商談管理とは? そのやり方とポイントを紹介
2021.03.31 BizApp チャンネル編集部
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2021.03.31 BizApp チャンネル編集部
企業が売り上げを伸ばすために必要なのが、営業活動やその後の売り込み、取引を行う商談です。この過程をいかに成功させるかが、その後の企業の運命を左右するといっても過言ではありません。
顧客となる商談相手の情報をはじめ、それぞれの商談に向けた進捗状況の管理などを行う「商談管理」をどのように行っているでしょうか。商談管理のやり方と抑えておくべきポイント、また、商談管理におすすめのツールもあわせて紹介します。
商談管理をすると、取引先と商談をしている人だけでなく、そのほかの社員にも情報共有しておくことで、万が一の際の引き継ぎや戦略建てをしやすくなるというメリットがあります。
商談を進めるためのプロセスは複雑で、一つとして同じものはありません。顧客によって必要とされる知識、必要とされる情報、提案すべき内容はすべて異なっており、商談が行われるたびに使い分ける必要があります。そのため、商談に関するプロセスや情報はそれぞれ整理をしておく必要があり、その情報をうまく活かして、さらに商談を成立させていきます。
だからこそ、商談で得られた情報や知見は、それ以後の企業活動や商談で活用するため重要です。ただ淡々と商談を成立させても、データを蓄積しなければ知見として役に立ちません。
Excelによる簡単な作成例を紹介します。
これらをテンプレート化して商談管理表を作成します。アクションの部分には「ヒアリング」や「商品紹介」など、先方に対してどのようなアクションを行ったかを記入します。メモ欄には、商談を行った際の手ごたえや感想、気づきなどを自由に入力しておきます。些細なことでもメモしておくと、あとで商談の役に立ったということもあるでしょう。
商談に際して用いた資料があれば、その資料もメモしておきます。ネット上にあるものであれば、リンクを貼っておくと資料を見返す際にいちいち探す手間が省けます。
Excelにあらかじめ搭載されているテンプレートを用いて作成すると手間も半減します。
ただし、Excelでは情報の活用には限界があることを頭においておきましょう。
SFAを用いると、顧客やスケジュールなどさまざまな情報を横断的に管理・支援することができ、最初からフォーマットが固まっているために導入しやすいメリットがあります。Excelと同様に集まった情報を見やすく管理することはできますが、Excelだとそのデータをさらに活用することは難しくなります。
しかし、SFAであれば蓄積した商談管理情報を活用しやすいというメリットがあります。
SFAでできるのは、顧客社名や担当者名、これまでに行ってきた商談内容の履歴などを記録する顧客管理機能をはじめ、現在の商談の進み具合の管理などです。商談管理に必要となるさまざまな機能を利用できます。
もちろん主観的な情報が役立つこともありますが、情報の引き継ぎはあくまで客観的に、そして必要だと思われる情報は出し惜しみしたり独占したりすることなく、丁寧に引き継いで共有することが大切です。
そのためにも、ExcelやSFAなどのツールを用いて、商談情報を客観的に落とし込んで、円滑に可視化・共有化すべきでしょう。社内での業績争いなどの理由もありますが、営業にかかるノウハウや情報共有など、商談を成立させて企業として生き残るためには、社内での横断的な情報共有が必須です。
このようなデータが社内のあちこちに散在していては、今後の商談に活かすなど活用が難しくなります。そのため、会社のほかの経営資源情報とともに連携が必要です。部署関係なく横断的な情報共有を進めるとともに、上述のように特定の担当者のみが情報を独占することがないよう、商談管理の仕組みを整えていく必要があるでしょう。
また、営業スタッフが利用するクラウドツールなども商談管理の連携対象と考えます。あらゆる情報を一元的に管理・共有することで、会社内の透明性もアップし、社員全体で情報共有が可能になります。
その影響によるリスクを避けるためにも、まずは業務効率化を図り、省力化に努めましょう。
商談管理にかける時間を削減することで、プレゼンの内容を充実させ、さらに広く営業活動を展開していくなど、本質的な仕事に集中することへつながります。
商談管理のための労力は、今回紹介したExcelやSFAなどのツールを用いて最小限にし、業務全体の効率化やスピードアップを実現しましょう。
業務の効率化を図るためにさまざまなツールがありますが、その中でも商談管理のための情報共有を行うなら「Dynamics 365」がおすすめです。商談管理のための情報は複雑で多く、他部署との連携をとるためにも、Excelでの管理ではなくツールを用いた管理を選ぶとよいでしょう。
各商談の進捗をわかりやすく把握できるだけで、商談管理をはじめとする作業効率は大きく変わります。そのほか、社内で導入されている既存システムとの連携も図りながら、活用してみましょう。
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