう、といったことが起こり、リソースも無駄にしてしまいます。また、タスク漏れがあると、新たに作業を追加しなくてはならず、スケジュールの狂いやリソースの追加投入も発生します。
WBSを活用すれば、プロジェクト完遂に必要なすべてのタスクを抽出できるため、上記のようなリスクの回避が可能です。タスクの重複や漏れを防ぎ、適切にリソースを割り振れるため、生産性向上を実現できます。
WBSの作り方
WBSは、紙とペンさえあれば作成できますが、ExcelやWBSツールを用いるとより効率的です。ツールの中にはフリーで利用できるものもあります。どのように作成するにしても、正しい作り方を理解したうえで取り組みましょう。
タスクを洗い出して分解する
プロジェクトの完遂を最終的な目的に設定し、そこからタスクを洗い出しましょう。タスクを細分化していき、漏れなく洗い出すことが大切です。
必要な作業をすべて明確にして作業範囲を把握できれば、要する期間もわかります。基本的には、所要期間を掴める段階まで分解していきましょう。
タスクの順序を設定する
タスクを細分化しただけでは、どれから取りかかればよいのかがわかりません。プロジェクトをスムーズに進めるためには、取り組むタスクの順序を設定します。
まず取り組むべきはどのタスクか、次の工程へ進むのに終わらせなくてはならないのはどれかを明確にしましょう。同時進行できるものと、前工程が終わらないと先へ進めないものを明確にしておけば、プロジェクトをより効率よく進められます。
タスクを構造化する
タスクの抽出と順序決めが終わったら、階層構造化しましょう。親タスク、子タスク、孫タスクと構造化すれば、ひと目で把握しやすいWBSを作成できます。
この段階でタスクが漏れてしまうと意味がないため、抜け漏れがないよう注意しましょう。タスク同士の関係性をチェックしつつ進めれば、漏れがあるとすぐに気づけます。
WBS活用のポイント
プロジェクトの管理者がWBSを作成する場合、非現実的な工数やスケジュールになってしまうケースが少なくありません。管理者と、現場を熟知した従業員とのあいだで認識違いがあると、このようなことが起こります。
たとえば、あるタスクに関して管理者は10分で終わると思っていたのに、実際は30分を要するといったケースが考えられます。このようなことが起きないよう、担当者に確認のうえ現実的な工数を見積もりましょう。
また、不明確な作業があるのなら、プロジェクトを進めつつ細分化するのもひとつの手です。情報が不足している状態で無理に設定してしまうと、非現実的な工数やスケジュールになるおそれがあります。
WBS機能・プロジェクト管理機能があるDynamics365
Microsoft社のDynamics365には、WBSを作成できる機能も実装されています。作業の分解や必要期間の見積もりなどをシステム上で行え、スピーディーにWBSの作成が可能です。
また、Dynamics365はプロジェクト管理も行えます。ガントチャートで作業の進捗をチェックでき、プロジェクト全体の一元的な管理を実現します。ほかにもさまざまな機能が実装されているため、企業の組織力をトータルで向上させられるでしょう。
まとめ
プロジェクトを滞りなく進め、完遂へ導くにはWBSの活用が有効です。ガントチャートを作成するにも、まずはWBSで必要な作業を洗い出さなくてはなりません。合理的なプロジェクト管理を実現するため、WBSを積極的に活用してみましょう。
WBSの作成やプロジェクト管理を1つでこなせるDynamics365は、おすすめできるツールです。企業の生産性向上に役立つので、導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
