仕事の効率化を図るために、さまざまな技術やアイデア、ツールなどが仕事の現場で取り入れられていますが、その1つに「RPA」というものがあります。
RPAとはどのようなものなのでしょうか。今回は、多くの企業が導入しているというRPAについてわかりやすく解説するとともに、RPAを用いる場面やメリット・デメリット、さらにAI（人工知能）やマクロとの違いについても詳しく紹介します。
仕事の現場で今後導入されるのが当たり前になるかもしれないRPAについて、理解を深めておきましょう。
RPAとは？
RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略です。ロボットの力で、これまで人の手によって行われていた作業を自動化させるソフトウェアのことを指し、仕事における大幅な効率化を目指せるというものです。
例えば、RPAを導入して大きな力が発揮されやすいのが、事務作業です。リスト作成やExcelへコピー＆ペーストを行っての入力、インターネット上にあるデータをコピーして入力するなど、「繰り返し行われる作業」に適しています。それまで作業を行っていた事務担当者の作業時間が大幅に削減できるのがメリットです。
RPAはロボットのためミスもなく、人間の手で行われる作業に比べて何十倍ものスピードを持ちます。そのため、RPAは「仮想知的労働者（デジタルレイバー）」とも呼ばれ、人間と違って長時間機能させることも可能です。
RPAが求められる理由と背景とは
では、仕事の現場においてRPAがなぜ求められているのでしょうか。その理由や背景について、考えられる理由を1つずつ解説していきます。RPAの導入があちこちの企業で進められている理由を考えると、日本が抱える大きな課題が浮き彫りになっていました。
日本の慢性的な人材不足
まずRPA導入が勧められる理由として挙げられるのが「人手不足」です。日本では深刻な少子高齢化が進んでおり、働き手となる世代の人口が減っています。
さらに、経済の不透明性から転職を余儀なくされる人も少なくないのが現状で、1つの仕事で長続きしづらくなっており、企業は人材育成にも大きな労力をかける必要があります。
人手不足になることで、生産年齢人口は今後も減り続けると見られており、企業にとって有能な働き手がいないことが慢性的になっているのが大きな課題です。そのため、企業にとって労働力の確保は急務と言えるでしょう。
だからこそ、人材教育をする必要がなく、労働時間も関係なく導入できるRPAは、人材不足を嘆く企業にとって強い味方と言えます。
世界的に見て低い日本の労働生産性
RPA導入の理由として次に挙げられるのが、「日本の低い労働生産性」です。日本は先進国でありながらも、その労働生産性は最低レベルだということがわかっています。
労働生産性とは、働く人一人あたりが生み出せる結果（売り上げや商品制作など）を数値化したもので、この数値が高ければ高いほどその企業の労働生産性も高く、効率よく仕事を進めていることがわかります。
日本はこの労働生産性が非常に低いことがわかっており、国際的な競争の中で今後生き残っていけるか難しい部分があります。企業の生き残りをかけ、労働生産性を引き上げていく取り組みが急務です。
RPAを導入するなど、人的作業の代替を行うことで労働生産性の引き上げに直結させられるため、RPAの導入が勧められています。
働き方改革の実現
日本で2019年に厚生労働省から発表されたのが「働き方改革」です。一人ひとりにとって柔軟な働き方ができるよう、国を挙げてさまざまな取り組みが行われています。
柔軟な働き方を実現することは、人材不足や労働生産性の向上にも直結すると考えられており、RPA導入により、ある程度作業を自動化すれば、人間は付加価値の高い業務に専念できるというメリットが得られます。付加価値の高い業務に取り組めるようになれば労働意欲もわきやすく、労働生産性のアップにもつながるでしょう。
マクロやAIによる業務効率化とは何が違う？
RPAはロボットによる作業の自動化を図るソフトウェアと紹介しましたが、似たようなイメージで用いられているのが「マクロ」や「AI」の存在です。
これらとRPAにはどのような違いがあるのでしょうか、RPAの特質を理解し、マクロやAIとどのような違いがあるのかを詳しく見てみましょう。
マクロ・VBAとの違い
まず、マクロやVBAとの違いについて見てみましょう。
パソコンでの作業を自動化する仕組みの1つとして知られているのが、「VBA（Visual Basic for Applications）」です。パソコンのアプリでおなじみ、MicrosoftのWord・Excelなどで、これらのアプリの作業を自動化するよう作られたプログラムのことをいいます。また、マクロはこうした「特定のアプリの操作を自動化できる」プログラムです。
一見、マクロもVBAも、RPAと同じように感じるかもしれませんが、RPAはMicrosoftのアプリに限定せず、その端末上（パソコンなど）で行う作業全般を自動化できる違いがあります。
AIとの違い
次に、RPAと「AI」との違いについて見てみましょう。
AI（Artificial Intelligence）（アーティフィシャル・インテリジェンス）は「人工知能」と呼ばれており、繰り返し作業を行わせて（考えさせて）学習させることで、次回以降同じような作業内容だった場合に、業務改善の方法などを「考えて」判断できるのが特徴です。
RPAはこうした「考える」という作業はなく、あらかじめインプットさせておいた作業をただひたすら繰り返すのみです。AIはあくまで考える能力で、RPAのように実際にコンピュータの中で作業を行うことはありません。
つまり、考えるAIと、実際に作業を行うRPAを組み合わせると、非常に高度な作業効率化が期待されています。
RPAのメリットとデメリットについて
RPAとAIやマクロなどそのほかのプログラムとの違いについて理解したところで、ここからはRPAを導入すると得られるメリットや、考えられるデメリットについて詳しく紹介します。
RPA導入を検討している場合には、ぜひチェックしておきましょう。
RPA導入によるメリット
まず、RPAを導入することで得られるメリットについてです。
- 人的ミスの防止
RPAを導入する大きなメリットなのが、人の手によって起こり得る人的ミスの防止です。確認したつもりでも入力ミスがあったり、コピーを行う部分が違ったりするなど、人の手で起こるうっかりミスをRPAで防止できます。 - 人件費の抑制
RPAはプログラムのため、人間と違っていつでもどのようなときでも作業を進められます。つまり、人がオフィスから退社した後、通常なら残業代や深夜手当などの費用が必要になる場合でも、RPAなら人件費がかかりません。 - より高度な業務への集中
RPAの導入によって、繰り返し行われる単調な作業をすべてRPAに任せられるようになります。手が空いた分、RPAでは対応不可能な高度な作業に集中して取り組むこともでき、作業の効率化が図れます。
RPA導入で懸念されるデメリット
続いて、RPA導入によって懸念されるデメリットを見てみましょう。
セキュリティ面でのリスク
RPAはプログラムのため、指示された内容を繰り返し忠実に取り組んでいきます。作業内容の中には個人情報が含まれたデータを入力するなど、セキュリティやプライバシーに引っかかる情報を扱う可能性もあり、セキュリティ面でのリスクがあると考えられます。
- 万一の際に作業が滞ってしまう
RPAが何らかの原因で動作できなくなってしまうと、万一の際に作業が滞ってしまう可能性があります。 - 誤作動などで被害が生じる可能性がある
繰り返しますが、RPAは人ではなくプログラムです。うっかりとした人的ミスは防げるものの誤作動を起こす可能性もあるため、万一の際には対応できるようにしておく必要があります。
まとめ
人手が足らない企業において、業務効率化を図る1つの解決策であるRPAは非常に有効な手段と言えます。中でも、企業活動におけるすべての業務をサポートしてくれるクラウドビジネスアプリ「Dynamics 365」の導入がおすすめです。AIが装備されたDynamics 365は、Microsoftのさまざまなアプリと連携し業務の効率化を図ることができます。
また、「Power Automate（旧・Microsoft Flow）」も、反復作業を自動化できる便利なRPAです。これらのアプリを積極的に導入し、業務に追われる日々から解放されましょう。
