SFAで案件管理をするメリットとは?Excelに限界を感じたら

 2020.06.03  BizApp チャンネル編集部

トップセールスと呼ばれる人々は、必ず独自のノウハウや営業理念を持っています。では、よく言う「売れない営業担当」の特徴とは何でしょうか?それは、商談時に訴求するポイントがそもそもズレていたり、商談すべき相手を間違えていたりと、実態に即した営業活動が行えていないことです。

その中で、売れない営業マンをトップセールスマンにより近づけるにはどうすればよいのか?その答えの1つが、案件管理を実施することです。案件情報の細部に至るまで管理し、営業マンとその上長や同僚が密にコミュニケーションを取りながら組織的な営業活動に取り組むことで、ノウハウや行動計画、営業理念を持たせられるようになります。

このようなことを実践するために有効なのがSFA(Sales Force Automation:営業支援システム)の活用です。SFAで案件管理を実施するメリットとは果たして何でしょうか?Excelなどで案件管理をしていて限界を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

SFAで案件管理をするメリットとは?Excelに限界を感じたら

そもそも案件管理とは何か?

Excelでも顧客情報をすべて管理しているし、SFAを導入する必要性は感じていないよという方も多いでしょう。しかし、顧客情報を管理することと案件管理は違います。案件とは営業活動において発生した商談全般を指し、案件情報には基本的な顧客情報はもとより商談内容や商談日時・履歴などの情報、営業ステージの進捗状況や受注確度(見込み度)、予想売上金額、案件に対する行動履歴などさまざまな情報が含まれます。これらの情報を細部に至るまで管理し、分析し、次のアクションへと繋げていくのが案件管理です。

ポイントとなるのが案件情報の可視化・共有です。営業マンは日々の営業活動から案件情報を資料に取りまとめて、それを定期的に上長やマネージャーに報告します。その報告を受けて、現状分析や顧客のニーズ把握に努め、次のアクションを共同で決めていくのが目的です。

また、案件管理は実施したからといって必ずしも成約・契約へ繋がるわけではありません。その場合でも、なぜ成約・契約に至らなかったか?を考え要因分析を行うことで、次の営業活動に繋げていくことも案件管理の一部です。商談におけるボトルネックを理解し、解決策を用意すれば次の案件に活かすことができます。

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案件管理がExcelでは難しい理由

Excelは大変優れた表計算ソフトですし、さまざまな資料作成の際に活用されています。関数を使えば大抵のデータ処理は可能で誰もが使い慣れていることで現場定着率も高いのがメリットです。しかし、Excelでの案件管理には限界があります。

例えば、Excelでの案件管理をスタートしてからしばらくすると、当初は想定していなかった「会社単位での受注履歴」など新しい管理項目を追加したいなどの要望が発生します。Excelでは一般的に時系列の管理は不向きなので、管理が複雑になりいずれ破綻します。

もっと深刻な問題はファイル自体のバージョン管理です。Excelで作成した案件管理シートをファイルサーバーの共有スペースで管理すれば、営業部署全体で共有しながら編集できます。しかし、共同編集はできませんし、ルールが整備されていても複数の案件管理シートが発生していきます。そうなってしまうと、どの案件管理シートが最新版なのかが判別できなくなり、結局は管理負担が増大してしまいます。この他にもデータ集計や顧客情報との関連付け、日報などの非構造化データの管理などが複雑だったりと、さまざまな問題から案件管理に限界が生じます。

SFAで案件管理するとどうなる?

SFAって何?という方のために簡単に説明しますと、顧客情報や案件情報を中心として営業活動効率化を目指したり、情報の可視化と共有を実現したりするシステムです。営業マンがSFAに入力した顧客情報や案件情報は、自然と一元的に管理され、営業部署全体の情報資産として蓄積できます。では、案件管理をSFAで行うメリットとは何でしょうか?

メリット1. 案件ごとの進捗状況が可視化される

案件はいくつかのフェーズに分けられており、その都度に適切なアクションがあります。SFAでは、蓄積した案件情報からそれぞれの進捗状況を可視化することで、今取るべきアクションが明確になります。

さらに、システムによって長い時間動きが無い案件を通知することも可能になります。1週間、1か月と案件が動いていない場合、何らかの別のアクションを取るか案件に見切りをつける必要があります。SFAではそのタイミングをシステム的に判断してくれるので、営業マンの負担を軽減する効果もあります。

また、情報可視化という面では同じ商品を売り、同じ訪問回数の営業マンAとBの間にある差異を明確化できるなどのメリットがあります。

メリット2. 顧客情報と案件情報が自動的に紐づけられる

SFAに入力した顧客情報と案件情報はすべて自動的に紐づけられます。案件管理ではどの顧客・案件において、どのような商品を、誰が、いつ提案したのかなどを細かく管理しなければいけません。これをExcelで行おうとすると、情報の紐づけに非常に手間取ってしまいます。データがすべて正しく紐づけられると、過去の成功パターンや失敗パターンを把握でき、今の案件の受注率向上へと繋げることが可能になります。さらに、顧客情報と案件情報が紐づかれていることでマネージャーや上司は的確な営業アドバイスが下せます。

メリット3. 分析・レポーティングが簡単に行える

ほとんどのSFAには、条件を設定することで管理されているデータを自動的に集計し、分析した上でグラフや表にまとめてくれる機能が備えられています。これまで苦労して作成していたレポート資料も、クリック1つで作成できてしまうので事務作業時間を大幅に削減できるでしょう。

営業マネージャーや経営層も、営業部署の情報をリアルタイムに把握できるようになるので、経営判断等に必要な情報を好きなタイミングで入手できます。

メリット4. 上司と部下のコミュニケーションが促進される

SFAがきっかけとなり、上司と部下のコミュニケーションが促進されるケースも少なくありません。SFAには顧客情報や案件情報が一元的に管理されているので、上司やマネージャーは好きなタイミングで営業マンごとの案件状況を確認できます。

今までは日報や営業マンからの相談が無ければ状況把握が難しい受け身の状態だったのに対し、上司やマネージャーが情報を能動的に調査し、コミュニケーションを促進したり、適宜アドバイスを下すことが可能です。

メリット5. トップセールスマンのノウハウを可視化できる

トップセールスマンの顧客情報や案件情報までシステム上で管理されることで、そこから高い受注率に繋げるためのノウハウを可視化し、営業部署全体で共有できるようになります。営業部署全体の業績底上げにも繋がり、売上向上したケースがたくさんあります。

以上のように、SFAで行う案件管理にはExcelに無いメリットがたくさんあります。Excelでの管理を中心とした営業活動に限界を感じたら、この機会にSFAによる案件管理をご検討ください。

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