グループウェアで病院の課題を解決! 院内ポータルソリューションとは

 2021.11.26  BizApp チャンネル編集部

情報共有がうまくいかない、現場とコミュニケーションがとれないなど、病院経営者が抱える課題は少なくありません。このような課題は、グループウェアの導入で解決できる可能性があります。本記事では、病院が抱えるさまざまな課題の解決に役立つ「院内ポータルソリューション」について紹介していきます。

グループウェアで病院の課題を解決! 院内ポータルソリューションとは

病院現場が抱える課題とは?

病院が抱える課題は、経営者と現場とでは異なります。しかし、現場で生じている問題が経営者の課題に直結しているケースも珍しくないため、どちらも正確に把握しておくことが大切です。

経営者が抱える課題

病院経営者が抱える課題のひとつが収益の低下です。収益が低下した原因は多岐に亘りますが、まず度重なる診療報酬の改定や、急性期入院医療を対象としたDPC制度における診療報酬の上限といった制度上の制約が挙げられます。また、医療施設の乱立による患者獲得競争の激化が進み、集客がうまくいかず収益の低下につながるケースもあります。
ほかにも、現場とのコミュニケーションがうまくとれないと頭を抱える経営者も多いでしょう。コミュニケーション不足によって個々のスタッフに対する正当な評価ができず、入職した職員が短期間で辞職する病院もあります。院内で発生したトラブルやクレームの把握や医療の質に対する評価が難しく、現状が改善されないまま放置された結果、職員満足度の低下につながっている可能性も否定できません。

現場が抱える課題

経営者と同様に、現場もコミュニケーションに課題を感じているケースは珍しくありません。まず、経営者とのコミュニケーションが円滑ではなく、上層部からいくつもの指示を受けていて業務の優先順位がわからなくなるといった課題が挙げられます。ほかにも、部署間に見えない壁があって情報共有が難しかったり必要な情報がなかなか回ってこなかったりといった問題や、最新のシステムを使いこなせないパソコンスキルに関する課題も医療現場ではよく見受けられます。ナースや医療事務、MEなどといった多様な職種が協働する職場では、問題意識にも個人差があり、特定の取り組みが一部の人にとっては改善であっても、別の部署では負担を強いられる結果になることも課題のひとつです。

院内ポータルソリューションで現場力の強化

院内のコミュニケーションを活性化させ、スムーズな情報伝達、情報共有を実現できる環境を整えるのであれば、院内ポータルソリューションがおすすめです。具体的な内容について詳しく確認していきます。

院内ポータルソリューションとは?

院内ポータルソリューションとは、医療機関向けに提供されている院内ポータルサイト作成サービスです。病院運営に適した構成のポータルサイトを作成でき、さまざまな課題の解決に役立つ機能が実装されています。
実際の運用では、Microsoft SharePointを利用します。SharePointは、Microsoftが提供している企業向けのサービスで、チームサイト作成やコンテンツ管理、ワークフロー、検索機能などを備えている点が特徴です。
院内ポータルソリューションでは、病院に特化した機能を搭載した院内ポータルサイトを簡単に構築できるテンプレートが用意されていて、SharePointと組み合わせて環境を構築します。院内で起きていることを可視化できる、BI機能やニュースページ、スムーズな情報共有を実現できる掲示板、ドキュメント管理機能などを利用できます。

院内ポータルソリューションのコンセプト

院内ポータルソリューションのコンセプトは、大きく4つにわけられます。1つめは、共有と活性化です。院内のあらゆる情報へスムーズにアクセスでき、経営側から現場へメッセージを配信できます。これらの機能によって情報共有を円滑化して、活動の活性化を狙います。
2つめはペーパーレスです。マニュアルを電子化して従来の紙ベースで行っていた申請業務を廃止します。紙媒体のマニュアルを配備していると、更新をし忘れるケースがありますが、ポータルサイトで管理すれば常に最新のものを確認できます。
3つめはスキルアップです。勉強会や講演会の動画をアップすることで、従業員のスキルアップを図ります。全員のスケジュールを調整しなければならない講義と比較して、教育の難易度が大幅に下がります。
4つめはデータの活用です。高度な検索エンジンを実装しているため、目的の情報へスピーディーにアクセスできます。また、従来のグループウェアではできなかったデータの蓄積から、予後の分析や治療効果の検証といった後利用も可能です。

院内ポータルソリューションの主な4つの機能

院内ポータルソリューションに実装されている4つの機能についてそれぞれ解説していきます。いずれも院内の連携を強化してくれます。

①情報共有を促進するコラボレーション機能

多面的なコラボレーション機能は、経営者や管理職、担当部門など異なる集団の連携を高めます。まず、掲示板は未既読が表示されるため、情報の見逃しがありません。誰もが見やすく理解しやすいシンプルなレイアウトを採用しているユーザーインターフェースも情報の共有を支援してくれます。アンケート作成や収集も可能で、院内のあらゆる声を集められます。最新情報を速やかに伝えられるニュース機能、ナレッジの蓄積が可能なWikiページの実装も特徴といえるでしょう。
こうした相互のやりとりをサポートするだけではなく、部門別でポータルサイトを構築することで情報の錯綜も予納します。また、部門間でのシームレスな情報共有が可能で、掲示板に投稿できない内容や個別にメッセージを送りたい場合は、院内メール機能を用いれば解決します。

②病院経営を可視化するBI機能

院内ポータルソリューションには、帳票テンプレートやレポートテンプレートなどの利用が可能なBI機能が備わっています。レポートはトップページに掲載できるため、スタッフへの意識づけや方向性の共有も可能です。蓄積した膨大なデータから、必要な情報を抽出し、データベース化できる機能も実装しているため、データを最大限活かした病院経営が可能となるでしょう。

③様々な業務を支援するグループウェア機能

グループウェア機能には、スケジューラや施設予約、文書管理、インシデントレポートなどが集約されています。また、勤怠管理やEラーニング、統合検索機能、個人用フォルダなども利用できます。これらの中でも病院の信用に関わるインシデントレポートは積極的に活用したい報告書です。グループウェア機能によってインシデントレポートを速やかに共有すれば、医療事故のリスクを引き下げられます。スタッフの危機意識を高める効果も期待できるでしょう。また、勤怠管理機能を用いれば、従来よりも効率よく勤怠の管理を行えます。シフト調整が多い病院で重宝するはずです

④院内のシステムをつなぐ連携/拡張機能

連携や拡張機能も備わっており、ポータルと各部門のシステムをシームレスに連携します。部門間の見えない壁を壊し、部門の垣根を超えた連携を実現してくれます。
また、Active Directoryを用いた認証が可能な点も特徴と言えるでしょう。重要性や秘匿性が高い情報の場合、許可された者だけがアクセスできる環境を整えなくてはなりません。 Active Directoryによる認証が可能であれば、特定の者だけにアクセス権限を付与でき、情報の漏えいも防げます。

インテックの支援サービスについて

インテックは、ICTコンサルティングからソフトウェア開発、アウトソーシングなどで活用できる多彩なビジネスソリューションを提供する企業です。そのため、院内ポータルサイトのテンプレート導入に限らず、経営や業務改善に役立つ、さまざまなツールやサービスの導入支援、コンサルティングまで幅広く支援してもらえます。1964年に設立されたインテックには、事業の拡大とともに蓄積されたノウハウをもとにした医療機関へのサービス提供事例も豊富なので、あらゆるケースに対応してくれます。
Microsoft365やPower Platformは、多くの企業が導入しているツールであり、医療機関も例外ではありません。必要に応じて、営業DXソリューションやワークスタイル変革支援サービス、ITコンサルティングサービスなども利用できます。「病院経営層や現場が抱える課題を解決したい」「DXを本格的に進めたい」「収益性を高めたい」と考えているのであれば、インテックの支援サービスを検討してみるとよいでしょう。

まとめ

病院経営や現場における課題はコミュニケーションの円滑化によって解決されるものが多いため、院内ポータルソリューションで解決できる可能性が高いと言えます。事業改革を考えているのであれば、スムーズな情報伝達や共有、意思の統一化を図れる院内ポータルソリューションの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

CTA

RECENT POST「経営/グローバル」の最新記事


経営/グローバル

営業支援システム(SFA)とは?解説+導入のポイント

経営/グローバル

多くの企業が抱えるコンタクトセンターの課題と解決のポイント

経営/グローバル

テレワークが必須のとき代にSFAが必要な理由を解説

経営/グローバル

食品業界の抱える課題とは? システム的な解決への手引き

グループウェアで病院の課題を解決! 院内ポータルソリューションとは

サイト掲載へのお問い合わせ