RFPと何が違うの?RFIの書き方のポイント

 2019.03.29  BizApp チャンネル編集部

大規模なERPのシステム構築をSIerやERPパッケージベンダーに依頼する際に、RFP(提案依頼書、Request for Proposal)を作成することは正しいSIerやERPパッケージを選ぶために欠かせません。このRFP同様に欠かせないのがRFI(Request for Information)です。

RFIとは何か?RFPとは何が違い、どんな役割があるのか?本稿ではRFIの概要について解説します。

RFI(Request for Information)とは何か?

RFPは「提案依頼書」を意味する言葉で、依頼側のシステム構築要件を盛り込み、それに沿った提案をSIer各社やERPパッケージベンダー各社に依頼するというものです。RFPを受け取った各社は、それぞれの技術や製品の特性を捉えて、要望に沿ったシステム構築がどう可能なのか、費用はいくらかかるのか、プロジェクト期間はどれくらいかなどの情報を細かく提案します。

一方、RFIとは「情報依頼書」を意味する言葉で、SIer各社やERPパッケージベンダー各社に、会社の基本情報、技術情報、製品情報などの提示を求める依頼書です。基本情報を公式に求めるものなので、ホームページ等には記載されていない技術情報や製品情報等を得ることができ、かつRFPよりも簡単に作成できるため、依頼検討の初期段階で作成すると有効的です。

RFIで求める情報とは?

RFIではSIerやERPパッケージベンダーに保有製品や提供可能なサービスの概要、あるいはその組み合わせや実績などの情報を求めます。なので、RFIへの回答は基本的に製品カタログやパンフレット、事例集といったものでの構成が多く、価格も精緻な見積ではなく標準価格や参考価格などの情報が中心になります。そのため、RFIの場合は回答期間が1~2週間と短めに設定されるケースが大半です。

RFIで情報提供を求める際に注意したいのがSIerやERPパッケージベンダーの基本情報(会社情報、製品情報、実績等)について尋ねるときです。会社情報としては社名、本社所在地などに加えて、資本金や売上高などを尋ねるのが一般的ですが、このとき注意していただきたいのがグループ会社も含めて情報提供を求める必要があるのかどうかというです。

基幹システムに関するお役立ち資料

最近では、グループ会社も一体となってサービスを提供しているSIerやERPパッケージベンダーが多く、システム導入は本社が行い、保守運用はサポート子会社が行うといった具合に役割を分割しています。

さらに、SIerやERPパッケージベンダーの資本関係について外部から確認できないことが多く、知らずのうちの資本関係にあるA社とB社の双方に情報提供を求めてしまって、公平性に欠いた比較を行う恐れがあります。稀なケースかもしれませんが、資本関係を理解していれば、A社とB社の提案を統合的に考慮し、正しい選択ができるようになります。

RFPとRFIの違い

依頼側としては、RFPとRFIの違いを明確に知り、正しくRFIを作ることが大切です。

RFPはSIerやERPパッケージベンダーにシステム構築の提案を作成してもらうための提案依頼書です。従って、RFPの場合は提案の範囲や提案の骨子になる要件、さらに提案者が必ず守らなければいけない項目などが明確に定義されています。なので、RFPの場合、SIerやERPパッケージベンダーから自由に提案してもらう部分が限定的になります。基本的にはシステム構築にあたってやってほしいことが事前に明確になっており、そのやり方とコスト等が回答として提案書に記載されます。そのため、見積金額も自然と精緻で正確なものになるしょう。

一方、RFIは前述のように会社の基本情報、技術情報、製品情報などの提示を求める依頼書なので、基本的には製品カタログやパンフレットに掲載されている情報を受け取ることになります。価格も精緻な見積ではなく、標準価格や参考価格なので、受け取れる情報の粒度がRFPとは大きく違います。

このRFPとRFIの違いをしっかりと理解していないと、RFIなのに「正確な見積を希望します」や、RFPなのに「自由に提案してください」と言った間違った依頼をしてしまうことがあります。

RFPで自由な提案を求めるのならば、自由な部分とそうでない部分や項目を予め定義しておかないと、SIerやERPパッケージベンダーの都合が大いに含まれた提案になり、内容も質もバラバラで、各社を比較できるようなものになりません。

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RFIの効果を高めるためには?

RFIはSIerやERPパッケージベンダーの基本情報を求めるための依頼書ですが、ちょっとした工夫で検討時に有用な情報を入手することができます。

たとえば、RFIにてシステム構築実績やERPパッケージ導入実績等の情報を求める際に、特定の企業への実績について尋ねるとより正確な情報を知ることができます。

「製造業で売上高10億円未満のシステム構築/ERPパッケージ導入実績」といった具合に、業種や事業規模を少しだけ特定すると、それに沿った実績情報を得ることが可能です。この他、下記の点に注意するとRFIの効果を高められます。

RFIの内容に完全性を求めない

RFIを作成していると、その内容をより詳細に、より具体的に書きたくなります。せっかくRFIを作成し、SIerやERPパッケージベンダーから回答を求めるものであれば、有用な情報を得たいというのが自然のことです。しかしながら、RFIはあくまで参考情報を得るためのものであり、内容を詳細にすることで作業工数と期間が膨らみ、情報提出のタイミングを逃してしまうこともあります。

要件は合間でも、求める回答が何かを示す

RFIで求める要件(条件や前提)には曖昧な点があっても問題ありませんが、SIerやERPパッケージベンダーに回答してもらう内容については、ある程度明確にする必要があります。たとえば「システムの概算費用を提示してください」というRFIでは、初期費用は含むのか、ハードウェア費用は含むのかなど、回答側はその判断に困ってしまいます。なので、RFIに盛り込む要件は曖昧なものであっても、「システム導入時に必要なライセンス費用と、ハードウェア費用を提示してください」といったように、具体的な回答を求めることが大切です。

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ERPパッケージ導入には必ずRFIを活用しよう

これからERPを導入しようと考えていたり、現時点でERPが気になっているのならば、まずはRFIを作成して各ERPパッケージベンダーに送付してみましょう。ERPパッケージベンダーとしてもRFIへの対応負担は軽いため、回答が早く、各製品の特徴や参考価格などを簡単に比較することができるため、具体的な検討段階に入る前にERPに関する情報を入手することができます。RFPを作成するのは具体的な検討が終了し、ERPを導入しようと決断したときで問題ありません。本稿で解説した内容を参考に、RFIで効率良く、有効的な情報を入手していきましょう。

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