帳票とは?伝票・証憑書類との違いなど基本を抑える

 2019.07.29  BizApp チャンネル編集部

企業経営において、欠かせないのが帳票の管理です。デジタル化が進む現代ビジネスにおいても、帳票を紙で管理する必要性が高く、完全なデジタル化を実現するのは少々先の話だと言えます。「帳票って紙のことでしょ」と単純に考えてしまいがちです。しかし、ビジネスパーソンとして知っておくべきことが多いのも事実です。本稿では“帳票(ちょうひょう)”について、その基本をご紹介します。

帳票とは何か?伝票や証憑書類との違いは何か?今更人には聞けない帳票について知っていきましょう。

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帳票ってなに?

帳票は企業経営における関係書類を広く表す言葉です。具体的には、取引や会計に関する記録書類を指します。帳簿と伝票を合わせた言葉だとされています。

伝票との違い

伝票は帳簿の一種で、数ある書類の中でもお金に関する書類を指す名称です。主に入出金記録の管理に用いる書類が該当します。

伝票に該当する書類

売上伝票

仕入伝票

入金伝票

出金伝票

振替伝票

など

証憑書類との違い

帳票に類似した書類で“証憑(しょうひょう)”というものがあります。証憑書類とは、取引の根拠になる書類であり、取引内で生じた書類と言い換えられます。

証憑に該当する書類

領収書

レジペーパー

納品書

見積書

履歴書

など

帳簿の主な種類

帳簿は、伝票を登録したあとに帳簿に反映させ、元帳に記録するという流れで作成するのが一般的です。会計における仕訳ルールに従い、仕訳日記帳に記帳し、それらを簿記ルールに沿って総勘定元帳に記録していきます。加えて、より詳細な記録を残すために補助簿を作成することもあります。

帳簿の主な種類

●仕訳日記帳

基幹システムに関するお役立ち資料

日々の取引内容を記録した書類であり、複式簿記を行う上で欠かせません。取引の発生順番に記録していきます。

●総勘定元帳

勘定科目別に記録が分かれており、お金の動きごとの細かな振り分けを必要とします。

主な補助簿の種類

●現金出納帳

現金出納帳(現金の出入りをまとめた書類)と預金出納帳(口座上における取引をまとめたもの)の2つを合わせた総称

●固定資産台帳

減価償却に必要な固定資産をまとめた書類です。減価償却とは、使用期間や規模に応じて設備投資のための支出を、費用配分することです。節税効果があります。

●経費帳

企業経営において発生する必要経費をまとめるものです。確定進行時の負担軽減のために、経費帳が重要になります。

帳票の保存期間はどれくらい?

帳票の保存は法律によって義務化されています。万が一監査が入り、帳簿を明示できない場合は支出の証明ができずに追徴課税等の措置を課せられる可能性があります。

帳票の保存期間はいくつかの法律によって違うため、それぞれの観点から保存期間を知る必要があります。たとえば帳簿は7年間の保存が義務付けられていますが、欠損金が生じた事業年度に限り9年間の保存が必要です。一方、伝票は法人なら7年間、欠損金発生年は9年間、個人ならば5年間となります。

この他、法律によって以下の帳票類の長期保存が義務付けられています。

30年間の保存義務がある帳票類

労働者に関する作業概要などの定期記録

上記労働者の特定化学物質等健康診断個人表

放射線業務従事者の健康診断記録

etc…

10年以上の保存義務がある帳票類

株主総会議事録 (本店備置き分。支店備置き分はその謄本を5年保存)

取締役会議事録

計算書類および附属明細書(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表

etc…

7年間の保存義務がある帳票類

取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など)

現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など)

etc…

5年間の保存義務がある帳票類

産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し

産業廃棄物処理の委託契約書

従業員の身元保証書

誓約書などの種類

etc…

帳票の保存は、原則として紙による保存が必要です。パソコン上で帳票を作成したとしても、最終的には紙への出力が欠かせません。ただし、保存開始から6年目以降のデータであり、かつ一定条件を満たしているケースの場合はマイクロフィルムでの保存が可能です。また、一貫して電磁的記録上において情報を作成している場合は、一定要件を満たすことで電子データとしての記録が認められています。

帳票類を電子保存するためには?

手書きで作成する帳票には、以下のようなデメリットがあります。

  • 記入項目が多く時間がかかる
  • きめ細かく見えにくい
  • 細い線や狭小な長方形欄が多用されている
  • 数字の区切りに明確なルールがあり、それに沿わないと経理書類として受け取ってもらえない可能性がある

これらのデメリットを解消しつつ、帳票作成や管理にかかる工数を削減するには帳票の電子化がかかせません。そのためには帳票を電子データとして作成するためのソフトウェアを導入し、電子帳簿保存法に従う必要があります。

帳票帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法が施行されたのは1998年であり、日本で初めて財務会計システムや販売管理システム等で国税関係帳簿書類の、電子データでの保存が可能になった法律です。高度情報化社会やペーパーレス化が進む中で、経済からからの強い要望を受けて策定されました。国税庁では電子帳簿保存法の基本的な感が肩について、下記のように説明しています。

“新しい時代の流れに対応し、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図るために、記録段階からコンピュータ処理によっている帳簿書類については、電子データ等により保存することを認めることが必要であると考えます。その際には、コンピュータ処理は、痕跡を残さず記録の遡及訂正をすることが容易である、肉眼でみるためには出力装置が必要であるなどの特性を有することから、適正公平な課税の確保に必要な条件整備を行うことが不可欠です。また、電子データ等による保存を容認するための環境整備として、EDI取引(取引情報のやり取りを電子データの交換により行う取引)に係る電子データの保存を義務づけることが望ましいと考えます。”

引用:国税庁「制度創設等の背景

もともとは「自己が最初の記録段階から一貫してシステムで生成した国税関係帳簿書類」を電子的に保存する方法について定めた法律であり、紙書類として作成したものをスキャンして、電子的に保存するという法令は含まれていません。

要件緩和を果たしたe-文書法とは?

一方、e-文書法2005年9月に施行された法律であり、電子帳簿法が改訂されてそれまで対象外となっていた取引先と紙で授受する書類をスキャンすることで電子保存ができるようになり、電子的に保存できる書類の幅がグンと広がりました。

民間企業の強い要望があり策定され、電子帳簿法が国税関係帳簿書類のみを対象とした法律なのに対し、e文書法は紙による保存が義務付けられている書類の電子保存をようにするための、規制緩和関連の法律として施行されています。

その後は2015年と2016年の税制改正によって要件緩和が行われ、現在ではスマートフォンで撮影した画像での保存も認められており、利便性が非常に向上しています。

効率的な帳票管理を検討しよう!

適切な帳票管理の方法は企業によって違います。電子データとして保存することが効率的に思えますが、企業によっては紙の帳票を残す方が効率良く管理できる場合もあるでしょう。自社にとって何が最適なのかを検討し、効率的な帳票管理を実施しましょう!

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