DXや働き方改革に取り組む企業が増えている今日ですが、効果的にビジネスを変革するには、第一に既存の業務プロセスを可視化することが必要です。そこで本記事では、業務プロセスの管理に役立つ「BPM」という取り組み、あるいはそのために活用されるBPMツールの概要や利点、導入の際の注意点などをわかりやすく解説していきます。
BPM(業務プロセス管理)とは
BPMとは、”Business Process Management”の略称で、日本語では「業務プロセス（ビジネスプロセス）の管理」を意味します。つまり、BPMとは自社の業務を管理するための方法のひとつで、端的に言えば、PDCAサイクルを通して業務の最適化を目指す取り組みです。BPMによって業務プロセスを最適化することで、業務の属人化の防止やコンプライアンスの強化、ビジネスの効率化などが促進できます。
なお、今日のビジネスプロセスは非常に大規模かつ複雑になっていることから、このBPMをシステム上で効率的ないしは自動的に行うためのITツールも開発されています。こうしたBPMツールには、業務プロセスの一連の流れを見える化およびモデル化する「モデリング機能」や、その業務プロセスの稼働状況を監視する「モニタリング機能」などが搭載されており、一連のビジネスプロセスをデジタル上で設計および実行管理することが可能です。BPMツールを使うことで、企業はシステム上で一連のビジネスプロセスを可視化し、課題の改善を効率的に図れます。
BPMの利点
BPMが重要なのは、効果的なビジネスプロセスが企業の成功に不可欠であるからです。BPMを実施する具体的なメリットとしては、主に次のことが挙げられます。
業務の可視化による課題の発見
BPMによって部署を問わず業務を可視化することで、既存の業務プロセスにひそむ課題を効率的に発見できます。特にBPMツールを使えば、ビジネスプロセスの開始から完了までを自動的に追跡・監視可能です。これによってユーザーは業務プロセスにおける各ステップの有効性を手作業に頼ることなくリアルタイムで評価できます。
こうしたリアルタイム評価は、ビジネスプロセスの全体像や各ステップに対するより深い理解をもたらし、時間のかかる業務や無駄の多い業務など、業務プロセスにひそむボトルネックを回避する施策を検討しやすくします。このように、BPMを行うことで、企業は自社の課題を効率的に抽出し、適宜改善していけるのです。
業務に適したツールを導入しやすい
BPMの利点としては、業務に適したツールを的確に導入しやすくなることも挙げられます。昨今ではテレワークやDX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組むために、新しいITシステムの導入を検討している企業も多いことでしょう。しかし、ITツールを導入する際には、自社の業務にはどのようなシステムが必要なのか、その機能要件を明らかにすることが欠かせません。
この点、BPMにより業務を可視化することで、従業員（人間）が担当すべき業務と、ツールに任せるべき業務の境界を明確にすることが可能です。これによって、自社がITツールに求める機能要件が明瞭になり、無駄な機能のないシステムを導入または開発することで、余計な労力や費用を削減できます。
現場の理解を得やすい
BPMは現場の人間とマネジメント層で認識を共有する際にも役立ちます。マネジメント層が現場業務を変革する際にネックになりやすいことのひとつには、互いの立場の違いから相互理解や合意形成を構築しにくいことが挙げられるでしょう。
この点、BPMを通して業務プロセスを客観的に可視化し、そのデータを互いに共有することで、マネジメント層は正しい現場理解の上で改善策を検討しやすくなり、現場も現場で当事者目線では気づけなかった問題を認識して、マネジメント層の提案を受け入れたり、建設的な議論を交わしたりしやすくなります。
①BPMを用いる業務を決めて分析する
BPMの最初のステップは、BPMの対象業務を選定して分析することです。まずは既存の業務を調べ、無駄が多かったり、納期が遅れがちであったりと問題の多い業務を特定していきます。そして、優先的にBPMを導入すべき業務を抽出し、業務プロセスの可視化を通して、課題の発生原因を分析していくのです。業務プロセスの可視化の際には、フローチャートなどに落とし込むことが効果的です。
②課題や問題をもとに業務のプロセスを再設計する
続いては、ステップ1の分析結果に基づいて、業務プロセスの再設計を進めていきます。この際は、BPMツールをはじめとするソフトやシステムを用いてシミュレーションを行うことが有効です。たとえば、業務に必要な各ステップ、条件、ステークホルダーなどの情報を盛り込んだ業務プロセスモデルを作成してシミュレーションを行えば、その業務にかかる平均時間や費用などを割り出せます。新しい業務プロセスのモデリングが済んだら、それを実行してみましょう。
③業務が効率化できているか確認する
再設計した業務プロセスを実行した後は、その効果検証を継続的に行っていきます。たとえば作業時間や工数などが、事前にシミュレーションした通りに効率化できているか、定量的に測っていきます。このモニタリングに際しては、BPMツールなどのITシステムによって自動化することで、非常に作業を効率化できます。
④再度業務を分析し改善を図る
一定期間あるいは一定量のモニタリングデータが集まったら、再度業務を分析して改善を図っていきます。たとえば、「再設計した業務プロセスのどの部分がうまくいったか」「うまくいかなかった場合はどのような点が問題になっているのか」「新しい業務プロセスを導入したことで新たな問題が発生していないか」などを分析していくのです。
最初に説明したように、BPMは基本的にPDCAサイクルを通して段階的に業務プロセスの最適化を図っていく取り組みです。したがって、BPMを実施する際には、一度で全てを達成しようとするのではなく、繰り返しの中で徐々に改善していく意識が大切になります。
BPMの注意点
最後に、BPMを実施する際の注意点を解説します。
まず大切なのは、BPMを実施する際には常に目的を見失わないように注意しながら、継続的に分析と改善を行っていく必要があることです。BPMはあくまでも業務を改善するための手段であり、それ自体が目的ではありません。したがって、BPMを実施する際には、なぜBPMを導入しなければいけないのか、BPMによって何を達成したいのか、常に念頭に置いておくことが重要です。
また、これと関連して重要になるのが、関係者間での問題意識の共有や意思統一を常に気に掛けることです。BPMの実施によって既存の業務の進め方が変更された場合、たとえ一時的にせよ、現場の従業員の負担が増すことも考えられます。したがって、BPMを実施する際には、なぜそれが必要なのか、十分に現場の理解を得ることが必要です。現場の負担や反発を減らすためには、マニュアルの整備や教育なども重要です。
まとめ
BPMとは業務プロセスの管理・可視化・分析などを通して、既存の業務をより最適化していくための取り組みです。BPMを通して業務プロセスを適切に把握することは、ITシステムを導入する際の機能要件の確定においても役立ちます。
BPMを効率的に実施するためには、BPMツールをはじめとするITソリューションの活用がおすすめです。あるいは、そうしたBPMを実施するためのソフトとしては、「Microsoft Dynamics 365」のようなERPが活用される場合もあります。本記事を参考にぜひBPMに取り組んでみてください。
