Dynamics 365とは? Office 365と連携して業務効率化!

 2021.10.29  BizApp チャンネル編集部

Dynamics 365はOffice 365と連携させることによって、これまでの業務を効率化可能です。この記事では、Dynamics 365とは何かといった基本から、その機能、Office 365と具体的にどのような連携が可能かを紹介します。

Dynamics 365とは? Office 365と連携して業務効率化!

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Dynamics 365はマイクロソフト社のクラウド型CRM/ERP製品

Dynamics 365はマイクロソフト社が開発したクラウド型CRM/ERP製品・サービスです。(オンプレミス型も用意されています。)豊富なモジュールを備え、企業は自社に足りないものだけ選んで使うこともできます。

ビジネスシーンでの利用に様々なメリットがあることから、多くの企業によって採用されているサービスです。ここではDynamics 365の概要について1つずつ紹介します。

CRM/ERPとは?

Dynamics 365について知るためには、そもそもCRM/ERPとは何か把握しておくことが必要です。両者ともに「企業にとって必要な情報を管理するITシステム」であるという点で共通しており、混同されやすくなっています。しかし、それぞれ扱う情報と目的は別々であり、同じ種類のシステムではありません。

まずCRMとは「Customer Relationship Management」の略で日本語では「顧客関係管理」と訳せます。CRMの目的は顧客情報だけでなく顧客との関係性についても管理し、顧客満足度や利益の拡大を目指すことです。

一方ERPは「Enterprise Resource Planning」の略で、日本語では「企業資源計画」と訳します。ERPの目的は「人材」「在庫」「資金」といった企業における財産を、ITにより統合的に管理し経営を効率化することです。

ERPは一般的に、以下にあげるようなシステムが一元化されており、別々に利用するより生産性を高めることができます。

  • 会計管理システム
  • 販売管理システム
  • 在庫購買管理システム
  • 生産管理システム
  • 人事給与管理システム

顧客情報を一元管理化できる

Microsoft Dynamics 365はERP/CRMをはじめとして、豊富なモジュールを備えた次世代のビジネスソリューションです。Microsoft Dynamics 365を利用することにより、ERP・CRMの枠組みを超え顧客情報を一元的に管理できます。Microsoft Dynamics 365の主なモジュールは以下の通りです。

  • Dynamics 365 Marketing(マーケティングオートメーション)
  • Dynamics 365 Sales(顧客管理/CRM・営業支援/SFA)
  • Dynamics 365 Customer Service(カスタマーサービス)
  • Dynamics 365 Field Service(フィールドサービス)
  • Dynamics 365 Operations(プロジェクト運営自動化)
  • Dynamics 365 Finance (ERP)
  • Dynamics 365 Commerce(物理コマースとデジタルコマースの統合)
  • Dynamics 365 Human Resources(人事の向上)

Microsoft Dynamics 365は、これらの中から自社に足りないものだけ選んで使うことも可能です。Microsoft Dynamics 365には上記以外のモジュールもあります。

Office 365と連携できる

Dynamics 365を使う大きなメリットとしてあげられるのが、Office製品をサブスクリプションサービスとして使えるOffice365と連携できる点です。Dynamics 365とOffice365はいずれも、マイクロソフト社によって開発・提供されているサービスであることから連携が可能となっています。

両者の連携機能は非常に豊富であり、それぞれ別々のサービスであることを感じさせないほどシームレスな連携が可能です。OutlookやExcelなど、Office365の各製品を使い慣れた方であれば、Dynamics 365の併用で業務をさらに効率化できます。

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Office 365と連携するメリット

Office365とDynamics 365を連携させることで、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。以下1つずつみていきましょう。

ログインIDやUIの統一が可能

Office365とDynamics 365はそれぞれ独立した別個のサービス・製品ですが、同一のポータル画面からログイン可能です。ログインの際に使うユーザーID・パスワードについても共通しており、それぞれを使い分けるためわざわざログインをし直す必要もありません。

そのため2つのサービスを使うためにログイン画面を使い分けたり、別々のID・パスワードを設定したりする必要もないです。ログインやID・パスワードの管理で手間がかかりません。

使い慣れたツールをそのまま利用可能

普段の業務に、Outlook・Word・ExcelといったOfficeの各製品を使っている方は多いでしょう。Dynamics 365を使う場合、登録された顧客情報やレポート等はWord・Excel形式でエクスポート可能です。エクスポートしたデータは、そのままOffice365側で利用できます。

そのためDynamics 365を利用開始する際も、使い慣れたOffice365をそのまま使い続けられるわけです。CRM独自の操作を習得する必要はありません。

一方、WordやExcelで作ったデータをDynamics 365側で取り込むこともできます。これらアプリケーションで作ったデータが、無駄になることはありません。

シームレスな連携により業務効率化

Dynamics 365とOffice365は充実した連携機能により、シームレスに連携可能です。たとえば顧客へ客先訪問の情報をOutlookへ登録し、顧客情報はDynamics 365で管理します。同じ情報をシステムごとに入力し直す手間を軽減できるわけです。これによって、文書管理や入力作業にかかる手間を減らし、業務の効率化が実現します。

具体的な連携シーン

Dynamics 365とOffice365では、具体的にどのような連携シーンが考えられるでしょうか。以下、いくつか具体例を紹介します。

Excelを利用して資料作成

Dynamics 365側で登録した営業案件や取引先企業に関する情報を、Excel(Excel Online)で編集可能です。反対にExcelで入力したデータをDynamics 365側にインポートする機能もあります。

また、Dynamics 365側で用意したCRMレコードをもとに、OneNoteのノートブックを作れます。たとえば顧客とコンタクトした際にOneNoteで議事録等を作り、営業案件のレコードと紐づけるいった活用も可能です。

このように両者の連携によって、顧客データや議事録、提案書等といった資料作成を効率化できます。

Exchange Onlineを利用してお客様の連絡先を管理

Office365のExchange OnlineとDynamics 365を連携させ、Dynamics 365に登録された顧客宛にメールの一斉送信が可能です。またOutlookに登録した連絡先等のデータは、Dynamics 365としても反映されます。顧客情報をそれぞれのシステムで別々に管理する必要はありません。

SharePointを利用してさらに便利なファイル共有

Dynamics 365とOffice365のSharePoint Onlineを連携させることによって、商談・取引先といったCRMデータを共有フォルダにて管理可能です。これによってドキュメントのバージョン管理や、複数ユーザーでの同時編集も実現します。またSharePointとの連携によって、ドキュメントに対してアクセス権を設定することも可能です。

Skype for Businessを利用して建設的なWEB会議

Dynamics 365とOffice365のSkype for Business Onlineを連携させることで、WEB会議をより建設的に実施できる点も注目したいところです。Dynamics 365のデータをもとにSkype for Business Onlineで会議を開催したり、会議時にDynamics 365の画面やドキュメントを共有したりできます。

Dynamics 365はOffice 365と連携させることによって様々な業務を効率化可能です。両者は別々の製品・サービスですが、シームレスな連携が可能で、同じデータを共有できます。それぞれのシステムに同じデータ入力を繰り返す手間も削減可能です。

まとめ

Dynamics 365はマイクロソフト社によるクラウド型CRM/ERP製品・サービスです。単独で使うだけでなく、Office365の各機能と連携させることによって、これまでの業務を効率化させることができます。顧客情報等のデータは、各サービス・システムで別々に管理するのでなく、同じデータを共有可能です。別々に入力する手間がかかりません。

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