ビジネスプロセスとは?その最適化の意義と手法を解説!

 2022.06.27  BizApp チャンネル編集部

企業は時代に合わせて常にビジネスプロセスの最適化が求められます。変化する顧客のニーズにあわせて、ビジネスプロセスを改善していくことができない場合、そのビジネスで競争力を保つことは難しくなります。ここではビジネスプロセスの意味と必要性、そして最適なビジネスプロセスを構築する手法などを解説しています。

ビジネスプロセスとは?その最適化の意義と手法を解説!

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ビジネスプロセスとは?

ビジネスプロセスとは?

ビジネスプロセスとは、顧客に価値を提供し、企業自身も利益を得る一連の流れのことです。企業であれば、企業の製品やサービスを顧客に提供しその対価として利益を得るという流れを指します。顧客が抱える課題やニーズを起因として、企業はその課題へのソリューションやニーズを満たすための製品を考え、それらを生産し顧客に提供するための過程を構築します。

ビジネスプロセスの構築

ビジネスプロセスの構築方法は、企業の事業や規模などにより手法が異なり、一部の企業では対象のプロセスがあまりにも大きく複雑であるため人力では管理できない場合があります。そのためビジネスプロセスを最適化するためのシステムが多く提供されています。システムを利用することで、製品の開発や生産・出荷・在庫管理・営業・販売などの業務を、急速な環境の変化に合わせて柔軟に対応させることが可能となります。

ビジネスプロセスとビジネスモデル・業務プロセスとの違い

ビジネスプロセスと類似のワードで「ビジネスモデル」があります。ビジネスモデルは「企業の利益を生み出す仕組み」であるのに対して、ビジネスプロセスは「ビジネスモデルを実現するための業務の流れ」を指します。

また、「業務プロセス」という言葉もありますが、少しニュアンスが異なるものになります。業務プロセスは「事業を構成する個々の業務や流れ」を指すのに対し、ビジネスプロセスは「事業全体の流れ」を指します。業務ごとにプロセスを考えることは、部分的な最適解とあるリスクがあり、事業全体を俯瞰した流れを考えることが求められます。
ビジネスプロセスは、お客様のニーズをもとに企画・製造・販売まで、顧客に価値を提供するプロセスを一貫した考え方で構築することであり、企業の競争力の根源となりえます。

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BPMとは

ビジネスプロセスを適切に管理するための、BMPについて解説します。

BPMとは?

BPM(Business Process Management)は、ビジネスプロセスを管理する手法です。ビジネスプロセスは企業にとって重要な資産であり、適切に管理することが求められます。

BPMを導入するメリットを紹介します。

  • プロセスを標準化し、ヒューマンエラーが発生するリスクを下げる
  • 分析結果から問題点を可視化し、管理職がボトルネックになっている部分を把握できる
  • 単純作業の自動化などで業務を効率化し、従業員は人間が行うべき仕事に注力できる

BMPを導入することで、さまざまなメリットを享受できるため、ビジネスプロセスを管理するためにBMPを採用する企業が増加しています。

BMPの推進方法

BPMはいくつかの段階に分けて実施されます。一般的には以下の5段階でビジネスプロセスを改善していきます。ただし、企業やプロジェクトによってはもう少し細かく段階を分ける場合もあります。それぞれの段階で数カ月またはそれ以上の時間がかかることもあるため、詳細な計画を立てることが求められます。

1.設計

既存のプロセスを分析し、改善すべき箇所を把握します。そして、標準化や自動化を検討します。

2.モデル

再設計されたビジネスプロセスが様々なシナリオでどのような動きになるか確認します。

3.実施

標準化や自動化を含め、ビジネスプロセスを改善します。

4.監視

改善したビジネスプロセスが適切かどうか監視します。

5.最適化

ビジネスプロセスに改善点があれば、修正・改良します。

上記のサイクルを繰り返すことで、自社の目標とするビジネスプロセスを実現できます。

ビジネスプロセスの改善がなぜ求められるのか

ビジネスプロセス改善が必要な理由

ビジネスプロセスの改善は、顧客により品質の高い価値を継続して提供していくために必要になります。
ビジネスプロセスを改善するメリットを紹介します。

  • 継続的な業務改善を行うことができる
  • 業務理解が進み、品質が安定する
  • 業務の拡大が容易になる
  • ヒューマンエラーを削減できる
  • コンプライアンスが向上する

ビジネスプロセス改善の具体例

「新しい製品の開発および生産」や「カスタマーサービスの管理」「新しい従業員への教育」など、企業には数多くのプロセスが存在します。このようなプロセスは、適切に動いているかどうか確認し、継続的な監視、必要に応じて改善を実施します。

たとえば、顧客に新規サービスを提供するという業務において、営業担当やフォローアップ担当・システム運用保守担当など、複数の担当者ごとにタスクが分かれており、作業が完了した後、次の担当者へメールで連絡するという流れになっていました。
そのため、人為的なミスによる作業の抜け漏れや遅延が問題になっていました。
この場合「ワークフローの自動化」と言われるプロセスの改善を行います。たとえば各担当者がタスクを完了した後、システムが自動的に検知し、次の担当者へ作業開始を自動で連絡する仕組みを作ることで、人為的なミスや工数の削減を実現できます。

システムを利用したビジネスプロセスの構築

ビジネスプロセス改善に活用できるシステムは数多く開発されています。導入することで日常的に行われるプロセスを改善し、生産性の向上や企業価値を高めることができます。

ビジネスプロセス改善にはシステムを利用しなくても実施できますが、利用しない場合はかなり非効率になります。ビジネスプロセスを改善する、BPMシステムには一般的に「モデリング機能」「シュミレーション機能」「モニタリング機能」などが搭載されています。
BPMシステムを活用することにより、プロセスの可視化や設計したプロセスが効果的かどうかの模擬検証・プロセスの監視などを、簡単に行うことができるため、効果的にプロセスの構築や改善を実施できます。

システムを利用して期待できる効果は、以下が挙げられます。

作業の効率化とコスト削減

BPMシステムにより既存のプロセスを最適化し、新規プロセスの開発に役立たられます。結果として、効率性の向上とコストの削減が期待できます。重複した作業の排除やボトルネックとなっている課題を把握し解消することで、プロセスを効率化することができます。

従業員の業務改善

手作業で行われる業務や反復作業(ルーチンワーク)を排除し、従業員が本来集中するべき業務に注力できます。生産性が向上し、顧客満足度の向上も期待できます。

より高い透明性を実現できる

企業の業務全体を一貫した考えのもと管理することで、内部統制を達成できます。特に、業務ごとに収集・管理されていた情報を全社で管理することで、迅速な情報共有や企業全体のコンプライアンスの強化を実現でき、顧客や社会からの信頼性を高められます。

まとめ

ビジネスプロセスの最適化は企業の価値を高めていくことにつながります。顧客により高い価値を提供できるという大きな意義を持つため、企業に必要不可欠な仕組みと言えます。

Microsoftが提供するPowerPlatformは、自社のビジネスプロセスにあわせたシステムの構築を実現できます。PowerPlatformでは、ビジネスプロセス構築のためのワークフローを素早く設定できるPower Automateや自社に合ったアプリケーションをプログラミングなしで容易に開発できるPowerAppsも提供されています。
ビジネスプロセスの管理や改善する手段に関して課題を抱えている場合は、是非PowerPlatformを検討してみてください。

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